Кадрове діловодство

Документи з кадрово-контрактових питань — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.

Автобіографія — це документ, в якому особа, що складає його, дає опис свого життя і діяльності. Основна вимога до такого документа — досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу. Кожне нове повідомлення починається з абзацу. В автобіографії обов'язково вказуються:

· Прізвище, ім'я та по батькові (Я, Петренко Сергій Миколайович).

· Дата народження (народився 9 серпня 1977 р.).

· Місце народження (місто, село, район, станція, селище, область).

· Короткі відомості про сім'ю, в якій народився (батько, мати, рік народження, їх місце проживання, місце роботи).

· Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися і протягом якого часу).

· Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад).

· Відомості про громадську роботу (усі її види).

· Короткі відомості про сім'ю (чоловік, дружина, діти, місце роботи, посада, місце навчання, вік).

· Дата і підпис автора.

Примітка — Заголовок (автобіографія) пишеться посередині рядка, трохи нижче верхнього поля. Кожне нове повідомлення повинне починатися з абзацу. Усі дати пишуться за таким зразком: 10 вересня 1983 року, у лютому 1986 р., протягом 1985/86 навчального року. Дата написання вміщується ліворуч під текстом, підпис автора — праворуч.

Характеристика — документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. У кожній характеристиці повинні бути чотири частини, що логічно пов'язані між собою. Перша — анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду (вчений ступінь і звання), рік народження, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик. Друга — дані про трудову діяльність (факс, тривалість роботи, рівень професійної майстерності та інше). Третя — власне характеристика, ставлення до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, відносини у трудовому колективі. Тут же міститься згадка про урядові винагороди або заохочення. Четверта — висновки, де зазначено призначення характеристики. Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

Контракт — це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством чи установою й працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності.Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці згідно із Законами України «Про підприємство», «Про власність», які свідчать: «Громадянинові належить виняткове право розпоряджатися своїми здібностями до виробничої і творчої праці, він здійснює це право незалежно або на основі договору». Розрізняють контракти на управління підприємством, контракти на організацію ведення бухгалтерського обліку у товаристві та контракти на виконання обов'язків (трудові договори).

Контракти повинні мати такі реквізити:

· Загальні положення.

· Функції та обов’язки.

· Компенсація та права.

· Формування й умови діяльності.

· Оплата праці й соціально-побутове забезпечення.

· Відповідальність сторін, розв'язання суперечок.

· Умови праці та відпочинку.

· Зміна та розірвання контракту.

· Термін дії та інші умови контракту.

· Адреси сторін та інші відомості.

При укладанні, зміні, виконанні та припиненні контрактів застосовуються такі документи:

· Наказ про прийняття на роботу за контрактом.

· Додаткова угода до контракту.

· Угода про дострокове розірвання контракту.

· Наказ про розірвання контракту.

· Заява про дострокове розірвання контракту.

· Ухвала підприємства про дострокове розірвання котракту.

Контракт складається у двох примірниках — по одному для кожної сторони. Про це зазначається у тексті контракту.

Трудові угоди — це документи, що укладаються між організаціями і працівниками, які не входять до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами та підприємствами.

Трудова угода повинна мати такі реквізити:

· Назва документа (трудова угода).

· Дата і місце складання.

· Перелік сторін, що уклали угоду.

· Зміст угоди із зазначенням обовў язків виконавця і замовника.

· Юридичні адреси сторін.

· Печатка підприємства або організації.

Укладається в кількох примірниках, один з яких видається виконавцеві, а інші зберігаються у справі організації-замовника.

Кадрова служба

Робота з кадрами підприємства здійснюється спеціалізованим функціональним підрозділом підприємства — кадровою службою. Роль кадрової служби в апараті управління підприємством невпинно зростає: постійно виникає необхідність в обґрунтованому підборі, організації навчання, підвищенні кваліфікації, правильній оцінці і вихованні кадрів підприємства. За статусом служба управління персоналом є самостійним структурним підрозділом підприємства. Керує діяльністю служби, як правило, директор з кадрів, у підпорядкуванні якого можуть знаходитися ряд відділів, секторів, або груп окремих працівників, утворених за функціональним принципом (відділ кадрів, сектор навчання і розвитку персоналу, група стимулювання і оплати праці, менеджер з комунікацій, інженер з техніки безпеки і т. д.).

До функцій кадрової служби підприємства належать: визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення і руху кадрів; організація підбору, розміщення і виховання персоналу; дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників підприємства; організація діловодства з роботи з персоналом; оцінка і атестація персоналу підприємства; організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу; формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління просуванням за службою; поліпшення умов роботи і рішення соціальних питань; розвиток мотивації, кар'єри працівників. Усі види роботи з персоналом у підприємстві пов'язані з функціями кадрової служби, взаємозалежні між собою, мають конкретний науковий і практичний зміст, а також мотивують працю працівників кадрової служби щодо їх виконання. Робота кадрових служб має свою специфіку відповідно до особливостей керованого об'єкта, що характеризуються профілем його діяльності (виробнича, комерційна, фінансова і т. д.). Структура кадрової служби може бути різною залежно від специфіки, масштабів діяльності підприємства, стратегії і тактики роботи з персоналом. Для малого приватного підприємства найбільш характерним є здійснення функцій кадрової служби одним працівником або сполучення посади кадровика з якою-небудь іншою. У великій виробничій або комерційній структурі виникає необхідність у створенні розгалуженої служби управління персоналом за різними напрямками діяльності в сфері людських ресурсів, що очолюється директором по персоналу або заступником генерального директора. Діяльність кадрової служби підприємства регламентується Положенням про кадрову службу. Це положення включає такі розділи: Загальні положення: повинно бути зазначено, що кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління і підлегла керівнику підприємства.

Задачі відділу: вказуються задачі щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни.

Функції відділу: визначаються, виходячи із встановлених перед ним задач. Типовими основними функціями підрозділу є:

· участь у розробленні і реалізації цілей і політики підприємства в галузі управління людськими ресурсами; розроблення і реалізація комплексу планів і програм розвитку персоналу підприємства;

· прогнозування і планування потреби в персоналі;

· формування резерву кадрів на основі аналізу загальної і додаткової потреби в персоналі і політики планування кар'єри;

· організація навчання персоналу із застосуванням методів діагностики і оцінки ефективності персоналу;

· забезпечення соціальної рівноваги, впровадження заходів щодо підтримки сприятливого соціально-психологічного клімату у підприємстві, проведення психологічного тестування персоналу та ін.;

· підвищення ефективності роботи персоналу на основі раціоналізації структур і штатів, управління дисципліною;

· удосконалення організації оплати і стимулювання працівників підприємства;

· забезпечення дотримання норм трудового законодавства в роботі з кадрами;

· постійне удосконалення форм і методів управління кадрами на основі впровадження сучасних технологій роботи з персоналом;

· здійснення консультування і підготовки рекомендацій керівництву підприємства з питань правомірного захисту від протиправних дій;

· здійснення представницьких функцій.

Права відділу: виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства. Роль кадрових служб у формуванні виробничих колективів й їхньому розвитку. Кадрові служби займають одне із провідних місць в апараті управління державними організаціями й приватними фірмами. Як правило, вони комплектуються досвідченими працівниками, що добре знають всі сторони життя організацій і фірм, завдання й функції їх підрозділів. При цьому особлива увага приділяється їхньому матеріальному становищу: якщо в минулі роки заробітна плата кадрових працівників становила 60% заробітку фахівців з маркетингу, то зараз - 80-85% окладу цієї високооплачуваної категорії управлінського персоналу. Виконанню ключових функцій підпорядкована структура кадрових служб, до складу якої входять підрозділи, що займаються робочим персоналом, і окремі підрозділи, що забезпечують комплектування керівних кадрів. Останні підпорядковуються безпосередньо одному із статс-секретарів у міністерствах і відомствах або президентові приватної фірми. Саме ці служби виділяють молодих перспективних фахівців, організують їх послідовне переміщення за підрозділами, вирішують питання направлення на навчання. Вони ж здійснюють підбоір кандидатів на керівні посади з сторони.

3 Види кадрових документів:

Накази

Значну підгрупу документі по кадрах становлять накази. Оформлення таких документів має свої особливості.

Наказ – це документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань. Кадровими наказами (щодо особового складу) оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу". Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. До наказів по особовому складу залучають індекс "К" або "ВК". На практиці набули широкого розповсюдження уніфіковані накази по кадрах.

Уніфікований наказ – це трафаретний документ, надрукований з обох сторін на бланку формату А4. Вони складені у вигляді таблиць. Їх форма на багатьох підприємствах розрахована на обробку засобами оперативної техніки. До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

У наказах про прийняття на роботу обов’язково зазначають:

• а) на яку посаду;
• б) до якого структурного підрозділу;
• в) з якого числа оформляється на роботу;
• г) вид прийняття на роботу (на постійне, тимчасову, за сумісництвом).
• д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.

У наказах про надання відпустки вказують:

• а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стан роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами)
• б) загальна кількість робочих днів.
• в) дата виходу у відпустку і повернення
• г) період, за який надано відпустку.

У наказах про звільнення працівників зазначають:

• а) дату звільнення;
• б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.

Реквізити наказу:

• Назва виду документу.
• Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.
• Місце видання.
• Номер.
• Індекс.
• Дата.
• Заголовок до тексту.
• Текст, що складається з двох частин: констатувальної, де констатуються та аналізуються факти; розпорядчої, де подаються розпорядження, заохочення, стягнення.
• Підпис керівника установи
• Печатка

Трудова книжка

Трудова книжка – це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу. Тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається особливе значення. Порядок заповнення цього документа регламентується ст. 48 Кодексу Законів про Працю України та іншими нормативними актами. При вступі на роботу трудова книжка заповнюється у 5-денний термін. До неї заносяться відомості про трудову діяльність та заохочення. Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, на якому працює працівник. Трудова книжка повертається у тому випадку, коли працівник звільняється з роботи. У разі втрати трудової книжки видається дублікат за місцем останньої роботи. Трудова книжка може видаватися працівникові з відділу кадрів на короткий час. Трудова книжка ведеться тільки за основним місцем роботи.. працівникам, які працюють по сумісництву, трудові книжки не ведуться. Особи, які вперше поступають на роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом, військовий квиток, а звільнені з місця позбавлення волі зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.

Особова картка

Особова картка – це документ, який служить для аналізу складу і обліку кадрів. Особова картка заводиться після того, як відділ кадрів одержав наказ про прийняття працівника на роботу. Заводиться вона на кожного працівника. Заповнюється особова картка тільки на підставі поданих документів (паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома). На підставі паспорта записуються прізвище, ім’я, по-батькові; рік та місце народження, домашню адресу, номер і серія паспорта, а також термін його дії, ким і коли виданий. На основі військового квитка записуються відомості про військовий облік. Записи про стаж роботи переносяться з трудової книжки. Обов’язкові в особовій картці – дата заповнення і підпис її власника. На зворотній стороні картки роблять відмітки про всі призначенні і переміщення на даному підприємстві, записують відпустки, а також проставляють дату, номер наказу. Особова картка зберігається у відділі кадрів.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: