ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ.

Презентация - мультимедийный инструмент, используемый в ходе докладов или сообщений для повышения выразительности выступления, более убедительной и наглядной иллюстрации описываемых фактов и явлений.

Все мы, казалось бы, знаем как готовить презентации, но когда видишь 20 страниц текста на слайде восьмым шрифтом или организационную структуру чего-либо из 150 элементов, или ярко-желтый текст на ядовито-зеленом фоне, или таблицы, состоящие из 40 столбцов и 50 строк мелким шрифтом хочется просто встать и уйти, ну в общем много всяких нехороших мыслей приходит в этот момент.

Большая часть из всех презентаций, которые мы видим сегодня - это монотонно-унылое перечтение текста написанного на слайде спиной к слушателям, поэтому в данной инструкции содержиться как минимум 10 простых советов, которые помогут Вам готовить эффективные презентации. Эти советы помогут вам в учебе, будущей профессиональной деятельности, а также в бизнесе, т.к. чтобы продать что-то нужно это что-то успешно презентовать!

ПОДАЧА: КАК ПРЕЗЕНТОВАТЬ И ГОТОВИТЬСЯ.

1. Центр внимания на докладчика. Самое главное, что вы должны понимать - на презентацию люди пришли выслушать вас, а не прочитать вместе с вами надписи на ваших слайдах. Не подсовывайте им презентацию. Если вы показываете новый продукт - покажите новый продукт. Если вы презентуете новый станок - покажите его фотографии. Если вы готовите гимн компании - спойте его, наконец. А вот если вам нечего показать, или показать что-то в живую очень сложно, соберите презентацию. Ну а уж если пошла такая сборка, то запомните: Презентация – это вы и ваш рассказ, то, что показывается на стене — это дополнительные материалы.

2. Принцип "10/20/30". Впервые описан легендарным венчурным капиталистом силиконовой долины, Гаем Каваски. Суть принципа:

- 10 слайдов в презентации;

- 20 минут времени на презентацию;

- 30-м шрифтом набран текст на слайдах;

К этому принципу хочется добавить только еще один секрет, позаимствованный у Стива Джобса (Apple). Невропатологи пришли к выводу, что мозг легко устает, но Стив Джобс не даст вам потерять интерес. В течение презентации он обычно каждые 10 минут показывает возможности нового продукта или новой интересной особенности продукта, дает слово приглашенным гостям. Поэтому по середине своей 20-минутной презентации отвлеките чем-то людей, сбросьте нагрузку, задайте вопросы по услышанному, получите обратную связь.

3. Главное внимание главным вещам. Определите 10 главных идей, мыслей, выводов, которые вы хотите донести до слушателей и на основании них составьте презентацию. Ни в коем случае не включайте в презентацию дополнительную информацию - ей место в раздаточном материале либо в ваших словах. На слайдах должно быть только самое главное. Ведь когда вы приходите в магазин и спрашиваете что-то у продавца разве он перечитывает вам всю инструкцию продукта? Нет! Он презентует исключительно преимущества продукта, главные и основные моменты, которыми этот продукт отличается от других. Когда готовитесь к презентации чувствуйте себя продавцом того, что вы презентуете. Ваши идеи, мысли, выводы - это ваш товар, от того как вы его презентуете, зависит ваш успех.

КОНТЕНТ: ЧТО ПРЕЗЕНТОВАТЬ.

4. Презентация - это не документ. Всегда следуйте правилу: Презентации я делаю в PowerPoint, а документы в Word. Не путайте презентацию и раздаточный материал. Хотите донести до слушателей текст доклада, включите его в отдельный Word-файл и прикрепите к докладу. В презентацию включайте только ту информацию, которая поможет слушателям лучше воспринять материал.

5. Информация, а не данные. Вы знаете чем данные отличаются от информации? Данные - это набор цифр, фактов, они не пригодны для принятия решения. Информация - это проработанные данные, представленные в удобном для восприятия виде, для принятия решения. Таблица с кучей цифр и названиями колонок "Сумма по полю Дин-ка", "СрПр сен-ноя 08, грн", "СрПр сен-ноя 09, грн" в презентации - это данные, а не информация для принятия решения. Информацией для размещения в презентации в данном примере должна быть диаграмма, на которой было-бы видно разницу между средними продажами 2009 и 2008 года. Кстати, не поленитесь подписать диаграмму, аудитория не любит графики без подписей и чисел, когда мы не видим цифр, мы чувствуем, что нас обманывают. Вывод: если мы хотим, чтобы наша презентация была понятной, доступной и качественной мы включаем в неё исключительно информацию, а не данные.

6. Итоговый слайд. Возможно вы заметили, что на всех концертах, наиболее популярные исполнители выступают в конце, это связано с тем, что люди лучше запоминают то, что увидели последним. Шоу бизнес в полной мере использует эту особенность. Поэтому всегда делайте итоговый слайд, в котором вы фиксируете внимание людей на главном "сообщении", которое вы хотите донести до них своей презентацией. Если в вашей презентации несколько тем, делайте итоговый слайд после каждой из тем, а в конце презентации сделайте суммарный итоговый слайд - это на 100% позволит вам обеспечить восприятие аудиторией главных моментов вашей презентации.

ВИЗУАЛИЗАЦИЯ: КАК ЛУЧШЕ ВСЕГО ПОКАЗАТЬ ТО, ЧТО ПРЕЗЕНТУЕШЬ.

7. Правило - "Схема, рисунок, график, таблица, текст". Именно в такой последовательности. Как только вы сформулировали то, что хотите донести до слушателей в каком-то конкретном слайде, сначала подумайте, а как это представить в виде схемы? Не получается как схему, подумайте как показать это рисунком, графиком, таблицей. Используйте текст в презентациях только если все предыдущие способы отображения информации вам не подошли.

8. Правило "5 объектов на слайде". Не нужно создавать кашу на слайде. Это правило основано на закономерности обнаруженной американским ученым-психологом Джорджем Миллером. В результате опытов он обнаружил, что кратковременная память человека способна запоминать в среднем девять двоичных чисел, восемь десятичных чисел, семь букв алфавита и пять односложных слов — то есть человек способен одновременно помнить 7 ± 2 элементов. Поэтому при размещении информации на слайде старайтесь чтобы в сумме слайд содержал всего 5 элементов. Если это схема, то попробуйте упростить её до 5 элементов. Не получилось - группируйте элементы так, чтобы визуально в схеме выделялось 5 блоков.

ИНСТРУМЕНТ: ЧТО ПОМОГАЕТ В СОЗДАНИИ ПРЕЗЕНТАЦИИ.

9. Microsoft Power Point. Простая и удобная программа стала едва-ли не лучшим способом ярко и понятно донести свои идеи или достижения до любой аудитории, будь-то коллеги, руководство или клиенты. Если вы умеете пользоваться Word, то для вас не составит труда разобраться с PowerPoint.

10. Одна картинка заменяет 1000 слов. При подготовке презентации вам понадобятся картинки. Используйте сервисы поиска картинок Google.Images и Яндекс.Картинки для того, чтобы найти необходимую вам картинку. Просто вводите в строку поиска название того, что вам необходимо и система предложит вам различные варианты изображений.

Эти десять простых и действенных советов и правил помогут вам создавать качественные презентации и эффективно их презентовать.

Успешных вам презентаций!

При создании презентации, также можно воспользоваться следующими советами, по организации непосредственно слайдов презентации и их последовательности:

Слайд - Титульный

Первый слайд представляет только вас – вашу тему, ваши имя и фамилию, группу. Пока аудитория внимательно изучает краткое содержание титульного слайда, докладчик может снабдить его рассказом о том, о чем будет доклад. Эти первые данные – словно аперитив перед сытным обедом. Они должны возбудить у аудитории аппетит.

2 слайд – Проблема

Назначение второго слайда состоит в описании проблемы или главного вопроса доклада, избавление от которой вы обещаете. Дмитрий Лазарев призывает хорошенько поразмыслить над текстом слайда: не надуманна ли представленная проблема? Автор как явный сторонник честной игры призывает: «Фокусируйтесь на тех проблемах, которые вы действительно можете решить».

3 слайд – Значимость проблемы

Третий слайд служит логическим продолжением второго. Он доказывает, что проблема все же не взята с потолка. Вы должны овладеть вниманием аудитории, емко описав, что происходит в данной области и что всех ожидает, если ничего не делать. Автор советует не мелочиться: нужно показать проблему во всем масштабе. Ну что-то вроде: «Вы думали это мигрень? Нет-нет, рак головного мозга, просто вы об этом не догадывались». Важно, чтобы проблема была «большой», «сложной» и «срочной». Каждый из этих сочных эпитетов повышает вероятность активизировать аудиторию и полностью завладеть ее вниманием.

4 слайд – Решение

Четвертый слайд призван заронить в нас надежду, поскольку несет решение. Автор рекомендует быть по возможности кратким и избегать технических подробностей: «Диагноз – головная боль, метод лечения – гильотина». Лаконизм текста, сдобренный уверенностью докладчика, устранит возникшее было ощущение безысходности и еще больше заинтригует зал.

5 слайд – Средства

Пятый слайд должен убедить аудиторию, что предложенное вами решение и средства единственные и самые необходимые (реальная ситуация сегодняшнего дня. Автор предлагает доходчиво объяснить аудитории с помощью каких средств решается проблема. «За результат? За время? За усилия?»

6 слайд – Истории успеха

«Настало время поиграть мускулатурой». На шестом слайде уместна информация о тех доказательствах и фактов, которые у вас есть. Они могут быть взяты из интернета или написаны вами самостоятельно. Не думайте стесняться. А главное дополните материалы не словами, а визуализацией (рисунки, схемы, диаграммы).

7 слайд – Технологии

На данном слайде необходимо указать СОВРЕМЕННЫЕ технологии решения проблемы. Именно современные, а не те, что были десятилетия назад и о чем много информации в интернете и в готовых рефератах и докладах.

8 слайд – Демонстрация

И опять же по больше визуализации. Вы только что сказали о современных технологиях так покажите их. Результаты их работы или возможности, которые они предоставляют! Восьмой слайд хорош для живой картинки. «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Покажите товар лицом. Если такой возможности нет, вставьте в презентацию видеозапись или фотографию».

9 слайд – Суммируем выгоды

Девятый слайд подготовит аудиторию к тому, чтобы взвесить все показанные факты и оценить ваш доклад.

10 слайд – Следующий шаг

Последнему слайду можно придать очертания открытого финала: что дальше? Рассказать о перспективах заявленной проблемы и тех технологиях, которые позволят ее решить. Ведь вы в информационном мире, а здесь все быстро меняется, обновляется и создается.

И конечно же в конце уместно поблагодарить за внимание!

Успехов!

И спасибо за внимание!

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: