Подходы DIRECTUM к организации хранилищ

Существует два подхода к хранению документов: в базе данных SQL-сервера и непосредственно в файлах. DIRECTUM предлагает комбинированный вариант, который сочетает преимущества обоих подходов: простоту администрирования и высокую производительность хранилищ SQL-сервера и практически неограниченный объем данных при низкой стоимости хранения с возможностью потокового доступа к документам в файловых хранилищах.

В DIRECTUM документы, находящиеся в оперативном обороте, могут располагаться в хранилище SQL-сервера, а для редко используемых документов и документов большого объема предусмотрена организация распределенных файловых хранилищ.

Типовые схемы организации единого электронного архива документов

Базовая

Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.

Решение рекомендуется как начальный уровень и может быть расширено до описанных ниже систем хранилищ.

Классическая

Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.

Такое решение позволяет работать со стандартными документами объемом до 100 Мб и обеспечивает высокую скорость работы с документами, находящимися в оперативном обороте, при низкой стоимости хранения и практически неограниченном объеме архива документов.

Мультимедийная

Необходимость работы с документами большого объема (видео, графикой, картами, чертежами и т.д.) диктует свои требования к хранилищу документов. В частности, необходима возможность потокового доступа к данным, т.е. возможность работы только с частью документа, не считывая его целиком.

Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.

Такое решение позволяет оперативно работать с документами любого объема, долговременно хранить архивные документы и иметь возможность доступа к ним.

Распределенная

При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.

Распределение документов по нескольким хранилищам позволит сбалансировать нагрузку на сервера, сеть, увеличить максимальный объем хранимых данных, повысить отказоустойчивость системы в целом и снизить стоимость хранения.

Особенности и преимущества системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM:

· Размещение всего электронного архива документов в едином информационном пространстве базы данных и файловых хранилищ;

· Организация быстрого поиска документов по заданным реквизитам, полнотекстового поиска по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ;

· Использование любых программ для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.);

· Автоматическое создание документов, имеющих определенный заданный вид на основе заранее составленных шаблонов ("Исходящее письмо", "Договор поставки", "Коммерческое предложение");

· Сортировка архива документов по степени актуальности (в разработке, действующий или устаревший документ), с возможностью визуального отображения каждой из категорий;

Работа с документами в различных режимах: на рабочем месте; экспорт документа из системы и импорт в систему.

Возможности и преимущества:

· Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации

· Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, включая поиск по тексту прикрепленных файлов и по штрих-коду

· Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав (подсистема «Читальный зал»).

· Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом

· Полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий

· Интеграция с системой автоматизации всех государственных архивов РФ ПК «Архивный фонд 4.0» в части передачи дел на постоянное государственное хранение

· Поточное сканирование.

· Гибкость и масштабируемость:

o настраиваемая схема классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя;

o возможность структурированного описания любого документа организации

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: