Специализированные некоммерческие электронные программные комплексы в архивном деле.

Электронный архив документов — это система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая надежность хранения документов, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, удобство и скорость поиска. Обычно электронный архив работает с неструктурированными документами (текстовые документы, электронные таблицы, графические файлы и пр.), которые снабжаются некоторым структурированным описанием (карточка документа). Под организацией электронного архива документов в компании мы понимаем реализацию части функций комплексной СЭД, которые обеспечивают долгосрочное хранение документов. Систематизация информации посредством электронного архива решает следующие задачи: способствует более быстрому нахождению нужного документа, отслеживанию движения договоров и прочих нормативных актов компании, а также более эффективному управлению делопроизводством. Электронный архив особенно важен в случае, когда нужно обеспечить централизованное или распределенное хранение документов компании, которые весь или часть своего жизненного цикла проходят в электронном виде (разрабатываются, обрабатываются, исполняются или хранятся). Электронный архив должен иметь возможность хранить как документы, порождаемые в рамках структурированных корпоративных процессов обработки, так и создаваемые сотрудниками в свободном режиме при персональной работе или в рабочих группах. В идеале, электронный архив должен стать единственным местом, где хранятся файлы электронных документов. Как инфраструктурный компонент архив электронных документов должен предъявлять целый ряд сервисов - как для конечных пользователей, так и для приложений корпоративной ИС. Одна из ключевых возможностей СЭД - создание и организация электронного архива (программа позволяет отвечать всем заданным требованиям и условиям для его поддержки, об этом читайте далее).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: