Главная

Популярная публикация

Научная публикация

Случайная публикация

Обратная связь

ТОР 5 статей:

Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия

Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века

Ценовые и неценовые факторы

Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка

Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы

КАТЕГОРИИ:






Примерный перечень документов с грифом утверждения 3 страница




 

С уважением,

Председатель Совета Личная подпись В.А.Петров

 

2.3.8. Оформление служебных и частных писем при переписке с зарубежными корреспондентами.

В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

2.3.8.1. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

В правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: Москва, 8 марта 1996 года; Варшава, 23 марта 1996 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9–10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать – Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно. После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь...».

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел – Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору Германского фонда международного развития – Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «... в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:

 

Господину Б.Итопу

Председателю Правления

фонда «Призыв совести»

г.Вашингтон

 

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например:

Его Превосходительству

господину М.Андерсу

Чрезвычайному и Полномочному Послу

(официальное название страны)

г.Москва

 

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

Допускается оформление писем в соответствии с правилами внутренней переписки.

При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9–10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например, «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал.

Составные части реквизита «Адресат» допускается печатать как строчными, так и прописными буквами. Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

2.3.8.2. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого– либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого–либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо.

Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол–листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр,

Уважаемый господин Директор,

Уважаемый господин Сенатор и т.п.

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

3.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

3.1.1. Движение документов в общественном объединении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в общественном объединении, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.

3.1.3. При применении в общественном объединении электронного документооборота ответственным за делопроизводство совместно с системным администратором разрабатываются маршруты движения документов.

3.1.4. Доставка документов в общественное объединение осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в общественное объединение доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.1.5. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

 

3.2. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

3.2.1. Документы, поступающие в общественные объединения на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется ответственным за делопроизводство.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в традиционных журналах или на электронных карточках (Приложение № 13). На полученном документе проставляется регистрационный штамп (Приложение № 10). Регистрационный штамп проставляется в нижней части лицевой или оборотной стороны первого листа документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование общественного объединения, дату и регистрационный номер.

3.2.2. Документы, адресованные руководителю общественного объединения, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются ответственным за делопроизводство, а затем направляются руководителю или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются ответственному за делопроизводство, где в журнал регистрации или в регистрационно–контрольные формы (далее – РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.2.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководителю и исполнение.

3.2.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

 

3.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ И ПЕРЕДАЧИ

ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Документы, отправляемые общественным объединениям, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется ответственным за делопроизводство в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи ответственный за делопроизводство осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или ответственного за делопроизводство.

 

3.4. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

 

3.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

3.4.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными должностными лицами передаются ответственному за делопроизводство, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководителю. После подписания документы регистрируются.

3.4.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителем и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются должностным лицам, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

 

3.5. ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ

 

3.5.1. Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри общественного объединения, так и между общественными объединениями и физическими лицами, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

3.5.2. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со списком рассылки.

3.5.3. Адресат получает изображение документа на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

3.5.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются при помощи автоматизированной регистрации.

Документы в электронном виде, поступающие в общественное объединение, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководителем и доставляются исполнителям.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству общественного объединения с учетом функционирующих в общественном объединении технических и программных средств.

3.5.5. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

3.5.6. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

 

 

3.6. УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ

 

3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по журналам регистрации или РКФ по месту регистрации документов.

3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в общественном объединении системы учета документов.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение № 9).

 

3.7. РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ И ЗАПРОСАМИ ДЕПУТАТОВ

 

3.7.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов осуществляются общественными объединениями в соответствии с законодательством Свердловской области о статусе депутатов.

3.7.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в общественное объединение должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно в 3– дневный срок (а при необходимости получения дополнительных материалов – не позднее 20 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения.

Должностное лицо, которому направлены обращение или запрос депутата, должно дать ответ в письменной форме не позднее чем через 20 дней со дня их получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

3.7.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительных проверок или изучения каких– либо вопросов об этом сообщается автору обращения или запроса в 3–дневный срок со дня его получения.

3.7.4. Прием, обработка, направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется ответственным за делопроизводство в соответствии с установленным в подразделе 3.2. порядком работы.

3.7.5. Обращения и запросы депутатов, документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

 

3.8. РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

 

3.8.1. Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в общественные объединения.

3.8.2. Предусмотренный настоящей Примерной инструкцией порядок не распространяется:

в части регистрации (учета) и рассмотрения обращений граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно– процессуальным законодательством, законодательством о гражданском судопроизводстве, законодательством об административных правонарушениях, трудовым законодательством Российской Федерации.

3.8.3. Общественное объединение в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним мер и направление ответа в порядке и сроки, установленные настоящей Примерной инструкцией.

В этих целях организуется прием граждан должностными лицами общественного объединения и ведется работа с письменными обращениями граждан.

3.8.4. Прием граждан в общественном объединении ведется по рабочим дням в рабочее время.

Запись на прием и организация приема граждан в общественном объединении обеспечивается ответственным за делопроизводство.

3.8.5. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции общественного объединения, осуществляется руководителем общественного объединения.

3.8.6. Если во время приема невозможно решить поставленные вопросы, от посетителя принимается письменное обращение, которое после регистрации передается в установленном порядке на исполнение.

Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию общественного объединения, ему разъясняется его право обратиться в соответствующие организации.

3.8.7. Письменные обращения граждан, поступившие в общественное объединение, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по вопросам, относящимся к компетенции общественного объединения, недопустим.

Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать, помимо изложенного существа предложения, заявления и жалобы, также данные о месте его жительства либо работы, либо учебы. Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным, регистрации и рассмотрению не подлежит.

3.8.8. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб и подлежат централизованной регистрации ответственным за делопроизводство общественного объединения.

3.8.9. Поступающие в общественное объединение обращения граждан регистрируются ответственным за делопроизводство путем проставления регистрационного штампа (Приложение № 10) и занесения в журнал регистрации обращений граждан или в электронную картотеку базы данных.

В журнал регистрации или электронную карточку базы данных вносятся основные реквизиты документа согласно указанным графам журнала или в карточке полям (Приложение № 15).

На документы, внесенные в электронную картотеку, распечатывается сокращенная форма РКК в двух экземплярах. Один экземпляр карточки с распиской ответственного за делопроизводство в получении документа помещается в картотеку, другой – вместе с документом передается на исполнение.

3.8.10. Регистрационный номер обращения вносится в журнал регистрации или в электронную карточку базы данных «Обращения граждан» и указывается в регистрационном штампе.

Регистрационный номер состоит:

– из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера обращения, например, А–1;

– если обращение иностранного гражданина – добавляется индекс «и», например, Б–2 и;

– на коллективных обращениях проставляется индекс «КЛ», например, КЛ– 3.

3.8.11. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

– если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению,

– если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Повторному обращению присваивается очередной регистрационный номер, а в электронной регистрационной карточке и обоих экземплярах РКК делается отметка «Повторно».

3.8.12. Не считаются повторными:

– письма одного и того же автора, но по разным вопросам;

– обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в общественное объединение, или обращения этого же лица с одинаковым текстом.

3.8.13. Зарегистрированные обращения граждан направляются:

– адресованные конкретным должностным лицам – как правило, этим лицам;

– в зависимости от содержания:

руководителю общественного объединения – для рассмотрения и написания резолюции;

соответствующим исполнителям – если затронутые в обращении вопросы не требуют указаний руководителя общественного объединения по их решению и исполнению.

3.8.14. После рассмотрения руководителем общественного объедине­ния обращения граждан возвращаются ответственному за делопроизводство, где содержание резолюций переносят в журнал регистрации или в электрон­ную картотеку базы данных.

3.8.15. Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на руководителя общественного объединения.

3.8.16. Руководители общественного объединения и должностные лица при рассмотрении обращений граждан обязаны: разбирать обращения по существу, при необходимости запрашивать требуемую информацию, направлять должностных лиц для проверки фактов нарушения прав граждан, принимать обоснованные решения, обеспечивать их полное исполнение; своевременно давать мотивированные, со ссылкой на законодательство, ответы; разъяснять порядок обжалования решений; осуществлять контроль за своевременным, качественным рассмотрением обращений и принимать меры к устранению причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.

3.8.17. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

3.8.18. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию общественного объединения, направляются в 5–дневный срок по принадлежности, о чем уведомляется заявитель.

3.8.19. Поступившие письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их поступления (регистрации) в общественное объединение, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, – в срок до одного месяца.

В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем общественного объединения, давшим соответствующее поручение, но не более чем на один месяц. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения.

3.8.20. В случае необходимости рассмотрение письменных обращений граждан осуществляется с выездом на место должностных лиц общественного объединения. Решение о таком рассмотрении принимается руководителем общественного объединения.

3.8.21. Контроль за сроками исполнения обращений граждан осуществляет ответственный за делопроизводство.

3.8.22. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

3.8.23. Ответ на коллективное обращение граждан направляется на имя первого лица, указанного в обращении (если в обращении не оговорено конкретное лицо).

3.8.24. Ответ автору обращения оформляется на бланке письма общественного объединения.

3.8.25. Подписанный ответ на обращение регистрируется ответственным за делопроизводство. Индекс ответа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре), формируемого по данному вопросу. В журнал регистрации или в электронные карточки базы данных «Обращения граждан» вносятся отметки об исполнении (в т.ч. и об устном ответе на обращение). Распечатанный новый экземпляр сокращенной РКК с отметками об исполнении помещается в картотеку исполненных обращений, а первоначальные карточки по данному обращению уничтожаются.

3.8.26. На каждом обращении после окончательного исполнения должна быть надпись «В дело» и личная подпись руководителя, принявшего это решение.

Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы по их исполнению направлять и подшивать в дела запрещается.

3.8.27. Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним документами формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности (на решения, действия (бездействие) общественного объединения или должностных лиц: увольнения, трудовой стаж, оказание материальной помощи, жилищные вопросы и др.) в общественном объединении.

3.8.28. Дела с обращениями граждан хранятся в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел, утвержденной руководителем общественного объединения, а по истечении указанных сроков выделяются к уничтожению в установленном порядке.

 

4. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

4.1.1. Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения, а также местонахождение исполненного (отправленного) документа.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы как создаваемые в общественном объединении, так и поступающие из других организаций и от физических лиц.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче из одного подразделения в другое документ повторно не регистрируется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие в общественное объединение, приказы руководителя общественного объединения по основной деятельности, приказы по личному составу, обращения граждан и иное. Порядковые номера документам присваиваются в пределах каждой регистрационной группы.

4.1.5. Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел, индивидуального порядкового номера. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой, например:

01–18/456, где

01 – обозначение структурного подразделения,

18 – номер дела по номенклатуре дел,

456 – индивидуальный порядковый номер письма.

4.1.7. Документы регистрируются в регистрационных журналах (Приложения № 13, 14, 15) или РКФ – традиционных или электронных карточках (журналах). Сведения, внесенные в РКФ, должны обеспечить учет, контроль исполнения и справочно–информационный поиск документов.

Для унификации регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; дата и индекс поступившего или отправляемого документа; заголовок документа или краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении и направлении документа в дело.

Состав основных реквизитов регистрации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; переадресация документа исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и иное.

4.1.8. При наличии ссылки на ранее поступавшие документы в РКФ включаются регистрационные номера этих документов. Документу–ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

 

 

5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

5.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные поступающие, отправляемые и внутренние документы.

5.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя о состоянии исполнения документов.

5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем общественного объединения.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» (Приложение № 10).






Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:

vikidalka.ru - 2015-2024 год. Все права принадлежат их авторам! Нарушение авторских прав | Нарушение персональных данных