Порядок уничтожения документов, дел и носителей информации

В технологическом процессе уничтожения конфиденциальных документов, надобность в которых отпала или срок хранения кото­рых истек, имеются некоторые особенности по сравнению с анало­гичной стадией, выполняемой с открытыми документами и делами. При уничтожении конфиденциальных материалов руководством фирмы должен быть установлен порядок, исключающий возмож­ность ознакомления с ними посторонних лиц, исключающий не­полное уничтожение документов, позволяющее восстановить их текст, а также исключающий возможность уничтожения мате­риалов, не подлежащих включению в эту категорию. В ходе унич­тожения подобные материалы подвергаются опасности в случаях:

• подмены документов, выделенных для уничтожения или изъя­тия из документов и дел отдельных частей (листов, фото­графий, образцов печатей, росписей и т.п.);

• ошибочного или умышленного выделения для уничтожения
или фиктивного «уничтожения» ценных документов и дел;

• неполного уничтожения документов, дел и носителей, даю­щего возможность восстановить их текст;

• утраты (утери, кражи) документов и дел, выделенных для уничтожения.

Перечисленные факторы возникновения угроз могут стать кон­тролируемыми при соблюдении;

• коллегиальности принятия решения об уничтожении доку­ментов, дел и самого процесса уничтожения;

• документирования (актирования) подготовки к уничтоже­нию и уничтожения документов и дел;

• а также при внесении комиссией отметок об уничтожении в акт и учетные формы только после фактического уничтоже­ния документов и дел..

Уничтожение конфиденциальных документов и дел организу­ется службой КД. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комис­сией фирмы. Процесс уничтожения документов, дел, а также дру­гих конфиденциальных материалов производится с оформлением акта и без оформления акта.

Технологическая схема уничтожения конфиденциальных докумен­тов, дел и носителей информации включает в себя следующие про­цедуры:

• подготовка документов, дел и носителей информации к унич­тожению;

• оформление акта на уничтожение;

• уничтожение документов по акту;

уничтожение документов и носителей информации без со­ставления акта.

Процедура подготовки документов, дел и носителей информа­ции к уничтожению включает:

• выделение документов, дел и носителей информации, под­лежащих уничтожению по различным причинам;

• получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений дея­тельности) фирмы;

• систематизацию документов, дел и носителей информации
по способам документирования факта уничтожения.

С оформлением акта уничтожаются: документы и дела, вклю­ченные в номенклатуру дел, подлинники видео- и аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциаль­ных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель фирмы. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

При оформлении акта на уничтожение документов осуществляются:

• включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;

• оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой
записи сотрудниками, составившими акт;

• проверка наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт;

• согласование акта с должностными лицами, подписание его
членами экспертной комиссии и утверждение первым руко­водителем фирмы.

В процедуру уничтожения документов по акту входят:

• проверка специально назначаемой комиссией наличия до­кументов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте;

• физическое уничтожение этой комиссией документов, дел, томов и носителей информации;

• внесение в акт и учетные формы документов и носителей ин­
формации записи об уничтожении, роспись членов комиссии.

Фактическое уничтожение документов и дел с истекшим сро­ком хранения производится только после утверждения описей дел постоянного и длительного срока хранения за соответствую­щий период. Подписание акта и внесение отметок об уничтоже­нии в учетные формы до фактического уничтожения конфиден­циальных материалов не допускается.

Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, шредирования, или химическим способом. Магнитные и фото­графические носители уничтожаются сожжением, дроблением, рас­плавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.

В процедуру уничтожения документов и носителей информации без оформления акта входят:

• разрывание листов, разрушение магнитного или иного тех­нического носителя в присутствии исполнителя или второго
сотрудника службы КД;

• накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне);

• физическое уничтожение остатков носителей несколькими сотрудниками службы КД;

• внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей.

Таким образом, защита документированной информации в документопотоках обеспечивается комплексом разнообразных мер режимного, технологического, аналитического и контрольного ха­рактера. Перемещение документов в процессе выполнения каждой стадии, этапа, процедуры обработки или исполнения сопровожда­ется набором связанных учетных операций, закреплением доку­мента за конкретным сотрудником и его персональной ответствен­ностью за сохранность носителя конфиденциальной информации.

[1] *'Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне".

[2] "Указ Президента РФ от 11 февраля 2006г. № 90 "О перечне сведений, отнесенных I к государственной тайне".

[3] • Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государствен­ную тайну, к различным степеням секретности".

[4] Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утвержде­нии перечня сведений конфиденциального характера".

[5] Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 153-ФЗ "О персональных данных".

[6] Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

[7] Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1993 г. № 358-Р ["Об обеспечении сохранности документов по личному составу"}.

[8] ^м Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.) / Росархив, ВНИИДАД. М., 2003.

[9] Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учрежде­ния, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19 января 1995г. № 2). "

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: