Особовий листок з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ що заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання. Він узагальнює автобіографічні відомості про громадянина шляхом фіксації їх у таблиці.

Реквізити особливого листка з обліку кадрів:

• Назва виду документу.
• Прізвище, ім’я, по-батькові; дата і місце народження.
• Фотографія того, хто заповнює документ.
• Відомості про наукові ступені, вчені звання.
• Якими мовами володіє.
• Трудова діяльність.
• Державні нагороди.
• Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.
• Відомості про родину.
• Паспортні дані.
• Домашня адреса.
• Особистий підпис.
• Дата заповнення.

Графік відпусток

Кожна організація чи установа перед початком кожного року зобов’язана складати графік відпусток. Проект його готує відділ кадрів, який попередньо погоджується з керівниками підрозділів. Графік відпусток погоджується і затверджується керівником підприємства і ознайомлюється з усіма працівниками.

Доручення

Доручення – це документ, який організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Залежно від суб’єкта, дії доручення поділяються на:

• особисті (особа доручає особі);
• офіційні (установа доручає особі чи установі);

Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Реквізити особистого доручення:

• Назва виду документа.
• Текст.
• Дата.
• Підпис особи, яка склала доручення.
• Завірення підпису.

Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.

Реквізити офіційного доручення:

• Штамп.
• Номер.
• Дата.
• Назва виду документу.
• Текст.
• Зразок підпису особи, якій видано доручення.
• Підпис керівника установи.
• Печатка.

Текст доручення містить такі відомості:

• прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи (в офіційному дорученні – назва установи), яка видає доручення;
• прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи, якій видається доручення;
• назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в якій особа здійснює свою діяльність;
• напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість;
• термін дії доручення;
• назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, якій видається доручення.

Розписка

Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі і отримання документів, товарів, грошей.

Реквізити розписки:

• Назва виду документа;
• Текст, що містить: прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей; прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка передала цінності; у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами); відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримує цінності; підстава передачі і отримання цінності;
• Дата;
• Підпис особи, яка отримала цінності;
• Завірення підпису (у приватній розписці).

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа – представник установи – отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

Заява — документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Офіційне повідомлення в усній формі, в якому викладається певне прохання, теж називається заявою. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні і зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті.

Заяви бувають:

зовнішні:

• особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);
• службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса установи, підприємства з усіма належними реквізитами.

внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Реквізити: У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

• адресат(назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява);

Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (назва установи або посада, приізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява).

• Адресант(назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по-батькові, адреса того, хто подає заяву. Якщо заява адресується до тієї організації, де працює адресант, домашню адресу не зазначається. (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

• назва виду документа;

Нижче реквізиту адресат посередині рядка слово "Заява" пишеться з великої літери й крапка не ставиться.

• текст; З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обгрунтуванням.

• підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження її правомірності. Цей реквізит застосовується у написанні складної заяви.

Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.

• Дата;

• підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. РізновидамиЧ заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

Зразок заяви про прийняття на роботу:

Директору ТОВ «Меделін» Погореловому Микиті Сергійовичу

Осипенко Наталії Володимирівни Яка мешкає за адресю м. Київ, бул. Перова, буд. 4, кв 58 Заява

Прошу взяти мене на роботу в ТОВ «Мадалін» на посаду секретаря з 15 лютого 2013 року. До заяви додаю:

1) трудову книжку

2) копію диплома

3) характеристику з попереднього місця роботи

10. 01. 2013 р. Підпис

Зразок заяви про звільнення з роботи:

Директору ТОВ «Меделін»

Погореловому М.С.

Від секретаря Осипенко Наталії Володимирівни

Заява

Прошу звільнити мене із займаної мною посади секретаря з 28 лютого 2013 року, відповідно до п.1 ст. 36 КЗпП України за власним бажанням

28.02.2013р. Підпис

Заява на відпустку:

Директору ТОВ «Меделін» Погореловому М.С.

Від Осипенко Наталії Володимирівни

Заява

Прошу Вас надати мені щорічну відпустку тривалістю 24 календарних днів з 25 травня 2013р.

20.05.2013р. Підпис

Заява про переведення на іншу посаду:

Директору ТОВ «Меделін» Погореловому М.С.

Від ОсипенкоНаталії Володимирівни

Заява

Прошу перевести мене на посаду офіс- менеджер з 15 вересня 2013 р., з окладом згідно штатного розкладу та раніше встановленим режимом роботи

10.09.2013р Підпис

Висновок:

До якостей роботи особи, яка претендує на посаду секретаря, існують певні вимоги. Ці критерії й обмеження можна розділити на дві категорії: вимоги до ділових людей та особистих якостей. У практичній діяльності секретаря керівника підприємства (організації, установи) ведення діловодства займає одне з чільних місць. Для цього висновку можна прийти хоча б після ознайомлення з обов’язками представників цієї професії, що наводяться у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336. цей документ, до речі, є основою для складання посадових інструкцій працівників на підприємствах (організаціях, установах) різних форм власності. Зокрема, кваліфікаційна характеристика передбачає наступні завдання та обов’язки секретаря:

· виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства (організації, установи);

· приймає кореспонденцію, яка находить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей;

· веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки й прийняття рішень;

· приймає документи й особисті заяви на підпис керівником підприємства (організації установи);

· готує документи й матеріали, необхідні для роботи керівникові;

· стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування;

· організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс та ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану на каналах зв’язку;

· за доручення керівника складає листи, запити, іншу документацію, готує відповіді авторам листів;

· виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад;

· здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства (організації установи) виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства (організації установи), що взяті на контроль;

· веде контрольно-реєстраційну картотеку;

· забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі;

· друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або, вводить поточну інформацію в банк даних;

· організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;

· формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву;

· копією документи на персональному ксероксі.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: