Составление и оформление номенклатуры дел.

Для разработки сводной номенклатуры дел конкретной организации необходимо внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставами или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации запрошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущего делопроизводства необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации. (Штатное расписание)

Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отделкадровит. п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 —дирекция, 02 —учебная работа, 03 —учебно-воспитательная работа, 04 —производственная практика, 05 —физическое воспитаниеит. д.

Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов.

Например: 01 —генеральныйдиректор, 02 —заместитель директора

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс.

Первым разделом указывается служба ДОУ (документационное обеспечение управления), потому,что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документыит.д.).

Например: 01 служба ДОУ, 02 –финансовый отдел, 03 –плановый отдел ит.д.

В пределах разделов заголовки должны располагаться в соответствии и со степенью важности документов и их взаимосвязью.

1. Первыми располагаются заголовки дел с организационно-учредительной документацией: устав, учредительный договор, положение об организации.

2. Заголовки дел с распорядительной документацией.

3. Заголовки дел с планово-отчетной документацией.

4. Заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка).

5. Заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения ос-новной деятельности ит. д.

Внутри каждого выделенного комплекса документов:

- сначала систематизируются документы вышестоящих организаций;

- систематизируются дела с организационно-распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа ит. д.;

- систематизируются справочно-информационные документы (переписка, докладные записки

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (резервных) номера для заведения ранее непредусмотренных дел.

В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

- условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

- порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Например: 04-07, где 04 —индексотдела, а 07 —порядковый номер дела в номенклатуре.

Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющее номер 04.

Этот же индекс проставляется наобложке, и на корешке дела.

Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки

По заголовку дела производится поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов могут быть подшиты ипокакому вопросу.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида документов (приказы, акты, протоколы ит. д.);

- автор документа (название организации, структурного подразделения);

- корреспондент (название организации, от которой получены документы);

- вопрос или краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), скоторой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов.

Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Название документа в заголовке может быть в единственном числе («Журнал учета выдачи дипломов»), может быть и во множественном числе («Приказы ректора по основной деятельности»).

При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. Например: «Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам…».

В заголовке, который начинается со слова «Переписка», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.

Например: «Переписка с фирмой "Консул" опоставке строительных материалов».

Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, т; как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел-томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

В четвертой графе (срок хранения документов)проставляются сроки хранения документов со ссылкой на номер стать согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» следует указать их названия.

Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

- о заведении дел;

- о переходящих делах на следующий год;

- о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

- о выделении дел к уничтожению;

- олицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях,

Лекция 6
Организация оперативного хранения документов.

Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся хранителями и накопителями информации. Систематизация документов быстрый поиск. И использование информации возможно только при четкой классификации документов специальный классификационным справочником, распределяющим документы в делах является номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел заводимых в организации с указанием сроков их хранения по установленной форме.
Назначение номенклатуры дел.
1. Распределение исполненных документов в дела.
2. Систематизация дел
3. Закрепление индексов дел
4. Установление сроков хранения дел
Кроме этого номенклатура дел служит основой для составления описей дел постоянного и временного хранения. Используется как основной учетный документ при сдачи в архив организации дел временного хранения (до 10 лет). Является основой для составления актов на уничтожение дел. Может быть использована в качестве схемы для построение справочной картотеки на исполненные документы.
Виды номенклатуры дел:
1. Типовая – Устанавливает состав дел заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документов. (школы, универы, больницы)
2. Примерная – устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организации и носит рекомендательный характер
3. Индивидуальная – систематизированный перечь конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве, организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году с указанием сроков хранения. Каждое структурное подразделение составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура составляется работниками структурного подразделения согласовывается со службой ДОУ и с руководителями архива. Подписывается начальником структурного подразделения. И затем направляется в службу ДОУ. Из номенклатур дел структурных подразделений формируется Сводная номенклатура дел. – подписывается руководителем службы ДОУ, затем визируются лицом ответственным за архив. Согласовывается с ЦЭК (центральной экспертная комиссия) направляется на согласование с ЭПК (Экспертное проверочная комиссия) соответствующего архивного учреждения. Утверждается руководителем организации.
Составление и оформление номенклатуры дел.
Для разработки сводной номенклатуры дел конкретной организации необходимо внимательно изучить и проанализировать документы организации для определение круга вопросов возникающих в процессе деятельности. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться уставом или положением об организации, положением о структурных подразделениях, Штатным расписанием, а также номенклатурой дел организации за прошлый год, а также описями дел постоянного и временного хранения и регистрационными формами. Кроме текущего делопроизводства необходимо изучить документацию прошлый лет. В номенклатуру должны войти все документы, создаваемые в организации поступившими в нее из других организаций все электронные документы, базы данных, а также документы коллегиальных и общественных органов кроме печатных изданий и технических документов.
Основой для структуры номенклатуры дел является структура организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров, цех номер 7) Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направлении деятельности организации. Разделами номенклатуры дел могут быть должности руководителей и специалистов. Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структурой организации.
1. Раздел обычно служба ДОУ
в пределах разделов заголовки дел должны расположатся в соответствии со степенью важности документа.
первыми располагаться заголовки дел организационно учредительной документацией. (устав, учредительный договор)
- вторыми располагаются заголовки дел с распорядительной документацией
-третьими располагаются заголовки дел с плановое отчетной документаций.
-располагаются заголовки дел относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (справки, переписка)
Внутри каждого выделенного комплекса документов тоже есть своя иерархия сначала систематизируется документация выше стоящей организации затем систематизируются дела с организационно распорядительными документами своего руководства. Систематизируется информационно справочные документы. В конце каждого раздела номенклатуры оставляются 2-3 свободных номера для заведения непредусмотренных ранее дел.

1. Проставляется номер дела каждого включенного в номенклатуру и который закрепляется за этим делом на всегда. Индекс дела состоит из условного обозначения структурного подразделения и порядкового номера в пределах отдела или организации (01-01) Этот же индекс проставляется на обложке дела и на корешке.

2. В заголовке дел должны полностью раскрывать состав и содержание дел, включенных в само дело. Заголовки дел формулируются на основе элементов располагаемых в следующей последовательности (Название вида документа, корреспондент, затем указывают вопрос или краткое содержание дела, название местности с которой связанной, даты, указание накопийности документа (копия). При наличии документов нескольких видов они перечисляются в заголовке
* (распорядительные документа и какие то там письма)
Заголовки, которые называются переписка уточняются с кем она ведется и по каким вопросам.
* (переписка с фирмой консул по поводу поставки..)
3. Заполняется в конце года т.к. может оказаться, что под одним заголовком может быт заведено не одно, а не сколько томов (дел) Объем 1 дела не должен превышать 250 стр.
4. Проставляются сроки хранения документов со ссылкой на номер ст. согласно типовому или ведомственному перечню документов. Основным перечнем документов является “Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения”.
5. Примечания заполняется в течении года, если нужно сделать следующие отметки (о заведении дела, о делах переходящих на след год, о передачи дел в другое структурное подразделение или организацию, о выделении дел уничтожению, о лицах ответственных за формирование дел в структурных подразделениях.)

Лекция 7
Организация работы с документами

1. Организация документооборота. Основные этапы документооборота.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания и до завершения исполнения или отправки, а также сдачи в дело. Рационально организованный документооборот должен отвечать следующим требованиям:
1. Прохождение документов в организации должно быть оперативным
2. Движение документов в организации должно быть прямоточным
3. Движение документов должно быть целесообразным.
4. Процесс обработки документов должен быть единообразным.
Общее кол-во документов за год составляет объем документооборота организации.
С точки зрения особенностей обработки документов можно выделить следующие 3 группы документов:
1. Поступающие документы (Входящие)
2. Внутреннее документы
3. Отправляемые (исходящие)
Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления входящей документации и проходит те же операции. Для исходящих документов добавляется операция (отправка документов адресату, после их регистрации) Работа по исполнению и контролю исполнению документов охватывает внутреннее документы, входящие документы и только в исключительном случае исходящие документы. Для установления единого порядка составления документации и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству содержащая образцы правильно оформленных документов.
Обработка поступающих документов (входящих)
Прием и обработку поступающих документов осуществляет секретарь фирмы либо работник канцелярии.
Этапы обработки входящей документации:
1. Первичная обработка.
2. Предварительное рассмотрение
3. Регистрация
4. Рассмотрение документов руководством
5. Направление на исполнение
6. Исполнение и контроль исполнения
7. Подшивка документов дела.
Первичная обработка заключается в правильности доставки писем. (вскрывается все конверты за исключением пометки “ЛИЧНО”) затем проверяют:
-правильность адресования вложенного в конверт документа
- кол-во листов документа.
- наличие приложений документа
если в документе отсутствуют листы или приложения в известность ставиться отправитель письма, ставится пометка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе прим.
сохраняются конверты с пометкой конфиденциально или если невозможно определить адрес.
предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и не регистрируемые. На регистрируемых автоматически нумератором проставляется реквизит (отметка о поступлении) Отметка о поступлении не проставляется на:
- Приложения к документу
- на приглашениях
-сообщениях о заседаниях
- учебных планах, программах
-рекламных сообщениях, которые не подлежат регистрации
Передача документовна рассмотрению документов руководству, должна осуществляется только после регистрации. Принятие управленческого решения принимает руководитель организации. Рассматривая каждый документ руководитель должен определить исполнителя, дать четкие конкретные указания об исполнении документа и установить реальные сроки. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Исполнение документа предусматривает Сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа его оформления, согласования предоставление на подписание, а также подготовку на пересылку к адресату. На документ, который рассылается более чем в 4 адрес исполнитель составляет список на рассылку.
При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает на документе следующие отметки:
1. О дате поступления
2. О датах промежуточного исполнения
3. О дате и результатах конечного исполнения (окончательного)
все эти отметки могут размещаться на свободном месте от текста документа. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации использованной при подготовке документа.
Основная цель контроля документов – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя поставленных на контроль технологическая обеспеченность контроля за исполнения документов осуществляет секретарь (он проставляет нумератором букву К на левом поле документа) на против реквизита заголовок, затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле о сроках исполнения и ответственном исполнителе. Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней.
Сроки исполнения документов исчисляются Календарными днями.
С даты подписания или утверждения документа или в даты поступления. Сроки исполнения определяет руководитель. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции. Изменить срок исполнения может только лицо установившее срок. Изменение сроков исполнения документируется проставляется новый срок, дата изменения и ставиться подпись.
Изменения вносятся также в регистрационную форму. Приостанавливать или отзывать документы имеют права авторы документа или вышестоящая организация. Когда работа над документом уже завершена ставится отметка о его исполнении и направлении в дело и после этого документ передается секретарю для подшивки в дело.
Обработка исходящей документации:
1. Согласование проекта документа
2. Проверка правильности оформления проекта документа секретарем
3.подписание документа руководителем
4. Регистрация документов
5. Отправка документов адресату
6. Подшивка 2го экземпляра (копии) документов дела.
Исходящие документы оформляются в 2х экземплярах, за исключением факсов, телефонограмм, которые составляются в 1.

2. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документов – это запись учетных данных о документах по установленной форме. Фиксирующая факт их создания, получения или оформления. Регистрация преследует следующие цели:
- Учет документов
- Контроль их исполнения
- Поиск документов
Процедура регистрации состоит из 2х этапов:
1. Проставления отметки на документе.
2. Заполнение регистрационной форме (установленной в орг).
Система регистрации документов в организации:
1. Централизованная – Все регистрационные операции осуществляются в 1 месте и 1 работником.
2. Децентрализованная – Предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения. (в структурных подразделения)
3. Смешенная - Когда часть документов, с учетом специфики предприятия, регистрируется централизованно, а другая в структурных подразделениях.
Регистрация должна быть однократной.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: