Особенности составления и ведения номенклатуры дел

Систематизация конфиденциальных документов в дела и оформление номенклатуры дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъяв­ляются к аналогичной работе с документами открытого доступа. Однако угроз ценным и конфиденциальным материалам фирмы в период их текущего (оперативного) архивного хранения нисколько не мень­ше, чем во время рассмотрения, исполнения, обработки и движе­ния.

Помимо известных задач номенклатура конфиденциальных дел предназначена для:

• учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обеспечения проверки наличия документов и дел;

• закрепления схемы разрешительной системы доступа руко­водителей и сотрудников фирмы к делам;

• учета дел архивного фонда;

• учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы.

Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополнитель­ные графы, предназначенные для практической реализации ука­занных выше задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, отметка о движении дела(архивный помер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводи­тельного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата).

Комплексы документов на магнитных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных докумен­тов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполни­телям работать с конкретными делами.

В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и до­кументы, которые имеют инвентарную форму учета, например: техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио- и видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т.п.

Перечень заголовков дел оформляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним работать.

Конфиденциальные документы не должны попадать в государственный архив до истечения срока конфиденциальности их содержания, поэтому при их комплектовании в дела каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и неконфиденциальное (от­крытое) дело или устанавливается предметная связь конфиденци­альных и открытых дел. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В резуль­тате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной.

Не следует отождествлять два разных понятия — срок хранения дела и период конфиденциальности документов, вклю­чаемых в дело, хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятиями. Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как са­мостоятельный документ или в виде приложения к общей но­менклатуре дел фирмы, должна иметь гриф ограничения доступа, соответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфиденциальный документ по картотеке подготовленных до­кументов.

Любые изменения, дополнения и отметки при выполнении процедуры ведения номенклатуры вносятся в нее с разрешения руководителя службы КД.

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при ра­боте с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в каче­стве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, ко­торая включает в себя следующие операции:

• проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

• проведение ежегодной проверки наличия дел и документов;

• заполнение итоговой записи о категориях и количестве заве­денных дел;

• проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о зак­рытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью ра­ботника участка службы КД;

• включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело но­менклатур;

• переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в следующем календарном году;

• распечатка номенклатуры дел следующего года для издания.
После окончания делопроизводственного года и проведения го­довой проверки наличия дел и документов номенклатура закрыва­ется и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архив­ных дел соответствующего года.

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного пе­риода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) элек­тронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вно­сятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.

Тема 6. Проверка наличия и уничтожение конфиденциальных документов, дел и носителей информации

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: