ТОР 5 статей: Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы КАТЕГОРИИ:
|
Основные правила ведения делопроизводства и документооборотаДокументооборот или документационное обеспечение- это движение документов от их создания или получения до исполнения или отправки в другое учреждение. Различные источники [1-3] определяют взаимосвязь документооборота и делопроизводства описана по- разному. В одних источниках [1] говорится, что документооборот- это часть делопроизводства, в других [2], наоборот, делопроизводство- это часть документооборота. Вообще делопроизводство- это ведение канцелярских дел в учреждении. И если рассматривать документооборот и делопроизводство, то можно сделать вывод, что в ряде случаев некоторые процессы документооборота в организации могут не попадать под требования организации делопроизводства (например, электронная переписка между сотрудниками предприятия). В работе [3] авторы предлагают рассматривать делопроизводство как нормативные основы ведения документооборота с возможной реализацией децентрализованного процесса учета документов. Документационное обеспечение в учреждении является основной деятельностью. Целью документооборота является осуществление управления информацией при принятии управленческих решений. Информация бывает разной, она может заключаться в сообщениях по электронной почте, в документах, которые пришли из другого структурного подразделения, распоряжения руководства и другое. К такой информации могут относиться приказы, распоряжения, уведомления о неких изменениях в учреждении. Информация, которая приходит в учреждение обрабатывается, затем оформляется в соответствии с требованиями стандартов, которые могут быть закреплены в инструкциях или положениях по документированию. Вообще документ- это информация, которая записана на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют ее распознать. Существует многоаспектная классификация документов. Все документы разделяются на следующие потоки документов: · Входящие документы; · Исходящие документы; · Внутренние документы. Входящие документы- это те документы, которые приходят из вышестоящих органов управления, из подведомственных организаций, из других подразделений, из других организаций, и, конечно, от граждан. К таким документам могут относится приказы, распоряжения, письма, жалобы граждан и другие. Входящие документы обычно регистрируются и записываются в журнал входящих документов. Исходящие документы- это те документы, которые отправляются из учреждения. К таким документам могут относится приказы, распоряжения подведомственным организациям, отчеты, например, вышестоящим органам управления, письма и другие. Исходящие также как и входящие регистрируются и записываются в журнал исходящих документов. Внутренние документы- это те документы, которые из учреждения не выходят. К таким документам могут относится приказ, распоряжение начальника подчиненному, объяснительные записки, докладные и другие. В данной работе рассмотрена классификация документов в зависимости от потоков документов. Ниже будут проанализированы разновидности каждого из потоков. Сначала будет рассмотрена следующая классификация входящих документов: · документы, которые не требуют ответа; · документы, которые требуют ответ; · документы, которые приходят из подведомственных учреждений и организаций; · личная переписка; · обращения граждан. Теперь следует проанализировать исходящие документы. К классификации исходящих документов относятся следующие составляющие: · ответы на обращения граждан; · ответы на входящие документы, которые были присланы из других учреждений. Последний поток документов, который еще не классифицирован- это внутренние документы. К внутренним документам относятся следующие разновидности: · приказы; · распоряжения; · служебные записки; · поручения. По форме предъявления можно рассмотреть следующую классификацию: · на электронных носителях, в частности письма, пересылаемые по электронной почте; · на бумажных носителях; · документы, которые отсылают с электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись позволяет проверить, принадлежит ли подпись владельцу сертификата ключа. По срокам рассмотрения и исполнения документы можно классифицировать на следующие части: · регламентные; · нерегламентные. Регламентные документы- это документы, которые должны быть исполнены в определенный срок. Нерегламентные документы- это документы, которые не имеют сроков рассмотрения и исполнения. Следующая классификация документов по сфере исполнения: · организационно- распорядительный документ; · справочный документ; · научно- технический документ; · финансовый документ; · отчетно- статистический документ. В зависимости от структуры бывают следующие документы: · сложно- структурированный документ; · простой документ. По степени допуска к документам, бывают следующие документы: · открытые документы; · документы с грифом ограничения доступа. В зависимости от происхождения бывают следующие документы: · служебные или официальные документы; · личные документы. Служебные или официальные документы- это документы, которые составлены физическим или юридическим лицом в определенном порядке, отражающие интересы учреждения. Личные документы- документы, которые отражают интересы определенного лица. Их еще называют именными документами. По юридической силе бывают следующие документы: · оригинальные документы; · копия; · отпуск; · заверенные копии; · дубликаты; · выписки. Оригинальные документы- это документы, которые были созданы первыми или изготовлены в единственном экземпляре, подписанные автором. Копия документов- это документы, в которых находится полная информация оригинального документа и его вид, но данный вид документов не имеет юридической силы. Отпуск документов- копия документа, которая изготовлена под копирку при оформлении оригинального документа и которая остается в учреждении. Заверенные копии- копии, которые имеют юридическую силу. Дубликаты- это повторные экземпляры оригинального документа, которые имеют такую же юридическую силу, как оригинальный документ. Выписки- это часть документа, заверенная должностным лицом и печатью, в котором указан документ, из которого он был выписан. По форме изложения бывают следующие документы: · индивидуальные; · трафаретные; · типовые; · примерные; · унифицированные. Индивидуальные документы- это документы, которые излагаются в произвольной форме. Трафаретные документы- документы, в которых структура и часть содержания заранее были готовы, а другие части заполняются при составлении. Типовые документы- это документы, которые описывают определенные явления и процессы. К таким относятся типовые инструкции. Примерные документы- документы, которые используются при составлении документов по аналогичным документам. Унифицированные документы- это документы, которые входят в какую- либо унифицированную систему. По срокам исполнения бывают следующие документы: · без указания срока исполнения; · срочные. По срокам хранения бывают следующие документы: · документы временного хранения (до 10 лет); · документы постоянного хранения; · документы долговременного хранения (свыше 10 лет). Выше рассмотрена полная классификация документов [3]. Рассмотренные выше документы, их движение и называется документооборотом. В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы [4]:
Теперь целесообразно рассмотреть каждый этап подробней. Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов выполняется сотрудниками делопроизводства. Электронные письма обычно приходят каждому сотруднику и поэтому выполняется обработка не только сотрудниками делопроизводства, но и отдельными сотрудниками. Далее идет этап предварительного рассмотрения и распределения документов. Этот этап предусматривает распределение документов по отдельным сотрудникам, в чьем ведении тот или иной вопрос, либо кому адресован документ. Регистрация документов играет важную роль. Этот этап нужен, чтобы какой-либо документ не был утерян и чтобы проследить исполнение данного документа. Контроль исполнения- является следующим этапом. Он подразумевает контроль за своевременностью и качественным исполнением документов. Информационно- справочная работа подразумевает место нахождения документа, у кого данный документ и в каких документах находится информация по какому- либо вопросу. Исполнение документов, их составление, согласование и оформление является предпоследней стадией обработки документов. Отправка или направление в дело является последним этапом. После того, как документ исполнен, смотрят срок документа и отправляют с подшитыми документами по данному вопросу в дело. Выше была рассмотрена классификация документов. В связи с этим выделяются следующие виды документооборота [3]: · внешний; · внутренний. Внешний документооборот- это документооборот, в котором документы приходят из других учреждений. Внутренний документооборот- это документооборот, в котором движение документов происходит только по данному учреждению. В зависимости от типа организации выделяются следующие документообороты [3]: · централизованный- это документооборот, при котором существует единая система регистрации и учета документов; · децентрализованный- это документооборот, в котором нет единой системы регистрации и учета документов; · смешанный- это документооборот, в котором имеют место быть и децентрализованный и централизованный документообороты. Такой вид документооборота применяется на больших предприятиях, в которых происходит большой объем документов. Документооборот в настоящее время не является идеальным, хоть и много о нем говорят и, написано в литературе не мало. Во многих организациях существуют нерешенные вопросы, которые препятствуют улучшению управления учреждением. Поэтому движение документов в учреждении продуман не достаточно эффективно, некоторые документы проходят длинным путем к адресату, операции с этим документом дублируются. Часто путь, который документ проходит намного дольше, чем время работы над ним. Оформление документов в соответствии со стандартами является основополагающей частью в переписке с другими организациями, учреждениями, предприятиями. Как раз делопроизводство предназначен для правильного написания документов различных видов в разные места приема. Существуют следующие государственные стандарты оформления документов: · ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; · ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования; · ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; · ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик. Первым будет рассмотрен стандарт ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Данный стандарт предусматривает термины и определения в области архивного дела и делопроизводства. Термины и определения, которые записаны в данном государственном стандарте должны отражаться во всех видах документации и литературе по делопроизводству и архивному делу [5]. Далее идет ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Государственный стандарт распространяется на управление документами во всех организациях. Он распространяет свое влияние на все форматы документов и на все носители. В стандарте содержаться положения о процессах, которые связаны с документами учреждения, положения об ответственности, процедурах, политике, в нем находятся методические рекомендации по внедрению и проектированию систем управления документом [6]. Далее будет рассмотрен следующий государственный стандарт оформления документов: Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). К унифицированной системе организационно- распорядительной документации относятся приказы, распоряжения, письма, акты, протоколы, решения. Государственный стандарт предусматривает: требования к бланкам документов, состав реквизитов документов и требования к их оформлению, правильное расположение реквизитов. Требования данного государственного стандарта рекомендуемые, но в тоже время обязательные, потому что неправильно оформленный документ может стать причиной задержки работы организации, государственного учреждения, так как неправильно оформленный документ могут неправильно понять и отправить на доработку в то структурное подразделение, откуда он пришел. Правильное оформление документов является важной составляющей работы организации, учреждения с другими структурными единицами, особенно если это касается государственных учреждений, с которыми вы работаете или намерены работать [7]. И последний ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик. Данный стандарт являет межгосударственным. Страны, которые приняли данный стандарт: Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызия, Молдова, Российская Федерация, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан и Украина. Данный стандарт устанавливает реквизиты, то есть их содержание, представление, состав, электронных ресурсов, которые являются базой данных [8]. Делопроизводство в организации либо учреждении- это поток информации, который должен правильно быть оформлен, учтен и зарегламентирован. У каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки. К достоинствам делопроизводства относится, в первую очередь, оперативный доступ к необходимым документам. Оперативный доступ к необходимым документам определяет организацию как хорошо организованную, структурированную организацию, с которой легко сотрудничать. Существуют следующие преимущества делопроизводства: · эффективность управления за движением документов; · хранение документов по одному виду деятельности в едином месте; · формирование архива документов. У делопроизводства существуют как достоинства, так и недостатки. Теперь целесообразно рассмотреть следующие недостатки делопроизводства [9]: · устаревшая база нормативных документов, регламентирующих деятельность документационного обеспечения и ведения делопроизводства; · слабая систематизация в подходах к реализации типовых процедур, которая не позволяет быстро исполнять или создавать документы; · недостаточная оснащённость современными средствами компьютерной техники подразделений, которые связаны с организационно- кадровой работой; · недостаточная или отсутствие единой коммуникативно- транспортной сети, которая объединяет хранилища документов разных подразделений организации или учреждения; · применение недостаточно соответствующих норме электронных технологий, которые приводят на разных операциях документа (создания, обработки, хранения и контроля исполнения) к использованию неправильных решений; · слабая эффективность системы контроля и оперативного реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения. Взаимосвязь документооборота своеобразна и многие источники конкретизируют ее по-разному. Документооборот как и делопроизводство- это самостоятельные части в учреждении. Документооборот- это движение документов в учреждении, а делопроизводство- это создание или оформление документов в соответствии с требованиями или, по-другому, стандартами. В каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки. Что касается документооборота, то идеального нет, а существуют некие усовершенствования по быстрому прохождению пути к адресату. Делопроизводство не такой идеальный вид деятельности, как кажется на первый взгляд, выше приведен перечень достоинств и недостатков. Далее будет рассмотрено правовое регулирование делопроизводства и документооборота в Российской Федерации. Будут рассмотрены законы. Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:
|