Некоммерческие электронные архивы

Программа «Архивный фонд 4» (АФ4) «служит» для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учёта, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматизированном режиме.

Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, ряд сводных статистических отчётов.

Система «Архивное дело» – программное обеспечение, обеспечивающее ведение, учет и хранение документов архивного фонда организации в соответствии с нормативно-методической базой по делопроизводству и архивному делу.

ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ СИСТЕМЫ:

- Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.

- Учет различных видов документов.

- Хранение карточек и электронных образов документов

- Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

- Учёт и контроль движения дел, ведение карты-заместителя на выданные дела

- Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению.

- Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:
- автоматизация процессов формирования и оформления дел для последующей передачи в архив организации;
- ведение и учет архивных дел и документов;
- составление номенклатуры дел.

ПРЕИМУЩЕСТВА:
- Удобный интерфейс
- Архив электронных документов
- Web-доступ
- Поточное сканирование
- Современные технологические решения
- Полное соответствие требованиям действующих стандартов в области архивного дела, а также правилам и приемам, используемым в практике отечественных предприятий
- Настраиваемая схема классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя
- Возможность структурированного описания любого документа организации
- Постоянное развитие и техническая поддержка
- Интеграция с системой «ДЕЛО».

ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ:
"Архивное дело" – реализует функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

1. Ввод документов в систему:
• Регистрация дел и документов – создание архивной регистрационной карточки с использованием настраиваемых системных справочников.
• Прием исполненных документов из программного продукта "Электронное ДЕЛО" для формирования и оформления дел.
• Загрузка дел и документов из систем электронного документооборота.
• Возможность работы с электронными образами (файлами документов).
• Перевод бумажного архивного фонда в электронный вид с помощью опции "Поточное сканирование".
• Оформление дел (единиц архивного хранения), включая автоматизированный расчет количества листов дела и разбивку дел на тома, оформление обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя.
• Уменьшение числа возможных ошибок и обеспечение единообразия в представлении данных, хранимых в подсистеме.

2. Автоматизированная подготовка номенклатуры дел:
• Создание номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры для организации на основе ранее введенной номенклатуры.
• Формирование номенклатуры дел путем загрузки информации, содержащейся в предварительно подготовленном файле установленного формата.
3. Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел.
4. Учет и контроль движения дел и документов:
Система "Архивное дело" позволяет отслеживать все перемещения дел и документов: выдачу на руки, возврат и выбытие, формировать карты-заместители на выданные дела и документы и листы использования.
5. Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению.
6. Формирование основных отчетных форм в соответствии с законодательством:
7. Поиск документов в архиве обеспечивается по:
• по реквизитам дел;
• по реквизитам документов;
• полнотекстовый поиск по файлам документов;
• комбинированный поиск по сочетанию этих критериев.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: