Подготовка рабочей книги к печати

Прежде чем печатать, необходимо убедиться в том, что, во-первых, в созданных таблицах нет ошибок, во-вторых, что печатный вариант таблицы будет так же хорош, как и электронный.

Проверку можно проводить для отдельных рабочих листов, рабочей книги в целом, а при необходимости – и для произвольных областей ячеек. В первом случае достаточно находиться на том рабочем листе, который нужда- ется в проверке, во втором – должны быть выделены все ярлычки рабочих листов в рабочей книге, в третьем – нужный диапазон ячеек. Отметим, что выделить ярлычки можно, щелкая по ним мышкой при нажатой клавише [Ctrl], либо выполнив команду Выделить все листы контекстно-зависимого меню, которое вызывается на экран при нажатии правой клавиши на ярлычке любого рабочего листа. Далее необходимо выполнить команду Сер- вис 􀃆 Орфография либо воспользоваться клавишей F7.

Затем рабочая таблица просматривается при выполнении команды Файл 􀃆 Предварительный просмотр. Данный режим исключает всякую возможность редактирования, форматирования и других изменений создан- ного документа. Если результаты просмотра полностью удовлетворяют поль- зователя, можно приступить к печати. Процедура распечатки зависит от того, что печатать – всю рабочую книгу, текущий лист или избранный диапазон ячеек. Для распечатки текущего рабочего листа необходимо выполнить ко- манду Файл 􀃆 Печать и в диалоговом окне Печатать установить переклю- чатели все в группе Печатать и выделенные листы в группе Вывести на пе- чать (рис. 5). Попутно можно указать число копий и нужно ли распечатан- ные страницы разбирать по копиям (флажок Разобрать по копиям). Анало- гично производится распечатка нескольких рабочих листов, только требуется предварительно выделить их ярлычки в рабочей книге. Для печати всей ра- бочей книги можно выделить все ее рабочие листы и действовать по преды- дущему сценарию, либо выполнить команду Файл 􀃆 Печать и установить__переключатель всю книгу в группе Вывести на печать. В данном случае будут печататься только непустые листы.

Распечатать некоторый фрагмент можно двумя способами:

1. Выделить нужный фрагмент, выполнив команду Файл 􀃆 Печать и установить переключатель выделенный диапазон в группе Вывести на печать.

2. Выделить нужный фрагмент Файл 􀃆 Область печати 􀃆 Задать. При этом область печати устанавливается жестко и просматривается в ре- жиме предварительного просмотра. При необходимости распечатки другой области эту необходимо отменить, выполнив команду Файл 􀃆 Область печати 􀃆 Убрать.

Рис. 5. Настройка печати

Если таблица велика и не помещается на одной печатной странице, вос- пользуйтесь командой Файл 􀃆 Параметры и на вкладке Страницы выбери- те ориентацию Альбомная, в группе Масштаб установите переключатель разместить не более чем на 1 стр. в ширину и 2 стр. в высоту. Поля Раз- мер бумаги и Качество печати служат для выбора характеристик печатного листа и качества изображения соответственно. Вкладка Колонтитулы ис- пользуются для создания колонтитулов, вид которых можно просто выбрать из списков Верхний колонтитул и Нижний колонтитул.

И, наконец, на вкладке Лист задаются параметры печати, такие как чер- но-белая или черновая печать, распечатка заголовков строк и столбцов. На- стройка осуществляется с помощью соответствующих флажков в группе Пе- чать. Здесь же можно указать порядок вывода печатных страниц: вниз, за- тем вправо или вправо, затем вниз. В группе Печатать на каждой стра-нице можно указать те строки/столбцы, которые будут использоваться в ка- честве заголовков на каждом листе при печати электронной таблицы, а в по- ле Выводить на печать диапазон: - ту область ячеек, которая предназначе- на для печати (рис. 6).

Рис. 6. Настройка параметров страницы

Вопросы для самоконтроля

1. Для чего используются ссылки Microsoft Excel?

2. Какие ссылки бывают в Microsoft Excel?

3. Для чего используется Мастер функций?

4. Что такое циклическая ссылка?

5. Можно ли вывести не всю таблицу, а только диапазон ячеек?

6. Возможно ли копирование формул в Microsoft Excel?

7. Как можно автоматически заполнить числами ячейки?

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: