ТОР 5 статей: Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы КАТЕГОРИИ:
|
ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИСОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ Термин «делопроизводство» появился предположительно в XVII веке и первоначально означал процесс решения (производства) дела. Деловые коммуникации (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. Грамотно составленный документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки. От качества организации процесса осуществления деловых коммуникаций (делопроизводства) зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Неправильное оформление, хранение документов может обернуться риском потери ценной информации, прямыми убытками при расторжении сделки или невыгодными условиями контракта, что негативно отразится и на финансовом положении предприятия, и на его репутации. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований трудового законодательства РФ. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации). Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. Она включает в себя: · законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; · указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне; · правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; · правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; · правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; · государственные стандарты на документацию; · унифицированные системы документации; · общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; · Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения; · нормативные документы по организации и охране управленческого труда; · нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. По подсчетам специалистов, на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес – это в значительной степени непрерывный процесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия – за всем этим стоят документы. Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков. Как правило, эту работу на предприятии ведут службы делопроизводства или секретари. Однако каждый специалист предприятия и работник аппарата управления должен знать основы делопроизводства, поэтому в настоящее время особую актуальность приобретает получение знаний в данной области. Для изучения настоящего курса «Деловые коммуникации (делопроизводство)» требуются знание основ стандартизации, менеджмента, права, навыки работы с Windows, Excel. Он рассчитан на широкое применение в учебном процессе элементов практической работы и компьютерных технологий управления. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование», под которым понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Под информацией (от лат. informatio, разъяснение, изложение, осведомленность) понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, явлениях, событиях, реального мира не зависимо от их представления [15]. Работа с информацией: ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения, как известно, составляет основу деятельности любого предприятия. Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, достоверности и своевременности ее предоставления. Поэтому, в принятом 25 января 1995 года Государственной думой Российской Федерации Законе «Об информации, информатизации и защите информации» подчеркивается, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы [5]. Результатом документирования является документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения [6]. Любой документ имеет два свойства — информативное и эксплуатационное. Информативное свойство документа определяется его способностью передавать какую-либо информацию. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям — механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эти свойства определяют сохранность документа, зависящую от материального носителя и средств письма. В течение многих последних веков и по настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней в последнее время широко используются и другие носители: лента с намагниченным слоем (в бобинах и кассетах), пластик со специальными свойствами (для оптической записи информации — CD, DVD и т. д.) и т. п. Функции документов делят на общие и специальные. Основными общими функциями документов являются: · информационная (фиксация, хранение и передача информации); · коммуникативная (передача, обмен информацией); · социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей). Специальными функциями документов являются: · правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере); · организационная (установка правовых отношений); · управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации); · обучающая (передача знаний между людьми и поколениями); · познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений); · мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием) [10]. Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию, под которой понимается деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Именно классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. К первой группе относят документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства деятельностью предприятия, которые могут составляться работниками всех подразделений предприятия. К таким документам относятся: * организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); * распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указы, постановления); * информационно-справочные и справочно-аналитические документы (акты, письма, факсы, справки, протоколы, докладные и объяснительные записки и др.). Перечисленные документы называют организационно-распорядительной документацией (ОРД). Именно эта группа документов и является предметом изучения дисциплины «Деловые коммуникации». Вторая группа - документы по функциям управления. Они составляются работниками планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений. Документы могут классифицироваться: · по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); · по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; · по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; · по виду оформления: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты. Оригиналом или подлинником является первый или единственный экземпляр официального документа, подписанный автором или соответствующим должностным лицом и имеющий юридическую силу; Под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы; Заверенная копия это копия с необходимыми реквизитами, придающими ей юридическую силу; Под выпиской понимается часть документа, на которой обязательно указывается из какого документа она сделана. На выписке проставляется также подпись должностного лица и печать организации; Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, имеющий такую же юридическую силу, как и подлинник. Обычно они выдаются при утере или уничтожении подлинника документа. Под системой документации понимают совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. При управлении любыми организациями (предприятиями) разрабатываются сходные или повторяющиеся документы. В связи с этим возникла необходимость создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (организационно-правовой, плановой, распорядительной и пр.), а затем и необходимость их стандартизации и унификации. Система организационно-правовой документации Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах. К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции. Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению). Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов (см. Табл. 1). Таблица 1 Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:
|