Технология автоматизации офиса

Понятие офиса

Одно из определений термина "офис" сформулировано так: офис - это место, где совершается служба или деловые операции. Он является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью. Традиционно организация документооборота и работа канцелярии стали главными функциями офиса. Главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией.

Теоретически определяют три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и социотехническая система.

6.2 Офис – как информационная система

Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Начало информационного процесса - генерирование информации (информационных документов), окончание - восприятие. Информация теряет смысл, если нет цикла интерпретации. Генерирование и интерпретация вызывают изменение и переработку информации. Они предполагают участие человека и не могут быть полностью автоматизированы. Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписанных информацией действий.

К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

К офисам, основным видом продукции которых является информация, можно отнести офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т.п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду своей монотонности и различным объемом творческих аспектов.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: