Тема 7. Базовые показатели метода освоенного объема

Основная литература:

1. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник /кол. авт.; под ред проф. М.А.Разу. –М.: КНОРУС, 2006. – 768 с. ISBN 5-85971-299-5.

Базовыми показателями метода освоенного объема являются:

- плановые объемы (Planned Value — PV);

- освоенные объемы (Earned Value — EV);

- фактические затраты (Actual Cost — AC).

Рассмотрим каждый из этих базовых показателей на примере условного проекта АА, который может представлять собой практически любой проект (строительство дома, разработку программного обеспечения, создание самолета и пр.), В любом проекте основы использования метода освоенно­го объема одни и те же, независимо от размера и типа проекта.

Плановые объемы показывают, сколько работ должно быть выполнено в конкретный момент времени в соответствии с планом проекта, т.е. каков должен быть прогресс в выполнении проекта на определенную дату. Плановые объемы — это численное выражение объемов работ, запланирован­ных к выполнению в соответствии с графиком на текущую дату. Плановые объемы представляют собой официально установленную базу для сравнения всех фактических показателей, т.е. это показатель базового плана выполнения проекта. Базовый план представляет собой плановый график распределения средств (объемов) по работам и периодам. Показатель плановых объемов в англоязычной литературе также называют Budgeted Cost for Work Scheduled (BCWS), в русскоязычной литературе — сметной стоимостью запланированных к выполнению работ, бюджетной стоимостью запланированных работ, плановыми затратами и т.д.

Показатель плановых объемов (так же, как и другие базовые показатели метода освоенного объема) графически представляется в виде кумулятив­ных графиков, показывающих плановые объемы выполнения работ по проекту нарастающим итогом. Такие кумулятивные графики носят название S-кривых (S-Curve). И применительно к плановым объемам говорят о S-кривой плановых объемов (Planned Value S-Curve), т.е. о кумулятивном графике плановых объемов. На рисунке 8 показан график плановых объемов проекта АА.

Рис. 8 График плановых объемов проекта АА

Освоенные объемы показывают фактически выполненные объемы работ, выраженные в показателях плановой стоимости этих работ, на контрольную дату. Этот показатель часто называют Budgeted Cost for Work Performed (BCWP), или плановой (сметной) стоимостью фактически выполненных работ, бюджетной стоимостью выполненных работ. Освоенный объем — это бюджетная, плановая, сметная стоимость работ, фактически выполненных на текущую дату. На рисунке 9 показан график (S-кривая) освоенных объемов (Earned Value S-Curve) проекта АА вплоть до чет­вертого планового периода всего жизненного цикла проекта.

Рис. 9. График плановых и освоенных объемов проекта АА

Фактические затраты показывают фактическую (реально сложившуюся) стоимость выполненных объемов работ, т.е. совокупность всех затрат, воз­никших в ходе выполнения работ на текущую дату. Иногда о фактических затратах говорят как о количестве ресурсов, которое необходимо было использовать на текущую дату или в течение определенного периода вре­мени. Фактические затраты также называют Actual Cost of Work Performed (ACWP), фактической стоимостью выполненных работ, фактическими за­тратами на выполненные работы и т.д. На рисунке 10 показан график (S-кривая) фактических затрат (Actual Cost S-Curve) проекта АА вплоть до четвертого периода жизненного цикла.

На рисунке 11 показан календарный план выполнения проекта АА. Он представляет собой временную развертку плановых объемов работ по про­екту, т.е. базовый план выполнения проекта (РМВ). В этом плане установлен бюджет проекта, распределенный по календарным периодам выполнения всех работ по проекту. Так, например, работа 2 имеет бюджет 32 единицы, которые распределены на четыре периода (допустим, на четыре месяца). План предписывает, что в ходе выполнения работы 2 каждый месяц должно происходить освоение объемов в восемь единиц плановой стоимости ресур­сов. Как только запланированная работа выполняется, плановые объемы, т.е. бюджетная стоимость ресурсов, становятся освоенными объемами.

Рис. 10. График плановых объемов, освоенных объемов, фактических затрат проекта АА

Рис. 11. Календарный план проекта АА

Работы могут планироваться и соответственно измеряться в самых раз­личных единицах, таких как человеко-часы, количество материалов или в денежном эквиваленте.

Освоенный объем является мерой выполнения работ по проекту. В ходе планирования проекта необходимо определиться с методами и средствами измерения освоенного объема. Выбор этих методов и средств должен оп­ределяться ключевыми характеристиками работ, в первую очередь про­должительностью работ и контролируемостью, осязаемостью производи­мой продукции.

Выполнение одних работ, имеющих в качестве результатов осязаемую продукцию, может быть определено напрямую путем измерения произве­денной продукции. Такого рода работы называют дискретными (Discrete Effort). Другие работы могут быть измерены опосредовано либо как функция дискретных усилий, либо как функция потраченного времени. Работы, связанные с дискретными усилиями, например, с потреблением какого-либо материального ресурса, обычно называют распределенными, или пропорциональными (Apportioned Effort), а работы, связанные с затрачи­ваемым временем, называют уровнем усилий (Level Of Effort — LOE).

Фактическое выполнение работ измеряется периодически: ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т.д. Методы и средства определения освоенных объемов во многом зависят от периодичности измерения и учета, а также от количества контрольных (плановых) периодов, в течение которых выполняется работа. Дискретные работы, которые длятся от одного до трех контрольных периодов, могут быть измерены с помощью фиксированных формул, в которых фиксированное значение процента выполнения работы определяется в начале работы (контрольного периода), а оставшийся процент выполнения — при завершении работы. Дискретные работы с большей продолжительностью (более трех периодов) измеряются с помощью других подходов, таких как взвешенные вехи и процент выполнения.

Руководство для выбора метода определения освоенных объемов представлено в табл. 2.

Таблица 2 - Методы определения освоенных объемов

Метод фиксированной формулы. Типичным примером метода фиксиро­ванной формулы является метод 50/50. В соответствии с этим методом 50% работы считаются выполненными на момент начала планового периода, в котором работа начинается независимо от того, сколько фактически выполнено. Оставшиеся 50% приписываются, когда работа заканчивается. Метод 50/50 наиболее эффективен при контроле небольших и непродол­жительных работ.

Исходя из данных рис.11 можно сказать, что при планировании проек­та АА для работ 1, 4, 5 и 6 выбран метод 50/50. Другими вариантами метода фиксированной формулы могут быть методы 0/100 и 25/75. Так, метод 0/100 предполагается использовать для определения освоенных объемов работы 3 проекта АА.

Метод взвешенных вех. Этот метод разбивает работу на части, завершае­мые в требуемые сроки, и затем назначает этим частям определённые значения объемов, которые будут освоены в обозначенные сроки. Метод взвешенных вех больше подходит для продолжительных работ, имеющих промежуточные результаты и продукцию. Как видно из рис.11, в проекте метод взвешенных вех используется для работы 2.

Метод процента выполнения. Метод процента выполнения можно на­звать наиболее простым и легким, но при этом самым субъективным из возможных методов оценки освоенного объема. Суть этого метода заключается в том, что в каждый плановый период ответственный работник или руководитель оценивает процент выполнения работы. Обычно такие оценки определяют объемы выполнения нарастающим итогом в сравне­нии с планом. При этом если в работе есть объективные показатели выполнения (такие, как количество созданной продукции, деленной на общее требуемое количество продукции, производимой в ходе выполнения всей работы), то субъективность этого метода может быть устранена полностью.

Метод пропорциональных работ. Если работа напрямую связана с другой работой, у которой есть свой освоенный объем, то значение освоенно­го объема для зависимой работы может быть определено на основе (или пропорционально) значения освоенного объема связанной работы. При­мерами пропорциональных работ могут быть контроль качества продук­ции (который зависит от количества проверяемой продукции) или инспек­ции (которые зависят также от количества проверяемых объектов или продолжительности инспектируемых работ).

Например, рассмотрим работу 2 проекта АА (см. рис.11) и попробуем оценить эту работу по контролю качества. Используя метод пропорцио­нальных работ, за плановый объем контроля качества мы можем взять 10% от планового объема работы 2. Таким образом, плановый объем контроля качества в первый плановый период будет равен 3,2, т.е. 10% от 32. Таким же образом будет определяться и освоенный объем контроля качества: как 10% от освоенного объема работы 2.

Метод уровня усилий. Некоторые работы не производят осязаемой про­дукции, которая может быть измерена или оценена на основе объектив­ных данных. Например, работы, связанные с функционированием техни­ческой библиотеки. Такие работы потребляют ресурсы, должны быть вклю­чены в общий план проекта и подвергаться контролю в рамках метода освоенного объема. Метод уровня усилий заключается в разбиении всей работы на части, соответствующие каждому плановому периоду, и опре­делении для них соответствующих значений плановых объемов. Плановые объемы автоматически превращаются в освоенные объемы в конце конт­ролируемых периодов. Работы типа «уровень усилий» никогда не имеют отклонений от графика. Поэтому использовать этот метод следует весьма осторожно и только для работ, имеющих все признаки уровня усилий.

Объемы работ планируются и измеряются с помощью методов, описан­ных выше, В ходе выполнения плановых работ объемы осваиваются. Ос­военный объем получает свое значение в ходе выполнения работ в соот­ветствии с методами оценки. Для дискретных работ значение освоенных объемов должно быть основано на объективно существующих, осязаемых и измеряемых результатах работ, т.е. продукции.

На рисунке 12 показано состояние проекта АА после четырех месяцев работ. Как видно из рисунка, работа 1 выполнена полностью. Эта дискрет­ная работа была спланирована и оценена с использованием метода 50/50. Значение освоенного объема (4) было присвоено в январе (работа нача­лась в январе), а оставшаяся часть объема (4) была добавлена в феврале (в феврале были получены результаты работы).

Работа 2 проекта АА является дискретной. Она была запланирована и измерена с использованием метода взвешенных вех. Отчетные данные, представленные на рис.13,показывают, что часть работы, запланированная к окончанию в апреле, еще не окончена. Две из четырех вех достигнуты (что должно быть подтверждено фактическими результатами этих частей работы), но третья еще нет. И поэтому плановый объем, назначен­ный на третью веху, не может быть переведен в освоенный объем.

Для определения фактических затрат (АС) необходимо использовать си­стему учета затрат в разрезе периодов жизненного цикла проекта и контрольных элементов, пакетов работ проекта. Сложность такой системы учета зависит от проекта и организационной структуры управления проектом, состава участников и других организационных условий. Но в любом слу­чае система учета должна позволять фиксировать затраты и согласовы­вать их с другими базовыми показателями метода освоенного объема.

Рис. 12 - Календарный график, показывающий состояние проекта АА после четырех месяцев работ

Из рисунка 12 видно, что, хотя освоенные объемы в апреле равны О, фактические затраты составляют 5. Это позволяет сделать вывод о том, что проект вышел за рамки бюджета, так как показатель фактических затрат (АС) превышает показатель освоенных объемов (EV) (см. рис.10).

После того как показатели плановых объемов освоенных объемов и фак­тических затрат определены, необходимо использовать эти данные для анализа текущего состояния проекта и прогнозирования перспектив его развития (рис.13);

Рис. 13. Графики базовых показателей проекта АА

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: