Структура деловой беседы

Деловая индивидуальная беседа в отличие от бытовой всегда имеет конкретные цели, которые собеседники стремятся достигнуть с минимальными усилиями и затратами времени. Все виды деловых индивидуальных бесед можно разделить на две группы.

*Беседы "свободные" с двухсторонним обменом информацией, проходящей без специальной подготовки (с учетом или без учета времени).

*Беседы строго регламентированные, специально подготовленные.

Деловая беседа должна быть хорошо подготовлена: определены цели, составлен план, установлено время и место, где будет проходить беседа.

В зависимости от вида беседы меняется содержание и время осуществления очередного этапа.

Любая беседа состоит из следующих этапов:

Контакт

Цель контакта: преодолеть "психологический барьер" и установить "атмосферу доверия".

Элементы установления контакта:

*приветствие;

*установление контакта глазами;

*изменение социальной и физической дистанции;

*дайте понять собеседнику, что вы готовились к встрече с ним;

*не начинайте разговор на деловую тему в коридоре, во время перекура и т. п.

Ориентация

Цели ориентации:

*получить всю информацию по интересующему вопросу;

*выявить мотивы и цели собеседника;

*передать собеседнику запланированную информацию;

*анализ позиции собеседника.

Особую сложность на этом этапе представляет проблема умения слушать

Некоторые рекомендации:

*делайте соответствующие пометки на бумаге;

*исключите факторы, отвлекающие ваше внимание;

*научитесь выделять главное;

*нейтрализуйте собственные эмоции;

*во время слушания нельзя обдумывать следующий вопрос;

*сконцентрируйте внимание только на сущности вопроса, отбросив все второстепенное.

Аргументация

Цель аргументации: изменить позицию собеседника

Рекомендации:

*оперируйте при аргументации простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;

*темпы и способы аргументации следует выбирать с учетом особенностей характера собеседника;

*аргументация должна быть корректной при аргументации;

*формулировки должны быть четкими, понятными собеседнику.

Решение

Решение - заключительный элемент процесса общения.

Подводятся общие и частные итоги беседы, оговаривается полученный результат (действия, сроки, распределяются обязанности сторон и т. п.); конкретизируются вопросы для последующего решения, а также выделяются нерешенные проблемы.

Факторы, влияющие на повышение эффективности проведения деловых бесед:

*отделение человека от проблемы;

*концентрация на интересах, а не на позициях;

*изучение вариантов, которые могут удовлетворить обе стороны;

*поиск объективных критериев оценки;

*нужно помнить, что деловая беседа - это взаимодействие, а не действие;

*деловая беседа проводится с определенной целью, но каждая сторона при этом преследует свои цели;

*соблюдение последовательности этапов проведения деловых бесед и рефлексия переговорного процесса.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: