Виды служебных писем

Письмо-запрос – это обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки.

Оферта – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки.

Рекламация – претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Письмо-напоминание содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-то мероприятие.

Гарантийное письмо – подтверждение определенных обязательств.

Благодарственное письмо – выражение благодарности по какому-то поводу.

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

Письмо-ответ представляет собой ответ на инициативное письмо.

Информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата.

Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения какого-то товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.

В деловых письмах разных видов употребляются закреплен­ные речевые клише – стереотипные формулы.

Деловое письмо должно быть убедительным. Убедительность складывается из доказательности, точности и бесспорности при­водимых фактов, учёта интересов адресата и психологии воспри­ятия им письма.

Задание 4. Прочитайте фрагменты деловых писем. Определите вид каждого письма.

-1-

Уважаемый г. Игнатьев!

Мне представилась возможность по­благодарить Вас за согласие помочь нам в проведении ежегодной кампании по сбору средств в пользу организации «Мир вашему дому». Думаю, что Вы получите удовлетворение от того, что Ваши усилия пойдут на пользу вышеназванной организации.

Надеюсь вскоре увидеть Вас на одном из наших собраний.

-2-

Уважаемый г. Павлов!

Мы будем рады обслужить Вас и Ваших гостей во время ужина в нашем ресторане «Харбин» 30.12.09 г. Мы приложим все усилия, чтобы кухня и сервис оказались сверх Ваших ожиданий.

Благодарим за возможность обслуживать Вас.

-3-

Уважаемый г. Матвеев!

К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что не сможем сделать пожертвования Вашему фонду. Наша компания делает пожертвования только в крупные многоцелевые кампании, как, например, Ассоциация национальных музеев.

Жертвуя средства этим организациям, мы содействуем не одному, а ряду полезных дел, не оказывая никому предпочтения. Надеемся, что Вы поймете нашу позицию.

Тем не менее мы поддерживаем Ваши цели и изложенный замысел. Желаем Вам успеха в Вашей кампании.

-4-

Просим выслать необходимую нам документацию по эксплуа­тации машин последней модели, закупленных у вас во втором кварта­ле 2009 г.

-5-

Высылаем запрошенную Вами дополнительную документа­цию по эксплуатации машин модели УКШ-17. Получение просим подтвердить. Приложение: Документация на 15 стр. в 1 экз.

-6-

Подтверждаем получение запрошенной нами документации. Благодарим за быстрое выполнение заказа.

-7-

Ссылаясь на переговоры с Вашим представителем в октябре этого года, высылаем Вам коммерческое предложение на оптовые партии канцелярских товаров с указанием минимального количества поставки по всем предлагаемым типам.

-8-

Уважаемая Елена Павловна! Благодарим Вас за согласие участвовать в конференции. Просим сообщить, нуждаетесь ли Вы в гостинице. О номере секции, в которой будет представлен Ваш доклад, мы известим дополнительно.

-9-

Уважаемый Евгений Александрович!

Крайние обстоятельства заставляют нас обратиться непосредственно к Вам. 12 сентября 2007 г. мы оплатили два счета завода за 60 пресс-форм на общую сумму 117 748,5 рублей. Наши предприятия долгие годы связывают партнерские отношения, поэтому мы с пониманием воспринимаем проблемы завода и переносы сроков отгрузки оплаченных нами пресс-форм. Вместе с тем прошло уже почти два месяца с момента предоплаты. У нас возникли серьезные проблемы как в связи с отсутствием радиаторов, так и в связи с отсутствием оборотных средств, находящихся у Вас. В сложившейся ситуации убедительно просим найти возможность отпустить нашей фирме не менее 80% оплаченных нами пресс-форм.

-10-

Глубокоуважаемый Александр Петрович!

16 апреля 2000 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института состоится обсуждение проекта новой комплектации тракторов К-700.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу:...

Задание 5. Сравните два варианта служебного письма, написанного вице-президентом крупной страховой компании для распространения среди сотрудников. Почему автор решил изменить текст письма?

-1-й вариант -

Мне стало известно, что прошлой ночью из стола Петро­вой М.И. была украдена «мышь». Очевидно, что совершивший это имел ключ и доступ на этаж, а следовательно, является одним из наших сотрудников. Я еще раз хотел бы напомнить всем, что столы на ночь необходимо запирать и не хранить там ценные вещи. Уличенные в воровстве будут немедленно уволены.

- 2-й вариант -

Сегодня утром стало известно, что из стола Петровой М.И. пропала «мышь». Это часть ценного оборудования, которое мы не хотим терять. Начато расследование этого происшествия. Если кто-нибудь располагает информацией о случившемся, прошу связаться со мной. До выяснения картины случившегося хочу напомнить, что столы и двери офиса необходимо оставлять закрытыми. Прошу соблюдать правила внутреннего распорядка и обеспечивать безопасное хранение документов и оборудования после окончания рабочего дня.

Задание 6. Составьте деловые письма. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

а) Письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности» Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

б) Письмо-сообщение о возвращении проекта «Кадры», потому что проект имеет существенные недостатки, которые требуют устранения. Автор письма – Центральный институт повышения квалификации юристов. Адресат: ректор Юридического института Иванов И.И. Письмо является ответным на инициативное с входящим номером 193/16 от 28.10.2011.

в) Письмо-отказ производственного управления перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: