Создание и печать писем и других документов с помощью слияния

Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, таких как письма на бланках, которые отправляются большому количеству клиентов. Каждый документ содержит как стандартные, так и уникальные сведения. Например, письма клиентам можно персонализировать, обращаясь к клиенту по имени. Уникальная информация для каждого письма поступает из записей в источнике данных.

Задание №1.

Запустите приложение Word.

Создайте письмо.

На вкладке Рассылки (Почта) в группе Слияние выберите команду Начать слияние.

Выберите команду Пошаговый мастер слияния. На экране справа появится панель слияния с 6 шагами (этапами) мастера слияния.

Выберите тип документа – письмо. Щелкните – Далее. Открытие документа

На втором шаге можно выбрать:

· Текущий документ

· Шаблон

· Существующий документ

Выберем текущий документ. Щелкните – Далее. Выбор получателей.

На третьем шаге выбираем Создание списка. Создать…

Откроется диалоговое окно:

Если щелкнуть по кнопке Настройка столбцов, откроется список полей, где можно добавить еще необходимые поля, удалить лишние, переименовать, с помощью кнопок Вверх, Вниз изменить порядок полей.

Кнопка Создать запись позволяет добавить новую строку.

Кнопка Удалить запись позволяет удалить ненужную строку.

Внесите следующие данные:

ОК.

На следующем шаге просматриваем список. Затем сохраняем.

Выбираем на панели мастера слияния Далее. Создание письма. Помните: элементы добавляются туда, где стоит курсор.

Кнопка Подбор полей позволяет отредактировать адресат.

Щелкаем Далее. Просмотр писем и просматриваем полученные варианты писем.

Далее. Завершение слияния.

Задание №2.

Создать новое письмо.

Рассылки. Начать слияние. Письма. Выбрать получателей. Ввести новый список. Создать новый список:

В нужные места вставить поле слияния

Примеры работы с полями

Из файла данных в основной документ в качестве поля можно добавить любой заголовок столбца. Это дает определенную гибкость при создании бланков писем и других объединенных документов.

Например, рассмотрим создание письма, уведомляющего местные предприятия о том, что их выбрали для включения в ежегодный выпуск путеводителя по городу. Если файл данных содержит столбец "Компания" с названием каждого предприятия, с которым нужно связаться, можно вставить в документ поле "Компания", вместо того, чтобы вводить имя каждой компании по отдельности.

Можно объединять поля и разделять их с помощью знаков препинания. Например, чтобы создать адрес, необходимо в основной документ вставить следующие поля:

"Имя" "Фамилия"

"Дом и улица"

"Город", "Область", "Почтовый индекс"

Для часто используемых данных, таких как блоки адреса и строки приветствия, приложение Word предоставляет сложные поля, в которых группируется несколько полей. Например:

Поле "Блок адреса" состоит из нескольких полей, включая имя, фамилию, дом и улицу, город и почтовый индекс.

Поле "Строка приветствия" может включать в себя одно или несколько полей имени, в зависимости от используемых слов приветствия.

Предварительный просмотр, завершение слияния и печать документов

После того, как все поля добавлены в основной документ, можно выполнить предварительный просмотр результатов слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, можно завершить слияние.

Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения.

Щелкните Просмотреть результаты.

Просмотрите постранично каждый составной документ с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись в группе Просмотр результатов.

Завершение слияния

Составные документы можно печатать или видоизменять по отдельности. Это может быть сделано как для всех документов, так и для подмножества документов.

Чтобы распечатать подмножество документов, можно задать нужный набор, указав диапазон номеров записей. Чтобы распечатать страницы, не указывая номера записей, выполните действия, описанные в разделе Изменение отдельных копий документов.

Печать составных документов

На вкладке Рассылки в группе Завершение нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Печать документов.

Завершив редактирование нового файла документов, можно вывести их на печать. Чтобы сделать это, откройте вкладку Файл, выберите команду Печать и нажмите кнопку Печать.

Сохранение основного документа

Помните, что объединенные документы сохраняются отдельно от основного. Основной документ удобно хранить отдельно, поскольку он может оказаться полезен для последующих слияний.

При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. При следующем открытии документа в приложении отобразится запрос на повторное слияние сведений из этого файла данных в основной документ.

В случае ответа Да документ открывается с данными из первой записи, полученными в результате слияния.

В случае ответа Нет подключение между основным документом и файлом данных разрывается. Основной документ становится стандартным документом Word. Поля замещаются на уникальные данные из первой записи.

Задание №3.

Используя шаблон договора страхования создайте договоры страхования для 5 клиентов.

Задание №4.

Создайте письмо-приглашение на презентацию парфюмерной продукции фирмы «Самоцветы» следующего содержания:

Сообщаем Вам, что презентация нашей продукции состоится 28 июля 2012 г. в 18 часов в Мраморном зале гостиницы «Восток».

Приходите пожалуйста, будем рады видеть Вас.

С уважением

Президент фирмы «Самоцветы» С.С. Самохин

Предусмотрите создание списка из 12 адресатов двух разных городов, из них – 6 женщин.

Подготовьте письма для рассылки только женщинам, предусмотрев возможность выбора обращения либо «Уважаемый господин (Имя, Отчество)», либо «Многоуважаемая госпожа (Имя, Отчество)».

Добавьте в письмо эмблему предприятия.

директору

ООО"Азимут"

М.П.Будникову

ул Павлова д.8

Красноярск

господин Будников

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: