Юридическая сила документа.

Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименования организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.Свойством документа можно назвать юридической силой – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Документ, который создается в организации, должен обрести юридическую силу, для того, чтобы он стал бесспорным и обязательным, для тех юрид. и физ. лиц, которым он адресован и чьи действия будут основаны на его положении.Влияет на приобретение документом юридической силы – это соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для такого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно- методическими материалами. Обстоятельства, указывающие на обретения документов юридической силы – требования законности документа, к ним можно отнести, соблюдение организацией, предприятием или должностного лица, готовящим документ: 1. Положение действующего законодательства.2. Соблюдение компетенции. 3. Соблюдение сроков, дающих право на разрешения вопроса.4. Соблюдения необходимости предварительного согласования вопросов с др. организациями, подразд. и должностными лицами5. Соблюдение требований к форме документа и его отдельным элементам (реквизиты

Учет документооборота в организации

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении).Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. Основными правилами организации документооборота являются: оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.) Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации). Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Учет объема документооборота. Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учет объема документооборота организуется для установления: загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления; потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Научно-справочный аппарат к документам архивного фонда РФ

Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о состоянии и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования. Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть: Межархивными (Росархив-архивы); Внутриархивными (архив-фонд); межфондовыми (фонд-дело); внутрифондовыми (дело-документ). Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня. Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах. Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совкупности они составляют архивную информационную среду. Архивные справочники могут быть обязательными – опись, каталок и дополнительными – указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфика хранящихся в нем документов. Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные и информационно-поисковые.

Принципы построения научно-справочного аппарата: Взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях; Неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; Преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов; Единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника; Применение архивных справочников ко все документов при конкретных и четких функциях каждого справочника. АРх. справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных док-ов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дел. Структура архивных справочников: Архивный фонд РФ, Центральный фондовой каталог Росархива; справочники и указатели общероссийского значения; сеть архивов; фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов; путеводители и указатели межархивного значения; архив путеводитель или краткий справочник; книга поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические обзоры; указатели; паспорт архива. Основные арх. справочники – опись, каталок, путеводитель, обзор документов, архивный указатель, историческая справка.

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Наиболее распространенными видами каталогов являются (систематический, тематический, по истории учреждений, хронологический, именной, географический, названий фондов). Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных док-ов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ. Тематический обзор док-ов включает систематизированные сведения о составе и содержании док-ов одного или нескольких арх.фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ. Основной частью обзора являются аннотации архивных док-ов, сопровождаемые их поисковыми данными. В полном виде обзор состоит из хар-к учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата. Основным отличием обзора арх. Документов от других видов научно-справочных док-ов является ведение источниковедческого анализа. Архивный путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обязательным справочно-информационнным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри и межархивным. Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются: На путеводитель по фондам архива;Краткий справочник по фондам архива;Тематический путеводитель по фондам архива;Путеводитель по архивам

18. Научно – историческая и практическая ценность документа.

Документирование как научная дисциплина:1. изучает закономерности образца документов в различных областях человеческой деятельности.2. разрабатывает способы создания документов.3. исследует, разрабатывает методы организации документооборота и строения систем документирования.Следует помнить, что документ – это социальный объект, созданный человеком и для человека.Основная задача документирования является – исследования возникновения документа, это позволяет:1. отделить закономерно возникшие документы от случайных.2. позволяет прогнозировать развитие документов.Документирование изучает способы составления документов в их гинезиса и развитии. Затем дает им общую классификацию и оценку. Документирование занимается изучением различных документов в деятельности учреждений и должностных лиц. Документирование, как научная дисциплина уделяет внимание разновидности документов, учитывая при этом различные способы документирования и характеристику их систем. Документирование тесно связано с источником ведения – научня дисциплина, исторические документы.

Порядок обработки предложений, жалоб граждан.

Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. 2 мая 2006г Президентом подписан новый ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (№59-ФЗ) Ст. закона посвящена определению терминов: - обращение гражданина - направляется в гос орган, - предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных актов, улучшению социально-экономической сфер деятельности гос-ва и общества. – заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его прав и свобод. – Жалоба - просьба гражданина восстановлению или защите его нарушенных прав. Граждане имеют право: - предоставить дополнительные документы и обращаться с просьбой об их истребовании, - знакомиться с документами, касающимися рассмотрения обращения, - получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, - обращаться с жалобой, - обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения. Технология работы с обращением граждан требует организации. Она включает:- прием и первичная обработка обращений, - регистрация обращений, - отправка на рассмотрение, - уведомление заявителя о направлении обращения в др. учреждения, - уведомление о длительном рассмотрении, - контроль за сроком исполнения и выполнение по ним решений, - информационно-справочная работа по обращениям, - извещение о решении, - анализ поступивших обращений. Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. На документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним. После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию (срок регистр. 3 дня с момента поступления). После регистрации документ докладывается руководителю для принятия решения. Принятие решения должно быть основано на требованиях законов, изучении причин, обстоятельств. Весь процесс подлежит контролю. Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных вопросов. Заявления и жалобы, не требующие доп. изучения разрешаются безотлагательно или в течении 30дней со дня регистрации. На всех письмах, жалобах заявленных при регистрации ставится отметка «Контроль». Обращение снимается с контроля после выполнения принятого по нему решения, делается отметка в контрольно-регистрационной карточке. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по этому вопросу решение. Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Один экз. в картотеку, др- в справочную картотеку. Результаты решения вопроса сообщают заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующие законодательству. Невозможность получения ответа – используется гос. Язык РФ. Обязательно ведется анализ этой категории документов. Составляются аналитические обзоры, справки, в которых отражаются вопросы, по которым были поданы обращения. На каждом док-те после решения и исполнения делается надпись, «В дело» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение. Хранение обращений формирует в дела, вместе с обращением подшивается копия ответа и др. документы по этому делу. Законченные дела хранятся в учреждениях для справок. Сроки хранения этой категории – 5 лет, но предложения интересные для истории – хранятся вечно. Через год передаются в архив учреждения, а затем в ГОСАРХИВ. Сдача в архив включает: оформление дел, проведение экспертизы ценности, составления описи. Личный прием – осуществляют руководители организаций или их замы. - устанавливается место и время приема. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте, должны быть стол, стулья, за которым может быть оформлено обращение письменно. Рекомендуют использовать «немую справку» с образцами заявлений, адресами, тел., куда направляют граждан. Во время личного приема ведется журнал приема, в нем: дата приема, Ф.И.О. адрес, суть вопроса, Ф.И.О ведущего прием, результат обращения. В конце приема надо сообщить о результате или, если, решение относится к компетенции иного органа – оказать содействие в определении этого органа.

Архивные описи

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания. Функции описи: Информационная, раскрывающая состав и содержание документов; Учетная, учитывающая количество дел внутри фонда; Классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями вопросами его деятельности. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения. Описи составляются: На дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела личного состава; документы на спецносителях; входящие в архив ведомственные и служебные издания. При составлении описи первичным документов является делопроизводственная номенклатура дел. Правила (основные требования) оформления описи: Нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;Систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре; Описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;

При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью; На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела; Графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела; Опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения; Документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела; Нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер -9999; Систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения; Каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей; При составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения,3 экземпляра описи личного состава; При составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем списки л/с, далее карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях; Личные дела формируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца; Описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами. Структура составления описи учреждения: Годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;Годовая сводная опись составляется ведомственным архивом; На ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения – раздельно постоянного хранения и личного состава. Опись содержит:Титульный лист; оглавление, предисловие, собственно опись, список сокращений, указатели, переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь, лист заверитель

Работа с документами, содержащими КТ.

Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая, организационная, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению. КТ- включает деловую информацию, технологии, открытия, изобретения и т.д. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий: 1) определение сведений, составляющих КТ предприятия 2) обеспечение порядка их защиты. Сведения КТ предприятия можно разделить на 2 блока: 1) научно-техническая информация 2) деловая информация. Научно-техническая информация – включает конструкции машин, чертежи, схемы, коды, ключи, программное обеспечение. Деловая информация - сведения о финансах, сведения о денежных средствах, сведения о размере прибыли, планы развития предприятия, кадровый состав, учредительные док-ты, Состав и объем сведений составляющий КТ определяются руководителем. Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: - разработка инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ, - ограничение доступа к носителям информации КТ., - ведение делопроизводства, учет и сохранность док-ов, содержащих КТ, - использование организационных, технических и иных средств защиты, осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ. При поступлении на работу сотрудник подписывает обязательство о неразглашении КТ. Обязательство составляется в 1 экз. и хранится в личном деле 5 лет. Примерный перечень, составляющий КТ. – сведения о новых технологиях, - методы управления, - финансовая деятельность, - размер прибыли, цели, задачи переговоров, - з/плата сотрудников, - сбыт продукции, - маркетинговые исследования. Если сведения из перечня КТ переносятся в документы, то они становятся конфиденциальными. Все документы, содержащие КТ, подлежат учету и спец. обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу. На документе с грифом КТ указывается количество экз.документов и место нахождения. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальных док-ов в журнале регистрации документов с грифом КТ. Все листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью). Документы с грифом КТ формируются в отдельное дело. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, опечатанный должностным лицом. Движение (выдача и возврат) документов с грифом КТ должно отражаться в журнале учета выдачи документов с грифом КТ. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом КТ из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в журнале регистрации документов с грифом КТ. По окончании года созданная комиссия выполняет следующие работы: - проверяет наличие всех документов с грифом КТ, - отбирает документы для архивного хранения, - отбирает документы для уничтожения. В случае утраты таких документов в известность ставится руководство, назначается комиссия. На утерянные документы составляется акт, в журнале ставят отметку об утрате. При передачи дел в архив на документы с грифом КТ составляется опись. Архивное хранение производится в опечатанных коробках. На документы с грифом КТ, отображенные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью спец. машины, исключающим возможность восстановления информации.

Система каталогов в архиве

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Каталогизация архивных документов – совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

Определения вида каталога; Разработки схемы классификации в нем документной информации; Выявление и отбора документной информации для каталогизации;

Описания документной информации на каталожных карточках; Индексирования каталожных карточек; Систематизации карточек и ведения каталога. При определении вида каталога учитываются: уровень и профиль архива; структура, состав, содержание, степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качество других архивных справочников; кадровые и материально-технические возможности архива. Наиболее распространенными видами каталогов являются (систематический, тематический, по истории учреждений, хронологический, именной, географический, названий фондов). Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать СХЕМУ единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР. В международной документалистике приняты: Универсальная десятичная классификация; Классификация при помощи двоеточия. Выбор схемы классификации определяется составом документов архив и задачами их использования. Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке арх. фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного (сообщается информация об одном документе), поединичного (единице хранения), группового (связанны между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или док-ов. Каталожная карточка включает следующие атрибуты: Индекс классификационного деления; наименование рубрики и подрубрики; обозначение даты и места события; информационные сведения (описание содержания); название архива; название фонда; архивный шифр документа(номер фонда, описи, единицы хранения, листа); язык; способ воспроизведения; фамилия составителя; дата составления; в отд. случаях на оборотной стороне карточки может помещаться аннотация. Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизацию их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов. Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс – условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача, содержание информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение между этими делениями. Индексы могут быть: (буквенными, цифровыми, комбинированными). Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: