Справочно-информационные документы

Тема 2.5

1 вопрос Назначение и состав СИД

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Важнейшее место среди различных информационных источников занимают СИД: акты, справки, переписка и др.

Документы этой системы сообщают сведения, побудившие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

В состав СИД входят:

1. докладная записка, объяснительная записка, служебная записка;

2. приложение, представление, заявление;

3. все разновидности переписки;

4. протокол, акт;

5. справка, сводка, список, перечень;

6. заключение, отзыв.

2 вопрос Составление и оформление СИД

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно ДЗ информирует руководство об имевших место явлениях, событиях, фактах, ситуации, требующей принятия решения.

ДЗ в зависимости от адресата может быть внешней и внутренней.

Внешняя ДЗ представляется руководителю вышестоящей организации, оформляются на общем бланке организации и подписывает их руководитель.

Внутренняя ДЗ представляется руководителю подразделения или организации и оформляется на стандартном листе бумаги, возможно рукописным способом, подписывается автором-составителем.

ДЗ может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель создания ДЗ – побудить руководство принять решение

Реквизиты ДЗ

· наименование структурного подразделения или организации

· Вид документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

· Дата, номер (не обязательно)

· Место составления (для внеш. ДЗ)

· Адресат

· Заголовок

· Текст

· подпись

Текст ДЗ состоит из 2-х или 3-х смысловых частей:

1. Излагаются причины, факты и события, послужившие поводом для написания

2. анализируется сложившаяся ситуация и приводятся варианты решения (может отсутствовать)

3. содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя, необходимо предпринять.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.03.2000 №3

Москва

О дополнении выделения лимита

книг в обмен на сданную

макулатуру.

В связи с угрозой выполнения плана реализации товаров в 1 квартале 2000 г. Прошу Вас дать указание книготорговой базе о выделении лимита следующих книг в обмен на сданную макулатуру:

Директор магазина подпись И.П.Трепналов

О дополнительном финансировании

заказа № 113/7

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2002 г. И изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно 1,5 млн. руб. для завершения работ по заказу № 113/7

Начальник отдела подпись Р.В.Логинов

Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий (аварии, хищения..)

Акты составляются постоянно действующей комиссией или комиссией, назначенной по указанию руководителя или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих полномочия).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделия…)

Некоторые акты подлежат утверждению. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем. Акт может иметь гриф согласования.

Оформляется на общем бланке организации или на спец бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно-повторяющейся информацией)

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

В вводной части указывают основание для составления акта (ссылка на документ, устное распоряжение руководства), перечисляют лиц, составивших акт и присутствовавших при этом (должности и инициалы председателя, членов комиссии в алфавитном порядке, присутствующих)

В констатирующей части дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в виде таблицы.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие в его составлении (должности не указывают). Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с отметкой о своем несогласии)

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом после подписей составителей делают согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

Реквизиты акта:

· Название организации

· Наименование вида документа – АКТ

· Дата (события), номер

· Место

· Заголовок (должен согласоваться со словом АКТ, отвечает на вопрос «акт чего?»

· Текст

· Подписи

· Гриф утверждения

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

ПРОМЫШЛЕННОСТИ

СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ

АКТ

10.10.2000 №7

Тула

Установления фактической

производительности

технологической линии

Основание Приказ министра промышленности строительных материалов от 11.09.2000 №108

Составлен комиссией

Председатель Главный технолог управления Петров Д.М.

Члены комиссии Руководитель лаборатории Макарский С.И., старший инженер лаборатории Симаков Ю.В.

Присутствовал Главный инженер завода №1 Радин М.П.

В период с 10.10.2000 по 12.10.2000 комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологической линии по изготовлению асбестоцементных листов на заводе №1.

Линия принята в эксплуатацию в декабре 1999 г. Со средней производительностью 88 листов/час. За прошедшее время производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; физико-механические показатели.

В результате работы комиссия определила часовую производительность линии 400 листов, что соответствует годовой мощности 300 млн. листов в год.

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й. Главасбесту;

2-й. НИИпроекту

3-й. Заводу №1

Председатель

Члены комиссии

Присутствовал

ЗАО «ЛУЧ»

АКТ

15.10.2004 №7

Омск

Ревизии кассы

Основание Приказ директор от 11.10.2004 №108

Составлен комиссией

Председатель Зам. директора Петров Д.М.

Члены комиссии Глав.бух Макарский С.И., бухгалтер Симаков Ю.В.

Присутствовал кассир Радин М.П.

15.10.2004 комиссией была проведена ревизия кассы. В результате проверки было выявлено:

Наличие денежных средств по данным бухучета – 28583 руб.

Фактическое наличие денежных средств в кассе 27900 руб.

Недостача денежных средств – 683 руб.

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й. директору;

2-й. гл. бухгалтеру;

3-й. дело № 3-2

Приложение: объяснительная записка кассира М.П.Радина на 1 л. В 1 экз.

Председатель

Члены комиссии

Присутствовал

С актом ознакомлен подпись М.П.Радин

дата

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: