Главная

Популярная публикация

Научная публикация

Случайная публикация

Обратная связь

ТОР 5 статей:

Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия

Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века

Ценовые и неценовые факторы

Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка

Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы

КАТЕГОРИИ:






Понятие офиса и сущность офисной работы

Введение

Предметом курса являются технические средства, применяемые для оснащения документационных служб.

Цель курса - овладение методами выбора и эффективного использования технических средств управления (ТСУ).

Задачи курса

- обзор основных групп оргтехники и средств связи;

- ознакомление с технико-экономическими характеристиками и показателями надежности и совместимости;

- изложение принципов выбора и организации использования технических средств в конкретных условиях;

- формирование практических навыков применения современной офисной техники.

Курс "Технические средства управления" предназначен для студентов, обучающихся по специальности 032001 - "Документоведение и документационное обеспечение управления" и относится к дисциплинам специализации. Он непосредственно связан с курсами "Документоведение", "Организация и технология документационного обеспечения управления", "Организационное проектирование", "Организация секретарского обслуживания".

Методика преподавания курса строится на сочетании теоретической подготовки и практических занятий.

В результате изучения курса студент должен знать:

классификацию современных технических средств управления;

условия, надежность и эффективность применения технических средств управления;

принципы действия и конструктивные особенности различных технических средств управления, их технико-эксплуатационные характеристики;

основы технико-экономического обоснования технического оснащения рабочих мест управленческого персонала;

принципы организации работ с использованием технических средств.

Технические средства управления — аппаратура приема и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления. Эффективность применения комплекса технических средств (КТС) управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и КТС.

Курс имеет межпредметные связи с информационными технологиями

 

 

Понятие офиса и сущность офисной работы

Офис – это комната, здание, комплекс зданий, в которых работают служащие предприятия (организации). В офисе принимают клиентов и обрабатывают документы и т.д.

Главный офис - это офис, в котором есть руководитель предприятия (организации). Другими словами это место пребывания центрального аппарата компании или организации, где размещается высшее руководство организации или предприятия, секретариат и другие важные подразделения. Местоположение фирмы указывается при регистрации организации. Для придания значимости главный офис, как правило, называют штаб – квартирой, что в принципе не верно.

Иногда офис подразумевает под собой функционирующий кабинет руководителя или сотрудника, какого – либо государственного органа, фирмы, предприятия и т.п. Понятие термина офис, приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Понятие офиса из различных источников

Источник Содержание определения «офис»
Энциклопедический словарь административный отдел предприятия, фирмы; контора
Бизнес словарь помещение, в котором располагается компания или ее управляющий персонал
Словарь иностранных слов канцелярия, а также помещение для такой канцелярии
Бухгалтерский словарь служебное помещение, кабинет
В переводе с английского служба, место, должность, пост, службы при доме, нахождение у власти
Толковый словарь Дмитриева комната или часть здания, в которой располагается компания или администрация крупного предприятия и где люди работают, сидя за письменными или компьютерными столами
Толковый словарь Ожегова контора, канцелярия торговой фирмы

Для удобства офисы принято относить к определенной категории. Широко распространенной является алфавитная классификация, согласно которой выделяют несколько основных категорий офисных помещений:

А – наиболее высокий класс;

Б – выше среднего класса;

В – ниже среднего класса;

Г – наиболее низкий класс.

Которые, кроме того, дополняются символами «+» и «-» (А +, А, А – и т.д.), либо цифрами (А1, А2 и т.д.).

Назначение класса в определенной степени субъективно принимает во внимание следующие особенности помещений:

- тип строительства;

- расположение;

- год строительства;

- права;

- управление зданием;

- перекрытия между этажами;

- окна;

- планировка;

- технические системы;

- системы кондиционирования;

- телекоммуникации;

- парковка;

- лифты;

- охрана.

«А» - офисные комнаты в новых комплексах с оптимальными решениями планировки, высоким качеством разработки и наличия развитой инфраструктуры, конференц-залов, средств потребительских услуг и отдыха, содержаться в безупречном состоянии, имеют службы безопасности и обслуживания. Местоположение: деловые зоны центра города с удобными подъездными путями и развитой городской инфраструктурой. Эти зоны характеризуются высокими транспортными потоками и высоким числом пешеходов. Кроме того, отсутствие в непосредственной близости от бизнес - центра, не накладывает отрицательный отпечаток на район в целом.

Офисы категории «А+», должны иметь не меньше чем 3 показателя:

- новое строительство (возраст меньше 3-х лет);

- настраиваемый микроклимат в помещениях;

- эффективная планировка;

- достаточное количество окон;

- окон с видом на улицу должно быть как минимум 80%;

- запасные генераторы электроэнергии;

- компьютеризированный контроль системы;

- крытая парковка, достаточное количество мест для стоянки;

- автоматическая спринклерная система пожаротушения.

В зданиях класса «A» размещаются офисы представительского класса, главные арендаторы офисов – это Западные компании, а также российские фирмы, поддерживающие деловые отношения с иностранными партнерами.

Офисы «Б» на рынке офисных зданий, это класс бизнес – центров, считается наиболее востребованным. Офисы (помещения) класса «Б» обладают теми же самыми особенностями, что и «А», но не настолько престижные, и ассортимент услуг не так разнообразен. Это офисы «А» после 7 лет эксплуатации, не встречаются и восстановленные здания более раннего периода строительства. Характерно: а) удобное местоположение; б) доступность главных шоссе.

В инфраструктуру входят:

- только категории для сотрудников;

- услуги обслуживания в холе, и т.д.

Типичными для таких зданий являются:

- новые здания более низкого качества;

- восстановленные здания;

- транспортная доступность до центра города;

- местоположение к центральным проездам города.

В случае если в зданиях класса «Б» недостает одного или двух показателей для того, чтобы рассмотреть как категорию «А», их относят к «Б+». «В» - бюджетные офисы, офисы эконом класса.

«В» - здания советского уровня строительства, переориентированные под офис. Особенности:

- находятся в спальных районах;

- фасад здания не презентабелен, требует реконструкцию, коридорно – кабинетная система;

- внутренняя реконструкция выполняется арендатором, кондиционер отсутствует. Эти здания характеризуются низким уровнем предоставляемых услуг: телефонный аппарат + доступ к интернету, непосредственная парковка, или она отсутствует. Местоположение: районы приближенные к центру и отдаленные районы с удовлетворительной транспортной доступностью, местоположению в жилой зоне. Типичным для таких зданий является:

- состояние после косметического ремонта;

- деревянные окна;

- кондиционеры, которые закреплены на окне;

- пассивная вентиляция;

- не восстанавливаемые этажи.

Если в зданиях «В» отсутствует 1-2 показателя для "Б", они принадлежат категории «В +».

У офисов «Г» - есть отрицательные черты, нежели положительные. Эти здания требуют капитального ремонта. Они расположены далеко от главных городских шоссе, и существование парковки не обеспечено.

Характерные особенности:

- не презентабельный вид;

- отсутствие кондиционеров, инфраструктуры и спецслужб жизнеобеспечения;

- некомфортная планировка;

- устаревшие инженерные коммуникации [21].

Часто, офис рассматривается как средство обеспечения, функционирования организационной структуры управления бизнес процессами, так как возникающая в нем информация, всегда имеет адресата-клиента, который использует эту информацию. Основная функция служащих в офисе, решение следующей традиционной задачи: предоставить нужную информацию, нужному человеку в нужное время. Традиционно, работа служащих складывается так: чтение документов, их подготовка, размышление над изложенными в документах фактами, общение и т.д.

Помимо того, что офисы по своей организации могут быть вертикальными, горизонтальными, сферическими и солнечными, выделяют национальные типы офисов (американский офис, европейский, азиатский). Американский офис отличается высокой степенью приближения к безбумажному (электронному) офису. Более 60% контрактов и сделок американскими фирмами заключаются в безбумажном виде. Европейский офис более традиционен – лишь около 40% европейских фирм полностью используют безбумажные технологии. Азиатский офис – при использовании самых современных технологий он наиболее архаичен по своей внутренней организации и существующим связям. Очень часто линии подчиненности выстраиваются неформально, исходя из семейных и клановых принадлежностей. Форма азиатского офиса может быть самой передовой. Например, концерн «Хендай» использует и сферические, и горизонтальные схемы самой сложной организации, но подлинные рычаги управления азиатского офиса сплошь и рядом находятся в неформальной сфере, как бы «рядом» с организацией.

Офис включает в себя материальную базу (конторское помещение и оборудование) и организационную (форма, структура управления документов). Офис может быть самостоятельным учреждением, входить в более крупную организационную структуру или быть информационно-управленческой ячейкой в сфере производства или обслуживания. Важной особенностью работы офиса является то, что это не только источник конечных информационных услуг, но и источник, регламентирующий поведение людей или распределяющий материальные ресурсы.

Задание:

Составить опорный конспект темы

Подготовить вопросы для взаимоконтроля по теме

 

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
ДЛЯ ОТДЕЛЬНЫХ КАТЕГОРИЙ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКОВ | Примечание для читателя


Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:

vikidalka.ru - 2015-2024 год. Все права принадлежат их авторам! Нарушение авторских прав | Нарушение персональных данных