Форматирование таблицы

Процесс форматирования сводится к установке требуемых параметров для ячеек и областей рабочего листа. Для изменения параметров используются либо кнопки панели Форматирование, либо команда Формат/Ячейки с последующим выбором соответствующих вкладок (Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита).

Обычно информация вводится в ячейки в формате Общий, который используется для отображения как текстовых, так и числовых значений произвольного типа. Иногда бывает, что в ячейке отображается дата вместо числа. В этом случае нужно в контекстном меню выполнить команду Формат ячеек…, на вкладке Число выбрать формат Числовые, установив, в окне справа нужные параметры формата.

Для изменения цвета фона и цвета линий можно использовать как кнопки панели Форматирование, так и команды меню Формат или контекстного меню.

Кнопка Внешние границы на панели Форматирование служит для прорисовки рамок в таблице.

Использование команды Формат/Условное форматирование… позволяет настроить цвет заполнения фона выделенных ячеек и цвет шрифта в них в зависимости от некоторых условий. Например, при вводе положительных чисел один цвет чисел, при вводе чисел, превышающих некоторое значение – другой цвет и т.д.

Для оформления заголовков таблицы удобно пользоваться инструментом Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование или во вкладке Выравнивание установить флажок Объединить ячейки и флажок Переносить по словам.

В Excel 2007 можно быстро форматировать данные таблиц на листе, используя темы и конкретные стили. Тема представляет собой заранее определенный набор цветов, шрифтов, линий и эффектов заливок, который можно применить ко всей книге или к ее отдельным элементам, например, диаграммам или таблицам. Для очистки содержимого ячеек служит кнопка Очистить на вкладке Главная. На этой же вкладке находятся инструменты групп Шрифт, Выравнивание, Число, Ячейки, позволяющие выполнять операции форматирования и редактирования ячеек. Чтобы задать условие для форматирования необходимо на вкладке Главная выбрать кнопку Условное форматирование и затем кнопку Создать правило, где можно выбрать тип правила и задать параметры.

Фиксирование заголовков. Если таблица большая, то при вертикальной прокрутке из поля зрения будет исчезать шапка таблицы, что затруднит ввод данных. Для фиксации шапки следует поместить курсор в нужное место с учетом того, что закрепляется область левее и выше расположения курсора, и выполнить команду Окно/Закрепить области. Для отмены закрепления нужно выполнить команду Окно/Снять закрепление областей.

В Excel 2007 закрепить области можно с помощью команды Закрепить области на вкладке Вид.

Вычисления в Excel

Выполнение всех математических расчетов выполняется с помощью формул. В формулах используются адреса ячеек, состоящие из буквы столбца и номера строки, например, А2, В7, С34 и т.д. При вводе формул надо соблюдать следующие правила:

· все формулы начинаются со знака «=»;

· в адресе ячеек используют только латинские буквы;

· в адресе ячеек можно указывать как одну ячейку, так и диапазон, при этом используются символы «:» – диапазона и «;» – объединения;

· арифметические операции обозначаются символами: «*» – умножение, «/» – деление, «+» – сложение, «-» – вычитание, «^» – возведение в степень;

· для отделения целой части числа от дробной используют запятую;

· аргументы функций разделяются между собой символом «;»;

Например:

= A2*2,2+СУММА(С1:С10)

= МАКС(A1:D4;F1:H4)

Формулы можно копировать и перемещать обычным способом, при этом автоматически меняются адреса ячеек.

Ссылки на ячейки в формулах. Существуют относительные, абсолютные и смешанные ссылки. По умолчанию для указания адреса ячейки в Excel применяется относительная ссылка. При перемещении или копировании формулы относительная ссылка изменяется, исходя из той позиции, куда переносится формула.

При необходимости ввода в формулу значения из фиксированной ячейки используется абсолютная ссылка. Абсолютные ссылки обозначаются знаком доллара «$» перед буквой столбца или (и) цифрой строки, которые должны оставаться неизменными. Например, запись $А$4 означает, что независимо от того, где будет находиться формула, она всегда будет искать значение, помещенное в ячейку А4.

Ссылки могут быть также смешанными. Если нужно зафиксировать столбец, то знак $ ставится перед буквой столбца, например, $А7. Если необходимо зафиксировать строку, то знак $ ставится перед номером строки, например, А$7.

Кроме ссылок на ячейки текущего рабочего листа, в формулах и функциях могут быть ссылки на ячейки других рабочих листов текущей рабочей книги (внутренние ссылки) или другой рабочей книги (внешние ссылки). Ссылка на данные другого рабочего листа имеет вид: Имя рабочего листа!Имя ячейки

Например: Лист1!A1

Объемные ссылки – это ссылки на ячейки диапазона листов в книге. Например, формула: =СУММ(Лист1:Лист6!В1:В20) вычисляет сумму всех значений из диапазонов (В1:В20), расположенных на шести листах.

Если в формуле нужно использовать данные из другой рабочей книги, необходимо, чтобы оба файла были предварительно открыты. Общий вид ссылки в данном случае имеет вид:

[ Имя книги]Имя рабочего листа!Имя ячейки

Например: [Книга2]Лист2!D5

Если нужно обратиться к ячейке не открытого файла, то в ссылке необходимо указать полный путь доступа к папке, где хранится книга: “C:\Имя папки\[Имя книги.xls]Лист5”!$A$3.

Изменение типа ссылок. Чтобы изменить тип ссылок с относительной на абсолютную или на смешенную, нужно нажать клавишу F4. Причемкаждое очередное нажатие изменяет тип ссылки.

Использование встроенных функций. Для выполнения вычислений в Excel можно использовать встроенные функции: математические, логические, финансовые, текстовые, даты и времени и др. Чтобы вставить встроенную функцию надо активизировать ячейку и нажать кнопку (Вставка функции) на панели Стандартная. В появившемся окне выбрать категорию функции, имя и щелкнуть кнопку Ок. Выбранная функция внесется в активную ячейку и откроется следующее диалоговое окно, в котором надо ввести диапазон ячеек (или выделить диапазон ячеек с помощью мыши) и нажать Ок.

Одна из самых простых и часто используемых в Excel функций – это функция автоматического суммирования. Кнопка Автосумма находится на панели Стандартная.

Логические функции. Предназначены для проверки выполнения условия или для проверки нескольких условий. К ним относятся функции: ЕСЛИ, И, НЕ, ИЛИ.

Функция ЕСЛИ используется для выбора направления вычислений. Например: = ЕСЛИ (Е3>2; 0.5*D3; 0)