ОРГАНІЗАЦІЯ ФАКСИМІЛЬНОГО ЗВ’ЯЗКУ

За принципом надання послуг організація служб факсимільного зв'язку здійснюється по двох напрямках – клієнтському і абонентському. До клієнтської служби відноситься служба Бюрофакс, до абонентської – Те- лефакс Традиційні абонентські установки (телефакси) характеризуються та- кими недоліками:

- схильність до значного механічного зносу – під час використання сканер телефаксу забивається пилом і брудом, які потрапляють з документів, що зчитуються; пластикові шестерні зношуються. Все це призводить до перекосів і нерівномірної подачі документів у сканер і термопаперу у пристрій запису;

- складність відправлення документів великій кількості адресатів;

- неефективне використання паперу – більшість факсимільних апаратів роздруковує всі одержувані повідомлення на спеціальному термопапері, зображення на якому згодом вицвітає;

- тобто всі важливі повідомлення необхідно для збереження копіювати. Ріст обсягу інформації, переданої користувачами, викликав у багатьох з них зацікавленість у використанні не тільки простих автономних телефаксів, що виконують обмежене, строго визначене число функцій, але й більш досконалих систем, що дозволяють автоматизувати процеси прийому, обробки і розсилання факсимільних повідомлень і виключити відзначені вище недоліки. Реалізація таких систем можлива тільки на основі персональних комп'ютерів. Перша комп'ютерна факсимільна плата була створена в 1985 р. фірмою GammaLіnk. Це дозволило підключити телефонну лінію безпосередньо до комп'ютера і перетворити його в потужний і бага- тофункціональний телефакс. Сьогодні комп'ютерні факсимільні плати ви- пускає величезна кількість виробників. Системи на базі ПК із застосуванням таких плат мають ряд переваг перед звичайними факсимільними апаратами;

- зручність використання. Інтеграція ПК з телефонною мережею і наділення його можливостями телефаксу дозволяє користувачам одержу- вати, обробляти і відправляти факсимільні повідомлення, не відриваючись від своїх комп'ютерів;

- ефективне застосування телефонних ліній. Факсимільна система, що будується на базі ПК, забезпечує ефективний обмін інформацією з малою кількістю телефонних ліній, заміняючи собою декілька автономних телефаксів, кожен з яких потребує окремої лінії;

- висока якість переданого зображення. Будь-який документ текстового або графічного редактора може бути переданий у вигляді факсимільного повідомлення високої якості. Для цього за допомогою спеціального програмного забезпечення він перетворюється у формат, використовуваний факсимільною платою для передачі повідомлень. Таким чином, гаран-тується висока якість зображення, оскільки документ не може бути "зіпсований" ні низькою якістю друку, ні забрудненням сканера телефаксу;

- збереження конфіденційності прийнятих повідомлень. На відміну від звичайних телефаксів, що роздруковують всі прийняті повідомлення на одному рулоні паперу, розглянуті системи приймають і зберігають їх у персональних директоріях користувачів, доступ до яких обмежується паролем. Таким чином цілком виключається перегляд важливих документів сторонніми людьми. Крім того, застосування ПК дозволяє реалізувати безліч корисних і зручних послуг. Найбільш поширені такі послуги, як факс-сервер, факс за запитом і факс-розсилання. Застосування факсу-сервера зводить до мінімуму часові і матеріальні витрати при прийомі і передачі факсимільних повідомлень. Факс за запитом дозволяє автоматизувати процес надання абонентам документів, що часто використовуються. Факс-розсилання значно спрощує роботу персоналу при розсиланні великої кількості різних до- кументів великій кількості адресатів. Факс-сервер. Це комп'ютер, обладнаний декількома спеціальними факсимільними платами і інтегрований з локальною обчислювальною мережею. Він має багато переваг порівняно з групою з декількох автономних телефаксів, дозволяючи обмінюватися факсимільними повідомленнями з кращою якістю і меншими витратами. Факс-сервер наділяє кожного користувача ЛОМ можливістю передавати і приймати факсимільні повідомлення за допомогою свого ПК. При його використанні відпадає необхідність у термопапері, тому що всі прийняті повідомлення зберігаються у вигляді файлів, які у разі потреби можна роздрукувати за допомогою звичайного принтера; полегшується контроль витрат на пересилання повідомлень (факс-сервер реєструє всі процеси у файлі-звіті); і нарешті, факс-сервер є більш дешевим варіантом, ніж підключення кожної робочої станції до телефонної мережі за допомогою модема. Передача повідомлень факс-сервером. На кожному ПК локальної мережі встановлюється спеціальна програма. Вона дає можливість користувачеві відправляти документи зі свого комп'ютера. Досить вказати документ, що підлягає відправленню, і телефонний номер адресата. Все інше факс-сервер зробить сам, сповістивши користувача про успішну передачу документа адресатові. Причому всі нетермінові повідомлення можуть бути збережені на диску факсу-сервера і відправлені в нічний час за нижчими тарифами. Деякі факсимільні сервери також дозволяють розсилати доку- менти великій кількості адресатів. Прийом повідомлень факс-сервером. Факс-сервер приймає кожне факсимільне повідомлення, що надходить, і зберігає його в загальній директорії або в персональній директорії користувача, сповіщаючи про це в першому випадку секретаря, а в другому – конкретного користувача. Права доступу до обох директорій для кожного користувача можуть бути обмежені. Цим забезпечується збереження конфіденційності прийнятої інформації. Зрозуміло, що збереження повідомлень, що надходять, у персональних директоріях користувачів є найбільш зручним, однак для реалізації такої можливості потрібне застосування спеціальних способів маршрутизації повідомлень. На сьогоднішній день актуальні такі два способи: ручна ма- ршрутизація і розпізнавання тональних сигналів. При застосуванні ручної маршрутизації всі повідомлення, що надходять, зберігаються в загальній директорії. На комп'ютер секретаря щоразу виводиться повідомлення і "шапка» повідомлення, що надійшло. Якщо її досить для визначення кінцевого адресата, то секретар натисканням однієї клавіші відправляє повідомлення в персональну директорію співробітника. У іншому випадку секретар переглядає все повідомлення і тільки після цього переадресовує документ. Розпізнавання тональних сигналів – найбільш практичний спосіб маршрутизації. Кожен співробітник має персональний додатковий номер, що вказується після номера телефаксу організації. Для того щоб передати документ конкретному співробітникові, досить подзвонити за номером організації і після відповіді факсу-сервера ввести додатковий номер співробітника за допомогою тональних сигналів. Таким чином документ відразу попадає в його персональну директорію. Факс за запитом. Системи факсу за запитом (ФЗЗ) дозволяють автоматизувати обробку запитів абонентів з наданням їм факсимільних повідомлень. Як показує практика, при обробці запитів вручну звичайно виконується така послідовність дій. Абонент дзвонить за номером, на якому не встановлений телефакс, і запитує який-небудь документ. Співробітникові потрібно знайти необхідний документ, дійти до телефаксу, установити з абонентом нове з'єднання (відомо, що 75 % викликів не досягають цілі з першої спроби – зайнято, не відповідає і т.д.) і відправити документ. Даний процес звичайно займає не менше п'яти хвилин робочого часу, а при передачі великих документів часові витрати збільшуються. На сьогоднішній день застосування систем ФЗЗ – найкращий підхід до рішення подібного роду проблем. Системи ФЗЗ дозволяють у ланцюжку абонент–співробітник–документ цілком виключити елемент "співробітник". Це досягається за рахунок широких можливостей взаємодії з абонентами. Саме за цією ознакою системи ФЗЗ можна розділити на три види – простої відповіді, віщальні і інтерактивні. Робота систем простої відповіді виглядає так. Організація, що має у своєму розпорядженні систему ФЗЗ, вказує в рекламі поруч з кожною комерційною пропозицією її індекс. Клієнт, подзвонивши з телефаксу за номером системи ФЗЗ, вводить один з цих індексів, використовуючи функцію тонального набору, доступну на будь-якому сучасному телефаксі. У відповідь система автоматично виси- лає документ, у якому міститься докладна інформація про комерційну пропозицію. Усі документи зберігаються в системі у вигляді файлів спеці- ального формату. Їх можна створити двома шляхами: подзвонити на номер системи зі звичайного телефаксу і передати документ, після чого він буде автоматично перетворений у використовуваний формат або перетворити документ текстового або графічного редактора у використовуваний формат за допомогою спеціального програмного забезпечення. Віщальні системи ФЗЗ на відміну від систем простої відповіді дозво- ляють абонентові вибирати документи, використовуючи короткі мовні інструкції. Система "піднімає трубку", вітає абонента і програє мовне меню. Різні пункти меню містять інформацію, що відповідає різним видам продукції або послуг, пропонованих організацією. У відповідь абонент може зробити таке: як у попередньому випадку, ввести відомий індекс пропозиції і відразу одержати необхідний документ; натиснути клавішу, що відповідає одному з пунктів меню; переключитися на оператора. При виборі абонентом пункту меню система програє мовне повідомлення, що містить інформацію про конкретні товари або послуги і відповідні їм індекси. Абонент вводить його індекс (або декілька індексів) і одержує відповідно один або кілька документів. Віщальні системи дозволяють організовувати деревоподібні мовні меню з різною кількість гілок і рівнів, інформація в які може бути подана як у факсимільному, так і в мовному вигляді. Інтерактивні системи ФЗЗ, так само як і віщальні, дозволяють абонентам одержувати доступ до інформації за допомогою індексів і деревоподібних мовних меню. Різниця між цими системами полягає в тому, що інтерактивні системи ФЗЗ можуть надавати кожному абонентові не тільки однотипні документи, але й індивідуальні. Вони створюються системою в процесі спілкування, залежно від послідовності команд, що набирається абонентом на телефонному апараті. Виглядає це в так. Абонент дзвонить на номер системи ФЗЗ, вводить свій персональний номер, код і, дотримуючись мовних інструкцій, одержує доступ до персональної інформації. Інший варіант – абонент відповідає на питання системи, що формує повідомлення залежно від відповідей, включаючи/не включаючи ті або інші дані в документ. Таким чином, всі повідомлення, що висилаються інтерактивною системою ФЗЗ, індивідуальні для кожного абонента. Факс-розсилання. Системи факсу-розсилання доцільно використовувати в організаціях, яким за родом своєї діяльності доводиться розсилати великі обсяги факсимільних повідомлень великій кількості адресатів. Системи факсу-розсилання звичайно будуються на базі ПК за допомогою багатоканальної факсимільної карти, що дозволяє одночасно розсилати по різних лініях різні за змістом документи різним групам адресатів. Для розсилання документів, наприклад, 1000 абонентам досить об'єднати їхні телефонні номери в тимчасову групу і співвіднести її з документами, що розсилаються. Системи факсу-розсилання звичайно без проблем взаємодіють з будь-якою широко розповсюдженою базою даних, використовуючи інформацію, що зберігається в ній, про номери абонентів. Після цього, якщо необхідно, вказується інтервал часу, протягом якого варто робити розсилання. Все інше система робить автоматично. Клієнтська служба Бюрофакс. Призначена, у першу чергу, для на- дання послуг факсимільного зв'язку споживачам, які не мають власних фа- ксимільних апаратів (телефаксів). Служба Бюрофакс забезпечує передачу, прийом і доставку повідомлень за допомогою факсимільного термінального устаткування, розташовуваного в так званих "бюро загального користу- вання". Базою для створення підприємствами телеграфної підгалузі служби Бюрофакс є існуюча служба доставки телеграм і розгалужена мережа від- ділень зв'язку, у яких надаються телеграфні послуги і які можуть бути ви- користані для розгортання факсимільних "бюро загального користування". Служба Бюрофакс надає споживачам такі послуги:

- подачу документів для відправлення через операційне вікно відді- лення зв'язку, що передає повідомлення;

- подачу документа з факсимільної установки відправника;

- доставку факсимільного повідомлення адресатові (одержувачеві) постачальником;

- доставку факсимільного повідомлення одержувача засобами елек- трозв'язку на факсимільну установку;

- доставку факсимільного повідомлення засобами пошти;

- видачу факсимільного повідомлення одержувачеві без попереднього повідомлення (до запитання);

- видачу факсимільного повідомлення одержувачеві за попереднім повідомленням, переданим засобами пошти або електрозв'язку;

- різні категорії терміновості передачі і доставки повідомлень. Спосіб доставки повідомлення одержувачеві визначається відправником. Служба передачі газет. Забезпечує передачу факсимільним способом оригіналів-відбитків центральних газет, що надходять від видавництв у пункти децентралізованого друку. Для передачі газетних смуг застосовуються канали, що не комутуються: дуплексні вторинні широкосмугові канали наземних систем передачі, симплексні групові тракти супутникових систем, первинні цифрові канали супутникових систем передачі. Передача газетних смуг здійснюється з центра циркулярними пучками. Мережа побудована з використанням аналогової факсимільної кінцевої техніки "Газета-2". Застосування аналогового способу передачі не забезпечує повною мірою вимог, пропонованих поліграфістами. Перебудова служби передачі газет пов'язана в основному зі змінами, що відбуваються в редакційно-видавничій сфері, із упровадженням комп'ютерних технологій. Передача газет надалі поступово перетворюється в передачу файлів між комп'ютерами редакційно-видавничих комплексів, тобто передачу даних. При цьому методи введення і виведення повідомлень є факсимільними.

ВИСНОВКИ

Відповідно до поставлених завдань у роботі було з’ясовано та проаналізовано, що факсимільна система, що будується на базі ПК, забезпечує ефективний обмін інформацією з малою кількістю телефонних ліній, факсимільний апарат дає змогу вести звичайні телефонні розмови, підключивши паралельний телефон; приймати факсимільні повідомлення (так званими факсами) з іншого факс, передавати свої; працювати в режимі автовідповідач-факс; автоматично приймати повідомлення голосом, а також факсимільні повідомлення; набирати номер телефону, не піднімаючи трубки, багаторазово повторювати виклик абонента («додзвін»); запрограмувати та зберігати в пам’яті кілька десятків телефонних номерів, викликати їх натисканням однієї або трьох клавіш; «засекретити» окремі номери; копіювати документи; записати двосторонню розмову, щоб мати змогу потім прослухати її; зателефонувати з іншого телефону та прослухати всі повідомлення голосом, записані факсом; з іншого телефону перепрограмувати звукове повідомлення автовідповідача; з іншого факсу запросити факсимільне повідомлення.

До комплекту факсимільного апарату входять: факс, телефонна трубка, шнур під’єднання до телефонної мережі, мережевий шнур, шнур під’єднання до телефонної трубки, мікрокасета з магнітною стрічкою, рулон паперу для термодруку, лоток для документів, які подаються.

Факс повинен бути встановлений якомога далі від кондиціонерів, радіаторів, електродвигунів, ламп денного світла та іншого обладнання, яке створює електричні перешкоди. Факс і касета магнітної стрічки повинні бути захищені від прямих сонячних променів, пилу, вологи, високої температури та вібрації.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: