Организация специализированной структуры по управлению проектами (проектного офиса)

Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников.

Специфика их деятельности заключается в том, что:

- команда как организационная структура существует на время реализации проекта;

- состав команды проекта не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т.е. часть персонала привлекается на определенные периоды (например, члены команды могут работать над проектом не полный рабочий день, а определенное время наряду с иной, основной деятельностью; члены команды проекта могут работать одновременно в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации проекта параллельно основной работе; члены команды проекта могут функционировать территориально распределенно не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах).

Это накладывает особые требования на организацию работы команды, главное из которых – необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта. Такой инфраструктурой является офис команды проекта (проектный офис).

Проектный офис – это специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий, а также отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.

Проектный офис представляет собой оптимальным образом организованную среду (место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.

Проектный офис понимается как определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в т.ч.:

- головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование, оргтехника и т.п.;

- набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, т.ч. домашних, мобильных) отдельных групп или членов команды проекта, где установлены средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника;

- виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.

В многопроектной системе проектеый офис, как правило, представляет собой многоуровневую систему:

1) на первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов;

2) на втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рационального наполнения. Базовыми на этом уровне являются: инструменты тендеров (для пополнения портфеля заказов), стратегического менеджмента, управления общими ресурсами и управления качеством в проектах;

3) на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.

В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом. Такой подход определяет 30-40% экономии затрат на проекты и времени их реализации.

Основные требования к организации проектного офиса:

1) наличие реального управленческого офиса – помещения;

2) единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта);

3) информационная технология управления проектами;

4) база данных и шаблонов типовых решений по проектам;

5) компьютерная сеть, связанная с Интернет;

6) виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.

Основа виртуального офиса – распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами (с подключением домашних и мобильных офисов).

Такой проектный офис содержит 2 группы программных средств в рамках технологии «клиент-сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных, например Oracle, MySQL, для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Интернет поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат независимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом использование мобильной техники «Ноутбук + точка доступа в Интернет» делает виртуальную часть офиса мобильной.

Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации. Под бизнес-процессами понимается совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Например, бизнес-процесс сбыта начинается с заполнения формы заказа менеджером отдела сбыта, продолжается планированием производства, подтверждением доставки от дистрибьюторов, формированием счета-фактуры в финансовой бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет поставщика.

Бизнес-процесс разбивается на отдельные бизнес-операции (например, оформление счета или доставка продукции). Элементы бизнес-процесса: генерация идеи, определяющей общее направление процесса, формирование замысла, формулирование целей, установление содержания процесса, планирование операции – соотнесение поставленных задач и имеющихся ресурсов с целью минимизации издержек, составление бизнес-плана, заключение контракта, проработка ресурсного обеспечения, реализация процесса и его завершение.

По сути, каждый бизнес-процесс в своем роде представляет некий проект, и его реализация производится в рамках методологии управления проектами. Для конкретного проекта производится его разбиение на отдельные виды бизнес-процессов.

Последовательность проектирования проектного офиса в соответствии с формированием бизнес-процессов представлена на рисунке 9.

Рисунок 9 – Схема проектирования проектного офиса (офиса проекта)

Проектный офис включает в себя большое количество технических и организационных решений:

1) Помещение:

- проектирование пространственно-планировочных решений – основных помещений головного проектного офиса;

- проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью;

2) Оргтехника и вспомогательное оборудование:

- устройства для организации документооборота;

- организационные средства (доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и т.п.);

- организационная техника (копиры, проекторы, уничтожители бумаги);

- средства безопасности (сигнализация, регламентация доступа в помещение);

- хозяйственный инвентарь и оборудование;

3) Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:

- компьютерная техника (сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры);

- программное обеспечение;

- средства связи (телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, мобильные телефоны).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: