Рекомендации по проведению делового общения.

Понятие, цели и задачи деловой коммуникации.

Введение.

Обращение к истории общества свидетельствует, что социальная природа, социальные функции и роль делового общения в жизнедеятельности человека выступают особенно четко и значимо. Из многих наук известно, что развитие общения было неразрывно связано с развитием сознания первобытного человека и шло рука об руку с трудовой деятельностью. Усложнение «отношения к природе», развитие форм труда, его специализация вели к усложнению форм взаимодействия людей в процессе труда, а это требовало все большего совершенствования общения, обеспечивавшего такое взаимодействие и налаживание коммуникаций с учетом различных условий на разных этапах развития общества. В связи с этим проблемы коммуникаций всегда были объектом внимания мыслителей, ученых и специалистов различных видов деятельности: философов, социологов, педагогов, психологов, юристов, торговцев, предпринимателей и др. Именно поэтому понятие «общение» относится к базовым категориям многих фундаментальных и прикладных наук. Оно имеет различные толкования и определения.

Общение – это сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека. Специфика общения определяется тем, что в его процессе субъективный мир одного человека раскрывается для другого. Одновременно социальные функции общения обусловлены потребностями общества в целом и отдельных его групп в организации эффективного функционирования и взаимодействия. В общении человек самоопределяется и самопредъявляется, обнаруживая свои индивидуально-психологические особенности. По форме осуществляемых воздействий можно судить о коммуникативных умениях и чертах характера человека, а по специфике речевого сообщения – о его культуре, грамотности и профессиональной подготовленности. Учитывая сложность понятия «общение», необходимо обозначить его структуру, чтобы затем была возможность анализировать каждый элемент в отдельности и во взаимосвязи. Общепринято выделять в структуре общения три взаимосвязанные стороны: коммуникативную, интерактивную и перцептивную. Среди различных видов общения наиболее значимо выделяется «Дело- коммуникации». Коммуникация – от лат. «communicatio» – сообщение, передача и от «communicare» – делать общим, беседовать, связывать, сообщать, передавать – научная дисциплина (известная также как теория коммуникации, наука о коммуникациях, коммуникационная наука и даже – коммуникология, коммуникативистика или коммуникатика, а в западно-европейском и американском наименованиях – communication studies, или просто – communications), а также метадискурс, о процессе (социальном) «комму- никации/взаимодествия/интеракции», понимаемом в качестве первоосновы для любых процессов жизни человека и общества, а также сам этот процесс и его результаты.

Термин «коммуникация» (от лат. сommunicarte – общее, объединяющее, совместное) родился в теории информации, и под ним понимают обмен или передачу информации (сообщения) кому-либо. Психологи вкладывают в этот термин более широкое содержание: не просто передачу информации, а еще и особенности поведения людей при передаче информации. Именно поэтому в условиях профессиональной деятельности коммуникативно-информационная сторона делового общения – это процесс, в ходе которого работник, группа или организация передает какой-либо вид информации другому работнику, группе или организации. Следовательно, в условиях делового общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается. Для понимания этого обстоятельства желательно четко представлять модель коммуникативного процесса. Обычно она включает шесть элементов: коммуникатор (человек, направляющий информацию) – сообщение (текст) – каналы коммуникации – реципиент (человек, принимающий информацию) – обратная связь – шум (факторы, искажающие смысл сообщения). Передача любой информации происходит посредством знаковых систем, знаков. Коммуникатор сознательно ориентирует свои действия на смысловое восприятие кодированной информации реципиентами. Передается информация коммуникатором средствами вербальной и невербальной информации. Для осмысленного восприятия информации реципиент декодирует ее.

Деловое общение - это предметно-целевая деятельность, а, следовательно, содержание каждой коммуникативной формы (например лекции, доклада, дискуссии и т. п.), а также каждой речевой конструкции (вывод, мнение, реплика, критическое замечание и др.) зависит от коммуникативного намерения и ожидаемого результата. Каждая конкретная профессиональная цель требует того содержания коммуникации, которое позволяет ее осуществить и добиться необходимых результатов. Если цель коммуникации - разъяснить что-либо, то содержание информации будет инструктивным (инструктаж), повествующим (консультация) или рассуждающим (комментарий). При необходимости опровержения чьих-то аргументов будут использованы тезисы, доказательства, контраргументы, критические высказывания.

Кроме того, на содержание деловой коммуникации могут влиять и особенности складывающейся ситуации и личностный потенциал партнера. Например, для передачи информации вы хотели использовать метод дедукции - от общего к частному, но в ходе общения убедились, что для данного делового партнера более целесообразен метод индукции - от частных случаев, примеров к обобщению и выводам.

Деловая коммуникация полноценна только тогда, когда в ней гармонично соединены взаимосвязанные, но различающиеся стороны:

·внешняя, поведенческая, операционально-техническая;

·внутренняя, затрагивающая ценностные особенности личности.

Внешнюю сторону общения можно наблюдать, она выражается в коммуникативных действиях и фиксируется участниками общения с помощью таких показателей, как: речевая активность при взаимодействии, интенсивность действий, ведение своей линии, напористость или уступчивость, техникокоммуникативное мастерство, особенности слушания и адекватность поведения.

Внутренняя сторона общения отражает субъективное восприятие ситуации делового взаимодействия. Оно выражается с помощью вербальных и невербальных сигналов и достаточно легко «считывается» даже тогда, когда партнер пытается скрыть реакцию, истинные мотивы и цели.

Теория коммуникации развивается целым рядом наук, в частности:

• этнография изучает бытовые и культурологические особенности коммуникации как общения в этнических ареалах.

• психология и психолингвистика рассматривает факторы, способствующие передаче и восприятию информации, процесс межличностной и массовой коммуникации, а также различные аспекты коммуницирующих субъектов – коммуникантов.

• лингвистика занимается проблемами вербальной коммуникации – нормативным и ненормативным употреблением слов и словосочетаний в речи – устной и письменной, диалогической и монологической и др. её типах;

• паралингвистика рассматривает способы невербальной коммуникации – жесты, мимику, и другие несловесные коммуникативные средства;

• социолингвистика рассматривает социальную природу языка и особенности его функционирования в различных сообществах, механизмы взаимодействия социальных и языковых факторов, обусловливающие контакты между представителями различных групп;

• социология коммуникации изучает социальную коммуникацию, и в частности – функциональные особенности общения представителей различных социальных групп в процессе их взаимодействия и в результате воздействия на их отношение к социальным ценностям данного общества и социума в целом.

Для того чтобы партнеры по переговорам понимали друг друга, должна быть выработана единая система, разработан тезаурус понятий, позволяющий партнерам по общению правильно ориентироваться в определенной области. В процессе общения коммуникатор и реципиент поочередно меняются местами: коммуникатор становится реципиентом и наоборот.

Точность понимания реципиентом смысла сообщения коммуникатора зависит от обратной связи. Она устанавливается, когда говорящий и слушающий меняются ролями. Так организуется диалоговое общение. Предпринимались попытки описать весь процесс человеческой коммуникации в терминах теории информации. Однако такой подход к общению оказался неприемлемым, так как в нем опускаются некоторые важные характеристики человеческой коммуникации.

К ним относятся:

• активность обмена информацией, при котором особую роль выполняет значимость того или иного сообщения. Это возможно тогда, когда информация не просто принята, но и понята, осмыслена. Взаимное информирование двух индивидов, каждый из которых выступает в диалоговом общении как активный субъект, предполагает в результате налаживание совместной деятельности;

• психологическое воздействие на партнера в целях изменения его поведения. Эффективность коммуникации определяется именно тем, насколько удалось это воздействие. В чисто информационных целях, основанных на теории информации, ничего этого не происходит;

• наличие единой или схожей системы кодирования или декодирования, известной участникам общения, т.е. они должны изъясняться на одном языке. Но даже зная значение одних и тех же слов, люди не всегда понимают их одинаково. Причинами этого являются различия в социальных, политических, возрастных и профессиональных особенностях общающихся;

• возникновение коммуникативных барьеров, которые имеют социальную и психологическую природу. Причинами их возникновения являются различия в мировоззрении, мироощущении и мировосприятии общающихся, их психологические особенности (чрезмерная застенчивость и скромность одних, скрытность других, непримиримость третьих и т.п.).

Деловые коммуникации выполняют следующие функции:

• обмена информацией;

•познания сотрудниками организации друг друга и налаживания взаимоотношений;

• обеспечения самореализации и самовыражения;

• организации деятельности;

• влияния (воздействия) на других людей.

Основные задачи деловой коммуникации - продуктивное сотрудничество, стремление к сближению целей, улучшение партнерских отношений, взаимное общение работников одной сферы, поддержание деловых контактов, стимулирование деловой активности, контроль и координация начатых операций.

Рекомендации по проведению делового общения.

Одним из важнейших факторов успешности делового общения, деловых коммуникаций (проведение деловой беседы, переговоров, совещаний, публичных выступлений) является овладение коммуникативными навыками.В деловой беседе можно выделить четыре этапа: 1) установление контакта, 2) ориентация, 3) поиск решения и оценка вариантов и 4) результат.

Заключение.

Деловые коммуникации – это объективная реальность, от которой во многом зависят эффективность организации, текучесть кадров и продолжительность работы сотрудников в ней. Причем деловое общение изменяется по мере изменения внутренней и внешней среды существования организации. Такие изменения могут быть как стихийными, так и целенаправленными. Явления и процессы, изучаемые теорией делового общения, многообразны и многогранны.

Молодому специалисту желательно постоянно их изучать, хорошо понимать, видеть и учитывать специфику их проявления в жизни и деятельности людей.

Список литературы.

1. Гавра Д.П. Основы теории коммуникации. – 1-е изд. – СПб.: Питер, 2011.

2. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. – М.: ИНФРА, 2010.

3. Комарова Л.В. Технологии делового общения и управленческой дея- тельности: Учеб. пособие. – 2-е изд., стереотип. – М.: Изд-во РАГС, 2010.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: