Общие сведения об отчетах

Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах, в отформатированном виде, который легко читается как на экране компьютера, так и на бумаге. Помимо данных, извлеченных из нескольких таблиц и запросов, отчеты могут включать элементы оформления, свойственные печатным документам, как, например, названия, заголовки и колонтитулы.

Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид и макет отчета, в режиме просмотра образца, где можно просмотреть все элементы готового отчета, но в сокращенном виде, и в режиме предварительного просмотра, где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан.

Ассеss позволяет создать четыре типа отчета:

Отчеты в столбец

Иногда называются как отчеты в виде формы с включением итогов и графиков. Обычно отчеты этого типа используются для просмотра данных, а не для их ввода. Типичный пример- счет на оказанные услуги.

Ленточный отчет

Этот тип отчета похож на таблицу, в которой данные отображаются в строках. Разновидности этого типа отчета включают в себя отчеты с итоговым и групповым суммированием.

Отчеты для рассылки

Как правило, отчеты этого типа создаются и используются как шаблоны документов.

Почтовые наклейки

С помощью отчета этого типа легко создать почтовые наклейки, содержащие адреса рассылки документов.

При проектировании отчета вы, прежде всего, должны определить его назначение, что и в какой последовательности должно быть в него помещено.

Процесс создания отчета можно разделить на несколько этапов:

a. Разработка макета отчета.

b. Сбор данных.

c. Создание отчета.

d. Просмотр и печать отчета.

Готовясь создать отчет, вы должны иметь хотя бы общие представления о форме и структуре отчета, попытаться создать его макет - представить себе как он будет выглядеть на бумаге. При этом макет создается как образ будущего отчета, в котором только намечаются места размещения основных его элементов без каких-либо приемов специального форматирования.

После того как макет будущего отчета создан, следует определить, - какие данные и из каких таблиц должны быть использованы при его создании. Удобнее всего этот набор данных подготовить с помощью Запроса.

Некоторые поля из набора данных могут не показываться в отчете, а использоваться только для выбора других полей (прежде всего вычисляемых) и для сортировки данных.

Следует помнить, что данные отчета и конструкция отчета - это совершенно различные вещи. В конструкции отчета вы задаете поля таблиц, которые будут использованы в отчете. В дальнейшем, при запуске Ассеss подставляет данные из результирующего набора данных или из таблиц вместо полей отчета.

Как правило, отчет состоит из следующих частей (разделов):

Заголовок отчета

Печатается только в начале отчета на титульной странице. Обычно он набирается крупным шрифтом. Если заголовок помещается на отдельной странице, то на нее может быть помещены логотип фирмы, диаграмма или рисунок. Иногда на титульном листе размещают сопроводительное письмо или краткую пояснительную записку.

Верхний колонтитул

Печатается вверху каждой страницы. Если заголовок расчета не печатается на отдельной странице, то верхний колонтитул печатается сразу после заголовка отчета. В этом случае, в колонтитул помещают заголовки столбцов итоговых данных.

Заголовок групп

Обычно используется для указания записей из области данных, которые относятся к данной группе. (В нашем примере это могут быть названия подразделений). Для групп может быть создано множество уровней заголовков (подзаголовков) и примечаний, но для того чтобы отчеты легко воспринимались читателем их должно быть не более 5 -6.

Область данных

В области данных обрабатывается и печатается каждая_запись. Очень часто эта область содержит вычисляемые поля.

Примечание группы

Используется для отображения итоговых данных текущей группы

Нижний колонтитул

В нижний колонтитул обычно помещается номер страницы

Примечание отчета

Печатается один раз в конце отчета после всех записей данных и примечаний групп. Обычно, в примечаниях размещаются статистические данные по всему отчету. При наличии примечания, нижний колонтитул помещается после примечания отчета

Вопросы по теме занятия.

1. Для чего предназначены формы в MS Access?

2. Как называется объект MS Access, внедренный в форму?

3. Каким образом в форме, созданной с помощью мастера, можно изменить вид поля ввода на поле со списком?

4. Каким образом возможно создание форм в MS Access?

5. Каким образом записи в формах можно подвергнуть проверке орфографии?

6. Каким образом можно из окна формы быстро перейти к ее редактированию?

7. Чтобы не открывать каждый раз базу данных, пользователь создал ярлык для формы на рабочем столе. Как он это сделал?

8. Что такое маска ввода?

9. Какие типы данных могут вводиться через маску ввода?

10. Шрифт текста созданной Вами формы не подходит к стилю ее художественного оформления. Как решить эту проблему?

11. Какие существуют виды сортировки записей в форме?

12. Для чего предназначены отчеты в MS Access?

13. Какими способами можно создать отчет в MS Access?

14. Какие объекты могут служить источниками данных для отчетов MS Access?

15. Какие виды сортировки данных доступны при составлении отчетов с помощью мастера?

16. Какие элементы присутствуют по умолчанию при создании отчета в режиме конструктора?

17. Какие виды макета отчета предлагает мастер отчетов MS Access?

18. Как в конструкторе MS Access называется форма или отчет, внедренные в другой отчет?

19. Можно ли предлагаемые мастером отчетов шаблоны оформления использовать в режиме конструктора?

20. Как в режиме конструктора задействовать таблицу или запрос в качестве источника данных?

21. Среди объектов, предлагаемых к использованию в качестве источников записей, не оказалось ни одной формы. Как расценить эту ситуацию?

22. Каким образом можно дополнить создаваемый отчет диаграммой?

23. Вы собираетесь составить отчет с использованием данных из нескольких таблиц. Какому способу составления отчета отдать предпочтение?

9. Тестовые задания по теме с эталонами ответов.

1. ФОРМЫ ПРЕДНАЗНАЧЕНЫ ДЛЯ...

1) удобного представления и ввода информации на экране;

2) вывода данных на печать;

3) автоматического выполнения некоторых операций;

4) выборки, поиска и сортировки данных;

5) хранения данных в базе данных.

2. ПРИ НАЖАТИИ НА ВЫДЕЛЕННУЮ КНОПКУ В РЕЖИМЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ПРОСМОТРА ОТЧЕТА ПРОИЗОЙДЕТ…

1) переход на первую запись;

2) переход на первую страницу;

3) переход на последнюю запись;

4) переход на последнюю страницу;

5) переход на предыдущую страницу.

3. ПРИ РАБОТЕ МАСТЕРА ФОРМ, ЧТОБЫ УДАЛИТЬ ВЫДЕЛЕННОЕ ПОЛЕ ИЗ СПИСКА ВЫБРАННЫХ ПОЛЕЙ НУЖНО НАЖАТЬ КЛАВИШУ…

1) 1;

2) 2;

3) 3;

4) 4;

5) 5.

4. ДЛЯ СРАВНЕНИЯ И ОБОБЩЕНИЯ КРУПНЫХ НАБОРОВ ДАННЫХ, А ТАЖКЕ ДЛЯ ВЫВОДА ИХ НА ПЕЧАТЬ В ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОМ ВИДЕ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ СЛЕДУЮЩИЕ ОБЪЕКТЫ MS ACCESS:

1) таблицы;

2) запросы;

3) формы;

4) отчеты;

5) макросы.

5. ОЧЕТЫ МОЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ…

1) хранения данных;

2) поиска и извлечения данных, соответствующих указанным условиям;

3) быстрого анализа данных или их отображения в определенном виде в печатном или другом формате;

4) просмотра, ввода и изменения данных в одной строке за раз;

5) отправки данных другим приложениям.

Эталоны ответов:

10. Ситуационные задачи по теме с эталонами ответов.

Задача №1

Вы – практикующий врач, который решил создать электронную базу данных о своих пациентах с информацией о проведенных анализах, операциях, аллергических реакций и других данных. Вся информация хранится у Вас в нескольких таблицах базы данных.

1. Что можно предпринять для того, чтобы облегчить ввод информации о новых пациентах?

2. Что можно предпринять для того, чтобы обновить имеющиеся данные о постоянных пациентах?

Ответ к задаче №1

1. Нужно создать несколько форм: а) форма ввода информации о новых пациентах, личные данные: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место жительства, место работы и т.д. б) форма заполнения анализов пациентов, аллергических реакций, т.д.

2. Обновить данные можно посредством таблицы или формы.

Задача№2

Вы работаете хирургом уже 5 лет, и на протяжении этого времени Вы ведете электронную базу данных о проведенных Вами операциях, исходах этих операций. Вас попросили предоставить статистические данные о проделанной Вами работе за 5 лет.

1. Каким объектом баз данных можно воспользоваться?

2. Поясните, можно ли в этом случае использовать MS Word?

Ответ к задаче №2

1. Поскольку вся информация о деятельности врача хранится в базе данных, достаточно создать отчет, который бы включал в себя данные о количестве операций, проведенных врачом за это время, положительных исходах и отрицательных, а также о причинах.

2. Можно экспортировать отчет в MS Word в формат rtf, который позволяет вносить дополнительные коррективы в документ.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: