ОСВОБОДИТЕ СВОЙ РАЗУМ ДЛЯ ТВОРЧЕСТВА

Дэвид Аллен

Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни

Вступление: упростите путь к спокойствию

Отличительной особенностью максимальной продуктивности любой деятельности является достижение цели с приложением минимально возможных усилий, будь то производство мебели, строительство автострад, или просто весёлое времяпрепровождение. Факт того, что вообще прикладываются какие-то «усилия», подразумевает, что мы противостоим сопротивлению и препятствиям, возникающим при любой деятельности. Имеется множество вещей, которые способны улучшить продуктивность путём увеличения эффективности взаимодействия с помехами, барьерами и отвлечениями, которые возникают на нашем пути — со всем тем, что противостоит нам или ослабляет наше движение вперёд. В мире, полностью лишённом сопротивления, всё появлялось бы сразу, как только представлялось — не было бы никакой потребности в обучении достижению большей гибкости и концентрации, а также во всяческих хороших системах и подходах. Однако, в мире, в котором и вы, и я обитаем, чтобы реально получить то, что мы хотим, да ещё и с наибольшей эффективностью, мы должны быть готовы ко всему. И всегда есть вещи, которые мы можем сделать для облегчения стремительного достижения целей и сохранения этого темпа и дальше.

Я потратил больше двух десятилетий, исследуя лучшие методы достижения более спокойного, позитивного и жизнеспособного образа жизни и работы. И как консультант по управлению и достижению максимальной продуктивности, я помог тысячам профессионалов внедрить то, что я обнаружил, чтобы они смогли работать более продуктивно и получать от этого ещё большее удовольствие. Когда люди получают в своё распоряжение метод достижения того самого баланса ежедневно прикладываемых усилий, независимо от того, что происходит, они становятся способными к проявлению большей интуиции и творческого потенциала. Они становятся более продвинутыми в обработке информации, управлении своими мыслями и чувствами, сосредоточенности на результатах, и доверии самому себе в суждениях о том, что надо делать дальше. У них есть систематический подход к самим себе и своей работе, который намного более полезен, чем простая надежда на возможность быстро разрулить давящие кризисы окружающего мира. Когда люди знают, что у них для любой ситуации имеется соответствующая случаю модель поведения, они более спокойны. А когда они спокойны, всё улучшается. Выполняется больше работы с меньшим количеством усилий, и проявляется ещё куча других замечательных побочных эффектов, которые являются приятным дополнением к желаемым результатам и общему качеству жизни.

Происхождение методов, которые я преподаю, восходит к тем системам и моделям поведения, которые, как я обнаружил, способны поддерживать нас в нашей лучшей форме. С начала 1980-х, они показали себя очень эффективными независимо от уровня применения — и для отдельных людей и для организаций. Этапы данной методики и всего процесса были описаны в моей первой книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Её успех во всём мире показал, что люди широкого спектра культур и карьер оказались готовы к этой информации и жаждали перемен. Они устали от ощущения подавленности своей работой и делами повседневной жизни и хотели вернуть утерянные возможности творческого мышления. Они искали новый подход, систему, на которую можно было бы рассчитывать, независимо от того, какую работу они выполняли или какой выдался сложный день. Им нужна была структура — но структура естественная, которая соответствовала бы их сложному образу жизни и обеспечивала бы больше свободы, а не больше ограничений.

В то время, когда я разрабатывал и внедрял элементы своего метода — что, когда, и как делать, которые и составляют основу всей методики, я начал делать кое-что ещё: я стал записывать, что скрывается за этими действиями. Почему они сработали так хорошо? Почему они помогли достичь максимальной степени производительности в какой-либо деятельности и заставили почувствовать себя лучше? Был ли какой-то глубокий смысл в этой работе? Какой фундамент скрывается за этим успехом? В основе, как оказалось, лежали основные принципы, из которых и состоит вся методология — факторы, которые оставались действенными независимо от того, когда, где или кем они были применены.

Кто-то может быть превосходным водителем гоночного автомобиля, не зная ничего о гравитации, даже притом, что гравитация является основной силой, влияющей на всё, что делается за рулевым колесом. Чтобы выиграть гонки, водитель должен только справиться с управлением, скоростью на прямых участках и техникой поворотов, а также не забывать всегда держать автомобиль под контролем. Вы делаете свою работу, а гравитация делает свою. Управляйте собой, и автомобиль будет прекрасно управляем. Но что, если уверенное вождение через некоторое время станет для вас не достаточным? Что, если вы захотите знать больше о том, почему ваши навыки работают так хорошо, и как они препятствуют возникновению аварий? Что, если вы захотите стать ближе к секретам, скрывающимся за вашими собственными успехами? И что, если понимание этих секретов приведёт к увеличению продуктивности и даже ещё большим достижениям?

В 1997 году я начал исследовать эти вопросы, собирая ряд принципов, которые, как мне казалось, лежали в основе продуктивного поведения, и стал писать неофициальные эссе о значении и применении этих истин в повседневной жизни. Я начал утверждаться в своей основной предпосылке, что способность быть производительным прямо пропорциональна способности расслабляться. Далее я исследовал четыре главных области продуктивного поведения:

1. Сбор и обособление всех наших внутренних и внешних «открытых вопросов», чтобы восстановить ясность и энергию.

2. Сознательное управление собственной концентрацией в пределах множества уровней результатов и ответственностей, которыми мы связаны.

3. Создание структур, которым можно доверять, и постоянное их использование для переключения концентрации и напоминаний по мере необходимости.

4. Сведение всего этого к гибкому продвижению вперёд на физическом уровне конкретных действий.

Я обнаружил, что люди не нуждались в ещё большей дисциплине как таковой — им нужен был дисциплинированный подход. Они не должны были работать ещё усерднее — им надо было лучше определить свою работу с учётом множества уровней детализации, и оставаться сосредоточенными на всех из них одновременно.

За всем этим лежит концепция «кристально чистого сознания», с основами которой я столкнулся много лет назад, изучая каратэ. Когда Вы бросаете гальку в водоем, что делает вода? Она отвечает в полном соответствии с силой броска и массой камня. Она не делает ничего больше и ничего меньше. Она реагирует не слишком остро и не слишком вяло. Она не реагирует вообще. Она просто взаимодействует с тем, что к ней приходит, и затем возвращается в своё естественное состояние. Вода делает так только потому, что она сама по себе такова. Человек может действовать таким же образом, только если он или она имеет сознательную систему, и если эта система построена на принципах, которые могут противостоять хаосу и стрессу. Эти принципы должны соответствовать глубинным понятиям нашей натуры.

Спустя два года после того, как я начал создавать свои эссе, я решил писать и распространять информационный бюллетень среди тех, кто решил познакомиться с моими методами. Моя надежда состояла в том, чтобы активизировать сеть практиков и построить сообщество людей, посвящённое хорошему выполнению работы, так чтобы можно было делиться между собой лучшими практическими методами, и радоваться жизни. Каждый информационный бюллетень был предназначен для укрепления и расширения идей контроля в спокойном состоянии с превосходной производительностью. Я задавался вопросом, ответят ли люди.

Очень скоро ответ превысил все мои ожидания. В течение двух лет наша читательская аудитория увеличилась десятикратно, от двух тысяч до двадцати тысяч подписчиков. Год спустя количество достигло тридцати тысяч и всё ещё увеличивалось. Люди рассылали информационные бюллетени по собственным информационным каналам. Они отсылались по электронной почте по всей стране и по всему земному шару. Некоторые печатали, сшивали и переплетали бумажные копии, распространяя их среди друзей и коллег. Кто-то вывешивал их в лифтах на работе. Они обнаруживались повсюду. Некоторые из эссе склонялись больше к практическим советам, другие копали ещё глубже. Все развивали и наращивали моё понимание «почему», добавляя ценность к тому, что уже было раньше.

Отзывы были кардинально положительными — оказалось, что люди жаждут укрепления основ, исследования всех тонкостей, и ощущения приятных сюрпризов от применения некоторых самых простых техник, инструментов и знаний. Эти люди едва ли относились к «отстающему классу» — о самых выгодных преимуществах от использования этого материала сообщили некоторые из лучших и самых ярких людей на планете, многие из которых уже и так достигли высокого процента продуктивности, следуя каким-то своим стандартам.

Пришло время объединить этот материал в отдельную книгу.

Я уверен, что представленные мной принципы, комментарии и эссе формируют основу, которая представляет собой не просто подсказки и хитрости. Независимо от того, внедрили ли люди полностью на практике методику, описанную в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» или нет, всегда находились ещё вещи, которые каждый мог бы делать всё лучше и лучше, и которые могли бы улучшить их продуктивность и общее благосостояние. В этих принципах и эссе Вы обнаружите повторное закрепление всех элементов этой методики.

Весь материал был рассортирован по четырём главным областям продуктивного поведения, которое они призваны поддерживать: завершение, концентрация, структурирование и действие. Принципы и эссе так сгруппированы вовсе не для того, чтобы ограничиться только этими заголовками и дать исчерпывающее представление этих тем, а скорее для стимулирования вашего собственного процесса мышления и подтверждения лучших способов обращаться с вещами.

Иногда люди (и целые группы) получают огромное преимущество за счёт завершения старых вещей и «расчистки палубы» (Часть I). А иногда первичной является правильная концентрация (Часть II). Тем не менее, есть ситуации, которые требуют структуризации и систематизации в качестве наиболее важных условий для роста (Часть III). В остальных же случаях требуется просто попытаться выполнить что-то как можно лучше (Часть IV). Все эти аспекты важны, но часто какой-то определённый из них позволяет достигнуть следующего уровня продуктивности. Часть V предлагает контрольные списки в качестве напоминаний и ссылок на основные практические моменты, для того, чтобы оставаться на вершине всего рабочего потока.

Вы заметите, что эссе не точно представляют принципы, которые из них следуют, а скорее являются пищей для размышления на заданную тему[1]. А заключительные вопросы каждой темы под заголовком «Между прочим…» — просто способствуют вашему личному соображению насчёт возможности применения этих принципов в собственном «хозяйстве». Человеческое поведение и понимание могут быть одновременно очень простыми, и очень сложными, являясь бесконечным источником для исследования, и я старался утверждать всё не слишком категорично. Но вы найдёте, по крайней мере, намёки относительно того, как функционирует работа на более высоких уровнях, как функционируем мы, и окружающий нас мир. От того, как вы усвоите и внедрите на практике эти принципы, зависит возможность привнесения целостности в вашу работу и в вашу жизнь. Их чтение, вероятно, укрепит вас в желании привнесения тонких изменений в ваше восприятие, которые приведут к изменениям вашего поведения. А изменение поведения приведёт к изменению результатов ваших действий. Вещи меняются всё больше и больше. За изменениями следуют изменения. Очень часто постоянно выполняемые небольшие действия оказывают огромное влияние на значительные изменения стратегического уровня.

Как я уже говорил, вам, вероятно, не понадобится работать ещё усерднее. Вы также можете не почувствовать необходимость внедрения шаг за шагом всей системы и процессов, которые были описаны в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Но время от времени вам может понадобиться лучше управлять «подвисшими» делами, быть более творческим и раскрепощённым, быть более сосредоточенным на процессе мышления, использовать собственную интуицию, пользоваться улучшенными структурами, быть более гибким и расслабленным, или просто перейти к конкретным действиям. Любая из вышеупомянутых тем сделает вас более продуктивным. Эта книга обеспечит вас важными перспективами во всех этих областях и, может быть, содержит тот самый ключ, который необходим вам для начала полезного самовыражения на новом уровне.

Вы, вероятно, найдёте этот материал знакомым для себя. Не то, чтобы вы уже читали это где-нибудь ещё, а в смысле того, что вы распознáете в некоторых вещах то, что и так уже знаете интуитивно. Чтобы получить пользу от содержания книги, не требуется каких-то новых навыков или изучения основ новой информации. Это произведение, вероятно, только подтвердит бóльшую часть того, что вы уже и так знаете и применяете. Но оно также поставит перед вами задачу применения этих знаний на более сознательном уровне и на более постоянной основе — а это и есть источник настоящей силы и могущества. Эта книга — компиляция эффективных возможностей и способов поведения, применимых везде и в любое время. Хотя каждый из них в отдельности и имеет собственные заслуги в обеспечении продуктивности, в целом они способны обеспечить более богатый опыт, чем просто сумма всех составных частей.

Достигнете ли вы этого сразу или нет, я приглашаю вас в общих чертах составить себе представление о положительной динамической готовности к жизни, которое будет постепенно появляться у вас по мере чтения данной книги.

Я продолжаю удивляться, по-видимому, бесконечным способам, с помощью которых могут быть исследованы и испытаны принципы личной эффективности. Все попытки всегда приводят к тем же самым основным истинам, но наши исследования каждый раз обеспечивают нас более глубокими знаниями о новых способах и методах. Размышления, собранные в этой книге, без сомнения, приоткроют шире двери для дальнейших открытий. Один значительный уровень сменяется на другой, а затем на другой и так далее. Витки спирали продолжают расширяться. Для меня столь интересно и вдохновляюще думать о том, что ещё не вошло в эту книгу наравне со всем остальным. Я надеюсь, что вам удастся обнаружить что-то новое, как в своё время это удалось сделать мне, и это тоже будет не самое последнее слово в методике, а лишь очередная дверь для дальнейших открытий.

«Состояние готовности» мастера военных искусств не пассивное, активное или чем-то ограниченное. Оно полностью динамическое, живое, творческое и способное к расширению. Но оно даётся нелегко. Оно обеспечивается всё более и более утончёнными тренировками и опытом работы и жизни. Может быть, эти принципы послужат дорожными знаками и указателями на вашем собственном пути развития.

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

ОСВОБОДИТЕ СВОЙ РАЗУМ ДЛЯ ТВОРЧЕСТВА

Или

Заставьте «подвисшие» дела оставить Вас в покое

Это сумасшествие. У нас нет времени завершить свою работу из-за того объёма, который мы должны сделать. И мы бы значительно лучше себя чувствовали, если бы у нас не было того количества мелочей, с которыми приходится иметь дело. Москиты могут сорвать охоту на крупную дичь. Свет в конце этого туннеля есть, но для того, чтобы из него выйти, по нему придётся пройти. Иногда наибольший рост продуктивной энергии наблюдается тогда, когда избавляешься от паутины старых дел и «расчищаешь палубу» — когда отбрасываешь затерявшиеся осколки, препятствующие продвижению вперёд.

1. Процесс расчистки создаёт новые направления

Завершение открытых вопросов, будь это основные проекты или просто коробки с барахлом, которые мы должны разобрать, подготавливает почву для возникновения более чистой, ясной и полной энергии, для выполнения чего-то нового. Мы часто не уверены, чем следует заняться в следующую очередь. В этом случае просто проясните или выполните что-то для вас очевидное и находящееся поблизости. И скоро у вас появится энергия и ясность понимания, что же является следующим. Вы расчистите палубу для более эффективной работы на всех направлениях. Обработайте свою корзинку входящих материалов, свою электронную почту, или прибиритесь в основном ящике своего стола. Вам всё-равно это придётся когда-нибудь сделать.

Подготовились к встрече с Неизвестным?

Всегда что-то надвигается — возможно, это проявится через несколько дней — и это «что-то» собирается изменить ваш мир. Вы ещё этого не видите, вы ничего про это не знаете, но оно — там, и непреклонно приближается, чтобы, как предначертано судьбой, развернуть всё неожиданным для вас образом. Это могло случиться рано или поздно, но это произойдёт. Поверьте мне.

Сделайте такую запись в своём ежедневнике на будущую дату, отстоящую точно на четыре недели от сегодняшнего числа: «Дэвид Аллен месяц назад сказал, что кое-что надвигается, что я не могу предвидеть, и что это значительно на мне скажется». Докажите, что я ошибаюсь.

Вы готовы? Нанесёт ли это неожиданное событие ущерб вашему чувству контроля над ситуацией? Или вы увидите в этом только ещё одну возможность проявления творчества, которое выведет вас на новый уровень самовыражения? Как вы готовитесь к неожиданностям, которые непременно последуют на пути получения нового опыта?

Я так думаю, есть два основных способа обращения с непредвиденными ситуациями:

1. Спиритический. Если Бог — это всё, а вы — часть всего, просто расслабьтесь.

2. Все остальные. Для этого вы должны собрать все дела вместе, так чтобы вы могли продвигать их надлежащим образом.

Старая азиатская пословица говорит: «Чем больше пота прольётся в мирных условиях, тем меньше крови будет пролито в условиях войны». Военная модель не плохой вариант — в вооруженных силах, если вы не воюете, то вы всё-равно обучаетесь этому. Большинство людей начинают готовиться к изменениям за несколько дней до длительного отпуска, или когда они разводятся и должны продать всё, что имеют, или когда случается ещё что-то глобальное на жизненном пути, что заставляет их заново обдумать всё это и получить немного бóльшую ясность относительно своих обязательств и сопутствующих вещей. Они проясняют, отменяют и перезаключают договорённости с самими собой и другими людьми.

Я предлагаю вам делать это еженедельно. И организовать себя настолько, чтобы, когда собрание персонала задерживается, вы могли обрабатывать свою корзинку входящих, или читать материалы из стопки для прочтения/просмотра. Или когда вы ждёте готовности своей супруги (когда она на самом деле будет готова), вы могли бы проверить не надо ли кому-нибудь позвонить. Я знаю очень немногих людей на планете, которые достаточно хорошо заботятся о своём времени и оптимизируют каждое образовавшееся в нём окно. Если вы таким образом не используете в своих интересах своё же время, на вашем месте я спросил бы себя: «Почему нет»?

Всё интеллектуальное совершенствование происходит от свободного времени.

Сэмуэль Джонсон

Именно акт всепрощения открывает единственный возможный способ думать творчески о будущем.

Отец Дезмонд Уилсон

Когда вы в последний раз обновляли свой список проектов (те вещи, которые требуют для своего исполнения более одного шага) и продвигали их прояснением следующего действия по каждому из проектов вашей системы? Степень невыполненности упомянутых действий соответствует степени испытываемого вами ненужного стресса.

Заведите себе вездесущий инструмент сбора идей, если у вас его ещё нет. Это то, куда можно записать разные вещи, где бы они вам не пришли в голову. Вам необходимо что-то, что всегда будет с собой — на пляже, в клубе, за рабочим столом или за обедом вне офиса или дома. Было бы неплохо связать этот инструмент со своим бумажником или кошельком, которые уже относятся к той категории вещей, что всегда с вами. Чем старше, мудрее и искушённее вы становитесь в личном и профессиональном плане, тем больше вам приходит в голову отличных идей относительно того, что в данный момент не применимо.

Вы могли уже это понять самостоятельно, что вы должны выбросить из своей головы все вещи, имеющие потенциальное будущее значение, или представляющие собой потенциальные соглашения с собой и другими людьми. Но вы должны применять это на практике, записывая всё это сразу, как только оно возникнет. Если всё это напомнило вам о какой-нибудь «нужной вещи», которую следует сделать, запишите это куда-нибудь. Куда? Подойдут карманные блокноты, мелкие карточки, миниатюрные диктофоны — что бы то ни было.

Сделайте свой вездесущий инструмент сбора стандартным жизненным аксессуаром. Отсутствие его при себе должно вызывать у вас такое же ужасное чувство, как если бы вы собрались выходить на улицу, а на вас не было бы обуви. Это выведет вас на новый уровень творческого мышления и деятельности.

Между прочим…

• Какие у вас потенциальные области для расчистки?

• Что вы предпримите, когда будете не уверены, что следует делать дальше?

• От каких дел или проектов вы могли бы сегодня практически навсегда отказаться?

Когда вы всё знаете, вы подобны небу, затянутому тучами. Иногда оно озаряется вспышками. После того, как они исчезают, вы забываете о них, и не остаётся ничего, кроме тёмного неба. Мораль в том, чтобы никогда не удивляться внезапно возникающим ударам молнии. И когда молния действительно сверкает, перед вами открывается замечательный вид. Когда внутри нас пустота, мы всегда готовы наблюдать вспышки молнии.

Шанри Сузуки

2. Вы можете быть спокойны насчёт того, что вы не делаете, только когда вы знаете, ЧТО вы не делаете

Стресс возникает от того, что нарушаются соглашения с самим собой. Вы сможете уменьшить его, только если будете эти соглашения соблюдать, отмените их, или перезаключите на новых условиях. Но вам не удастся перезаключить те соглашения, о которых вы позабыли. Поскольку память человека, своеобразная RAM, не делает различий между прошлым, настоящим и будущим, все вещи, которые необходимо сделать, размещённые там, начинают всё время на вас давить. Они должны быть осознаны вами, и сохранены так, чтобы облегчить давление на вас.

Почему «попытки самоорганизации» обычно не срабатывали

На днях у меня было ещё одно озарение. У многих людей аллергия на «самоорганизацию» возникла только потому, что они уже испытали полнейшую неудачу при попытке использования списков дел. Эти списки не сработали, потому что они были попыткой объединить очень разные вещи и функции в одно событие и контекст. Если вы пытаетесь сделать что-то слишком простым, то это заставит всё казаться более сложным и трудным. Да, мы все сталкивались с рядом вещей, кричащих внутри нас на нас же, и мы получили временное облегчение с помощью «составления списка». Но эта первая помощь не работает в качестве постоянно используемой стратегии.

Когда большинство людей принимается писать список, они фактически пробуют объединить все пять фаз, которые мы определили в качестве этапов управления рабочим процессом: сбор, обработку, организацию, обзор и выполнение. Они одновременно пытаются «выцепить» вещи из своего сознания, решить, что они означают, устроить их некоторым логическим или значащим способом, тут же немедленно перескакивают на их сравнительную оценку друг с другом, а затем выбирают «самую важную» вещь, чтобы приступить к её выполнению. Люди, которые так поступают, обычно вознаграждаются краткосрочным уменьшением беспорядка, но они всё ещё остаются очень уязвимы по отношению к тому, что ещё не собрано, не обработано, не организовано и недооценено.

Все должно быть сделано настолько просто, насколько вообще возможно, но не проще.

Альберт Эйнштейн

За многие годы исследований и тренировок, мы обнаружили, что эти этапы управления рабочим процессом лучше всего отделить друг от друга. Вы должны сначала собрать всё, что находится в вашем сознании, и большое и мелкое. Затем следует индивидуально оценить каждый элемент из этого списка и спросить себя: «можно ли это сделать?» И если это так, то что является желаемым результатом? Каково конкретное следующее действие? Затем вам следует организовать все результаты своего мышления с учётом соответствующих категорий. На этом этапе вы сможете ясно увидеть все варианты того, что надо бы сделать, и осуществить наилучший выбор, с учётом всех критериев достижения цели (время, энергия, контекст, приоритеты, и т. д.).

Управлять собой просто, но не так, чтобы слишком.

Потратьте пять минут, найдите что-нибудь, что позволит вам всё быстро записать, и вывалите туда всё, что приходит вам в голову. При этом ничего не анализируйте и не организуйте. Позже вы сможете выяснить, что означает каждая вещь, если она вообще что-то значит. А пока, просто свалите всё в кучу. Дайте себе свободу выполнения только одной вещи за раз. Подойдите творчески к этому процессу, помечтайте, займитесь самовыражением, и сохраните всё это, не чувствуя ответственности за фактическое исполнение чего-либо! Потом, когда вы будете готовы руководить, возвратитесь к каждой из этих вещей и примите решение о том, что они означают, что вы собираетесь перепоручить, а что сделать, если вообще собираетесь что-либо предпринимать. Позже, вы сможете, уже как менеджер, принять тактические решения, относительно всех тех вещей из общего списка, которые стоит выполнять, с учётом времени и места. Каждый из этих этапов — это большая работа, требующая своей уникальной энергии и особенного вúдения. Не позволяйте им смешиваться.

Примите слабительное для своего мозга. Оно сработает лучше, чем от живота.

Мишель Эйкем де Монтень

Между прочим…

• Когда вы в последний раз проводили полную очистку своей головы?

• Есть ли у вас какие-либо дела, на которые вы избегаете даже смотреть?

• Если бы вам не надо было беспокоиться о вещах, которые вы не сделали, как бы вы себя чувствовали?

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: