Главная

Популярная публикация

Научная публикация

Случайная публикация

Обратная связь

ТОР 5 статей:

Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия

Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века

Ценовые и неценовые факторы

Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка

Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы

КАТЕГОРИИ:






Архивный отдел обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

· Хранение и учет документов, принятых в архивный отдел

· Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности.

· Подготовка, представление администрации муниципального образования Курганинский район и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе.

 

Численный состав- 4 человека

Начальник - Н.В. Бурцева.

Ведущий специалист - Т.Г. Князева.

Специалист - С.В. Пономарева.

Делопроизводитель - Е.В. Долгополова.

 

Под контролем специалиста я занималась изучением системы документации, применяемой в организации;

Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Составление схемы документопотоков поступающей, внутренней и отправляемой документации. Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

 

Регистрация документов.

 

Регистрация заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации. Регистрация придает, прежде всего, юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

Регистрация преследует 3 цели:

· учет документов;

· контроль исполнения;

· справочная работа по документам.

Обязательной регистрации подлежат документы от вышестоящих организаций, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа. К этой группе относится важнейшая внутренняя документация - приказы, протоколы, доклады. Регистрируется также ценная и заказная корреспонденция. Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов ведения учетных форм, фиксации учетных данных и индексации документов. Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие и исходящие номера.

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации. Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он показывает, какие дела должны быть завершены сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

Итоговый контроль представляет собой обобщение документооборота, исполнительской дисциплины на предприятии и структурном подразделении, дает представление о работе организации в целом.

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Во время создания, согласования, использования документы хранятся в папках исполнителей в не подшитом виде.

Хранение уже исполненных документов и копий отправленных документов осуществляется в большинстве случаев в подшитом виде в папках-скоросшивателях различных конструкций, регламентация касается только правил оформления обложек этих папок. При заведении дела оформляется обложка папки или специальный бланк, который наклеивается на обложку дела.

На обложке указывается следующее: - полностью в именительном падеже наименование организации и структурного подразделения, в котором заводится дело;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- при заведении следующего тома дела номер тома на первом и последующих томах указывается его заголовок, который полностью переносится из номенклатуры дел, так же как и сведения о сроке хранения дела.

 

Номенклатура дел

 

Составление номенклатуры дел структурного подразделения организации. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, подлежащих передаче в архив. Должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности предприятия (в том числе документов коллегиальных органов, комиссий, комитетов и т.д.), определенные положениями, приказами и другими документами.

В номенклатуру дел включаются все документы на бумажных носителях, сформированные в дела, а также документы на других (технических) носителях информации (электронных, магнитных и т.п.).Документы на технических носителях и их комплексы не подлежат формирования в дела, но включаются в номенклатуру дел в целях учета. Утвержденная сводная номенклатура дел предприятия тиражируется в необходимом количестве экземпляров.

 

Опись дел

 

Составление описи дел структурного подразделения организации. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Выполняла составление проекта акта отбора документов и дел к уничтожению. Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

Составление документов при использование компьютера.

Любая управленческая деятельность связана с созданием документа Основным способом создания и редактирования документов в настоящее время является компьютер. Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов с использованием установленных реквизитов. Составление и оформление документа на компьютере начинается с вызова той формы, на базе которой будет изготовлен данный документ. Это может быть унифицированная утвержденная форма документа, форма, разработанная в организации, бланк организации или чистый лист.

Конструирование макета бланка ведется в соответствии с требованиями, изложенными в государственном стандарте ГОСТ Р 6.3097. Однако для документов, требующих подтверждения своей подлинности, должна использоваться специальная программа «электронная подпись», основанная на криптографической методике открытых ключей. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст.5 предусматривает, что «Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

 

Организация рабочего места секретаря.

 

Рабочее место секретаря-референта – это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится его рабочее место (стол с приставками и необходимой оргтехникой), зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование. Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П-образная планировка рабочего места. Рабочий стол секретаря должен быть расположен удобно, так, чтобы был большой обзор и секретарь видел всех входящих, сидя к ним лицом. В то же время важно, чтобы ему не надо было часто вставать за отдельными предметами. Учитывая этот фактор, к основному столу секретаря всегда ставятся дополнительные столы-приставки. Располагать принадлежности на рабочем и приставном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывала повторяющиеся мероприятия. Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.

В работе секретаря много непредвиденных ситуаций эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.

В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

Под контролем начальника организовала приём посетителей. В работе, связанной с приемом посетителей, особенно важны такие качества секретаря, как доброжелательность, вежливость, любезность. Все опытные секретари, как правило, на этапе составления списка посетителей исходя, из имеющейся в нем информации в значительной степени умеют предвидеть напряженные ситуации, связанные с появлением той или иной персоны. Секретари стараются детально планировать свою работу в этот момент, применять имеющийся опыт.

В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим. В зависимости от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно.

Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1- 1,5 часа. В зависимости от вида совещания, количества участников и временных рамок проводятся различные подготовительные организационно-технические мероприятия. Начинается работа по подготовке совещания с указания руководителя о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют планы работы, постоянный день и время заседаний.

 

Составление отчетной документации.

 

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов:

· государственная статистическая отчетность;

· ведомственная отчетность;

· внутри учрежденческая отчетность.

 

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации.

Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения или резолюция руководителя. В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения.

За время практики мне удалось еще раз актуализировать полученные во время обучения общие и профессиональные компетенции, применить на практике знания и умения.

 

Руководитель практики от организации

начальник архивного отдела

администрации муниципального

образования Курганинский район Н.В. Бурцева

 

Студент Т.В. Васильева

 

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Меры ограничения внутренних перенапряжений | Западно-Казахстанский государственный университет имени М.Утемисова


Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:

vikidalka.ru - 2015-2024 год. Все права принадлежат их авторам! Нарушение авторских прав | Нарушение персональных данных