ТОР 5 статей: Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы КАТЕГОРИИ:
|
Понятие офиса и сущность офисной работыВведение Предметом курса являются технические средства, применяемые для оснащения документационных служб. Цель курса - овладение методами выбора и эффективного использования технических средств управления (ТСУ). Задачи курса - обзор основных групп оргтехники и средств связи; - ознакомление с технико-экономическими характеристиками и показателями надежности и совместимости; - изложение принципов выбора и организации использования технических средств в конкретных условиях; - формирование практических навыков применения современной офисной техники. Курс "Технические средства управления" предназначен для студентов, обучающихся по специальности 032001 - "Документоведение и документационное обеспечение управления" и относится к дисциплинам специализации. Он непосредственно связан с курсами "Документоведение", "Организация и технология документационного обеспечения управления", "Организационное проектирование", "Организация секретарского обслуживания". Методика преподавания курса строится на сочетании теоретической подготовки и практических занятий. В результате изучения курса студент должен знать: классификацию современных технических средств управления; условия, надежность и эффективность применения технических средств управления; принципы действия и конструктивные особенности различных технических средств управления, их технико-эксплуатационные характеристики; основы технико-экономического обоснования технического оснащения рабочих мест управленческого персонала; принципы организации работ с использованием технических средств. Технические средства управления — аппаратура приема и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления. Эффективность применения комплекса технических средств (КТС) управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и КТС. Курс имеет межпредметные связи с информационными технологиями
Понятие офиса и сущность офисной работы Офис – это комната, здание, комплекс зданий, в которых работают служащие предприятия (организации). В офисе принимают клиентов и обрабатывают документы и т.д. Главный офис - это офис, в котором есть руководитель предприятия (организации). Другими словами это место пребывания центрального аппарата компании или организации, где размещается высшее руководство организации или предприятия, секретариат и другие важные подразделения. Местоположение фирмы указывается при регистрации организации. Для придания значимости главный офис, как правило, называют штаб – квартирой, что в принципе не верно. Иногда офис подразумевает под собой функционирующий кабинет руководителя или сотрудника, какого – либо государственного органа, фирмы, предприятия и т.п. Понятие термина офис, приведены в таблице 1.1. Таблица 1.1 – Понятие офиса из различных источников
Для удобства офисы принято относить к определенной категории. Широко распространенной является алфавитная классификация, согласно которой выделяют несколько основных категорий офисных помещений: А – наиболее высокий класс; Б – выше среднего класса; В – ниже среднего класса; Г – наиболее низкий класс. Которые, кроме того, дополняются символами «+» и «-» (А +, А, А – и т.д.), либо цифрами (А1, А2 и т.д.). Назначение класса в определенной степени субъективно принимает во внимание следующие особенности помещений: - тип строительства; - расположение; - год строительства; - права; - управление зданием; - перекрытия между этажами; - окна; - планировка; - технические системы; - системы кондиционирования; - телекоммуникации; - парковка; - лифты; - охрана. «А» - офисные комнаты в новых комплексах с оптимальными решениями планировки, высоким качеством разработки и наличия развитой инфраструктуры, конференц-залов, средств потребительских услуг и отдыха, содержаться в безупречном состоянии, имеют службы безопасности и обслуживания. Местоположение: деловые зоны центра города с удобными подъездными путями и развитой городской инфраструктурой. Эти зоны характеризуются высокими транспортными потоками и высоким числом пешеходов. Кроме того, отсутствие в непосредственной близости от бизнес - центра, не накладывает отрицательный отпечаток на район в целом. Офисы категории «А+», должны иметь не меньше чем 3 показателя: - новое строительство (возраст меньше 3-х лет); - настраиваемый микроклимат в помещениях; - эффективная планировка; - достаточное количество окон; - окон с видом на улицу должно быть как минимум 80%; - запасные генераторы электроэнергии; - компьютеризированный контроль системы; - крытая парковка, достаточное количество мест для стоянки; - автоматическая спринклерная система пожаротушения. В зданиях класса «A» размещаются офисы представительского класса, главные арендаторы офисов – это Западные компании, а также российские фирмы, поддерживающие деловые отношения с иностранными партнерами. Офисы «Б» на рынке офисных зданий, это класс бизнес – центров, считается наиболее востребованным. Офисы (помещения) класса «Б» обладают теми же самыми особенностями, что и «А», но не настолько престижные, и ассортимент услуг не так разнообразен. Это офисы «А» после 7 лет эксплуатации, не встречаются и восстановленные здания более раннего периода строительства. Характерно: а) удобное местоположение; б) доступность главных шоссе. В инфраструктуру входят: - только категории для сотрудников; - услуги обслуживания в холе, и т.д. Типичными для таких зданий являются: - новые здания более низкого качества; - восстановленные здания; - транспортная доступность до центра города; - местоположение к центральным проездам города. В случае если в зданиях класса «Б» недостает одного или двух показателей для того, чтобы рассмотреть как категорию «А», их относят к «Б+». «В» - бюджетные офисы, офисы эконом класса. «В» - здания советского уровня строительства, переориентированные под офис. Особенности: - находятся в спальных районах; - фасад здания не презентабелен, требует реконструкцию, коридорно – кабинетная система; - внутренняя реконструкция выполняется арендатором, кондиционер отсутствует. Эти здания характеризуются низким уровнем предоставляемых услуг: телефонный аппарат + доступ к интернету, непосредственная парковка, или она отсутствует. Местоположение: районы приближенные к центру и отдаленные районы с удовлетворительной транспортной доступностью, местоположению в жилой зоне. Типичным для таких зданий является: - состояние после косметического ремонта; - деревянные окна; - кондиционеры, которые закреплены на окне; - пассивная вентиляция; - не восстанавливаемые этажи. Если в зданиях «В» отсутствует 1-2 показателя для "Б", они принадлежат категории «В +». У офисов «Г» - есть отрицательные черты, нежели положительные. Эти здания требуют капитального ремонта. Они расположены далеко от главных городских шоссе, и существование парковки не обеспечено. Характерные особенности: - не презентабельный вид; - отсутствие кондиционеров, инфраструктуры и спецслужб жизнеобеспечения; - некомфортная планировка; - устаревшие инженерные коммуникации [21]. Часто, офис рассматривается как средство обеспечения, функционирования организационной структуры управления бизнес процессами, так как возникающая в нем информация, всегда имеет адресата-клиента, который использует эту информацию. Основная функция служащих в офисе, решение следующей традиционной задачи: предоставить нужную информацию, нужному человеку в нужное время. Традиционно, работа служащих складывается так: чтение документов, их подготовка, размышление над изложенными в документах фактами, общение и т.д. Помимо того, что офисы по своей организации могут быть вертикальными, горизонтальными, сферическими и солнечными, выделяют национальные типы офисов (американский офис, европейский, азиатский). Американский офис отличается высокой степенью приближения к безбумажному (электронному) офису. Более 60% контрактов и сделок американскими фирмами заключаются в безбумажном виде. Европейский офис более традиционен – лишь около 40% европейских фирм полностью используют безбумажные технологии. Азиатский офис – при использовании самых современных технологий он наиболее архаичен по своей внутренней организации и существующим связям. Очень часто линии подчиненности выстраиваются неформально, исходя из семейных и клановых принадлежностей. Форма азиатского офиса может быть самой передовой. Например, концерн «Хендай» использует и сферические, и горизонтальные схемы самой сложной организации, но подлинные рычаги управления азиатского офиса сплошь и рядом находятся в неформальной сфере, как бы «рядом» с организацией. Офис включает в себя материальную базу (конторское помещение и оборудование) и организационную (форма, структура управления документов). Офис может быть самостоятельным учреждением, входить в более крупную организационную структуру или быть информационно-управленческой ячейкой в сфере производства или обслуживания. Важной особенностью работы офиса является то, что это не только источник конечных информационных услуг, но и источник, регламентирующий поведение людей или распределяющий материальные ресурсы. Задание: Составить опорный конспект темы Подготовить вопросы для взаимоконтроля по теме
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:
|