Главная

Популярная публикация

Научная публикация

Случайная публикация

Обратная связь

ТОР 5 статей:

Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия

Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века

Ценовые и неценовые факторы

Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка

Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы

КАТЕГОРИИ:






Текстовой документ: его функции в социальных системах




Содержание

 

Стр.

Введение............................................................................................................2

РАЗДЕЛ 1. Понятие, сущность и история развития понятия «текстовой документ»

1.1. Текстовое документирование и формы текстового документа……….4

1.2.Текстовой документ: его функции в социальных системах……………5

РАЗДЕЛ 2. Процесс подготовки текстового документа

2.1. Общие требования к текстовым документам………………………...11

2.2. Требования к созданию текста документа……………………………12

Вывод................................................................................................................16

Список использованной литературы ………………….………………….17

 

ВВЕДЕНИЕ

Документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования человеком и составляется человеком либо непосредственно путем письма, либо при помощи постоянно изменяющихся технических средств. В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т. п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т. к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.
Цель работы – рассмотреть понятие «текстовой документ», его формы и процесс подготовки.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
Изучить исторический аспект развития текстового документирования;
Рассмотреть требования к составлению текста документа;
Перечислить состав обязательных реквизитов текстового документа. При написании работы использовались учебные пособия по делопроизводству различных авторов, таких как: Васильева И. Н., Березина Н. М., Кирсанова М. В., Стенюков М. В. Кроме этого, в работе использованы материалы периодических изданий, в частности, журнал «Делопроизводство».

 

 

РАЗДЕЛ 1.

Понятие, сущность и история развития понятия «текстовой документ»

1.1. Текстовое документирование и формы текстового документа Документирование - это фиксация информации на материальном носителе, т. е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин "документирование" и определение этого понятия стандартизованы. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ", документирование - это "запись информации на различных носителях по установленным правилам". Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией. Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин). Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т. е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:
Пиктографическое;
Идеографическое (логографическое);
Слоговое (силлабическое);
Буквенно-звуковое (алфавитное,фонемографическое).
Пиктографическое письмо (от лат. "pictus" - писанный красками, рисованный и греч. "grapho" - пишу, т. е. рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тыс. до Р. Х. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей - племён, союзов племён - создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее - военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма и др. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки - до конца 19 века. Особенность пиктографического письма заключается в его доступности, поскольку оно не связано с конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке. Не случайно многие пиктографические знаки используются и в настоящее время: в рекламе, в компьютерных программах, дорожные знаки, олимпийская символика, изображение черепа и скрещённых костей на ёмкостях с ядовитыми веществами и т.д.
Однако пиктографическому письму присущи значительные недостатки. Одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкована. С помощью пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные понятия (ум, смелость, совесть).
Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разлагать речь на отдельные элементы - слова. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие человеческие потребности. И тогда на его основе возникло более совершенное - идеографическое письмо (от греч. "idea".
В идеографическом письме информация фиксируется дословно. Графические знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определённые начертания и передают уже отдельные слова, т. е. звуковую речь. Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. до Р. Х. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно-слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идеограмма. Некоторые идеографические знаки широко используются в настоящее время и другими народами: математические (v,?,?,?, %), музыкальные знаки (d, d), денежные символы ($,?,?), знак параграфа () и др.

Текстовой документ: его функции в социальных системах

Третьим этапом развития письма стало слоговое или силлабическое письмо (от греч. "sullabe" - слог), в котором каждый графический знак обозначает слог. Слоговые системы появились во 2-1 тыс. до Р. Х. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними - японская слоговая азбука "кана" и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко распространены в Индии и Юго-Восточной Азии. Из слогового письма во 2 тыс. до Р. Х. возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук - фонему (от греч. "phonema" - звук), поэтому его нередко называют фонемографическим. Буквенно-звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализованно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки). Родоначальником всех видов алфавитного письма, как полагают учёные, стало древнесемитское (финикийское) консонантное письмо. Финикийцы придали знакам алфавита удобную для начертания форму. Будучи активными мореплавателями и торговцами, они быстро распространили, начиная с 9 в. до Р. Х., свой алфавит среди многих народов Средиземноморья. От финикийцев алфавит заимствовали греки. Греческий классический алфавит, возникший к 403 г. до Р. Х., содержал 17 согласных и 7 гласных букв. На основе греческого алфавита возникло латинское письмо, послужившее, в свою очередь, базой для большинства западных алфавитов. В настоящее время построенным на латинской основе письмом пользуется около трети населения планеты. В скорописной (курсивной) форме финикийский алфавит получил широкое распространение в странах Ближнего и Среднего Востока, положив начало всем восточным алфавитам. Греческий алфавит лёг в основу славянской азбуки. Её создание во второй половине 9 в. связано с именами известных просветителей Кирилла и Мефодия. Древнеславянское письмо имело две графических разновидности - кириллицу и глаголицу. Кириллица, вытеснив глаголицу, просуществовала без сколько-нибудь серьёзных изменений до начала 18 века. Первоначально кирилловская азбука насчитывала 38 букв, затем их число увеличилось до 43. Причём только 24 буквы составители заимствовали из греческого алфавита, остальные же были специально созданы для передачи звуков славянской речи. Впоследствии русское письмо непрерывно развивалось, в том числе и под воздействием государственных орфографических реформ - прежде всего Петровской (1707-1710 гг.) и советской (1917-1918 гг.). В результате из алфавита был изъят ряд букв:?(омега),?(пси), Ё (и),?(фита) и др. Современный русский алфавит насчитывает 33 буквы.
Таким образом, развитие письма прошло длительный исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них - к более простым слоговым и буквенно-звуковым. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определённую роль в этом процессе сыграли также материалы и орудия, применявшиеся в разные эпохи для письма. Начертательное письмо и в наши дни остаётся важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках. Одновременно с появлением письменности возникла проблема ускорения записи человеческой речи, поскольку скорость произнесения слов примерно в 5-6 раз быстрее их письменного изображения. Обычным письмом можно записать 15-20 слов в минуту, тогда как живая речь может произноситься со скоростью около 100 слов в минуту и выше. Не случайно ещё в древности стали предприниматься небезуспешные попытки приблизить скорость письма к устной речи. Так возникла стенография (от греч. "stenуs" - узкий, тесный и "grapho" - пишу). В Древней Греции она была известна уже в 350 г. до Р. Х. Однако первое известное в истории применение стенографии относится к 63 г. до Р. Х., когда скоростным письмом была произведена запись речи римского сенатора Катона. Изобретателем латинского стенографического письма стал Тирон - раб знаменитого римского оратора Цицерона, исполнявший обязанности его литературного секретаря. В честь изобретателя латинская стенография получила название "тироновых нот". На первых порах стенография была словной, т. е. каждому слову соответствовал свой знак, который нужно было запомнить. Первоначально число таких знаков составляло около 5 тыс., а в дальнейшем достигло 13 тыс., что весьма затрудняло практическое использование стенографии. Выход был найден в изобретении в начале 17 в. буквенной системы, автором которой стал англичанин Уиллис. Именно буквенная система стенографии получила впоследствии достаточно широкое распространение во многих странах мира. На протяжении нескольких столетий было создано множество разновидностей этой системы, которые в конечном счёте сводятся к двум основным - геометрической и курсивной. В основу первой положены прямая линия, точка, круг и его части, а в основу второй - овал и части букв обыкновенного быстрого письма. В буквенной системе стенографии каждой букве соответствует свой стенографический знак. Вместе с тем широко используются приёмы идеографического, слогового, словного и даже фразового письма. В последнем случае стенографический знак выражает часть фразы или даже целую фразу. Стенография, таким образом, по-своему отражает все основные этапы развития письма51.

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т. п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т. к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить. Государственные органы на основе и с помощью документов вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов в суде. В управленческой сфере текстовый документ является: 1) носителем информации; 2)средством фиксации и передачи управленческих решений. Особое место отводится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информации и т. п. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие частей (структурных подразделений), организации, предприятия, фирмы. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы. Текстовые документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без текстовых документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью текстовых документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность. Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют текстовые документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями Трудового кодекса и Инструкции по ведению трудовых книжек. Текстовые документы, документальные системы являются одним из важнейших средств, при помощи которых осуществляется значительная часть коммуникаций между людьми, общение их между собой в процессе функционирования больших социальных, экономических, технических систем управления, и они представляют собой тот вид относительно не слишком сложных систем, где влияние психологических факторов оказывается весьма существенным. Мы исходим из того, что документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен в конце концов для восприятия и использования человеком и составляется человеком либо непосредственно путем письма, либо при помощи постоянно изменяющихся технических средств. И, несмотря на унификацию документирования, на использование вычислительной техники содержание документа, его форма и язык в значительной степени отражают психологические особенности автора или составителя и, с другой стороны, воспринимаются адресатом в зависимости от его психологических свойств и особенностей. Кроме того, текстовый документ представляет собой исторический феномен и является продуктом и отражением исторически сложившихся отношений, исторически обусловленных психологических факторов, которые иногда вступают в противоречия с требованиями сегодняшнего дня, но, безусловно, должны приниматься во внимание. Текстовый документ во всех его проявлениях - явление социальное; его появление положило начало развитию цивилизации, он сопровождает человека на всех этапах его жизни и деятельности. Функции его рядом с человеком многосторонни, о чем писали специалисты в области документоведения. Но во все периоды и во всех ситуациях текстовые документы имеют основные, общие для всех функции, которые вызвали появление документов и остаются главными до настоящего времени: Фиксация, сохранение и многократное транслирование зафиксированной информации во времени и на расстояние (например, пересылка по почте или сохранение в течение столетий в архиве для передачи информации потомкам)
Материализация, осуществление каких-либо действий, процессов, которые находят выражение только в текстовом документе (например, объявление благодарности)
Служить средством доказательства наличия того или иного действия, события (например, свидетельство о рождении, справка об уплаченных налога.
Все другие функции являются вторичными и реализуются особенно в разных условиях существования текстового документа. Главное заключается в том, что каждый документ по природе своей полифункционален, и для документоведения важно установление базовых функций и обеспечение возможности их реализации путем выработки соответствующих делопроизводственных правил. Все текстовые документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие текстовые документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

 

РАЗДЕЛ 2.






Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:

vikidalka.ru - 2015-2024 год. Все права принадлежат их авторам! Нарушение авторских прав | Нарушение персональных данных