ТОР 5 статей: Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы КАТЕГОРИИ:
|
Принципы унификации и стандартизации документов.Основными принципами унификации документов являются: - унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.; - единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений; - комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств; - информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа; - сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; - стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами); - сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико- экономической информации; - экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов;
- соответствие документов решаемым задачам или процедурам управленческих действий; - унификация показателей и реквизитов, которые используются в различных документах; - размещение реквизитов на документах в соответствии с последовательностью их заполнения, читания или считывания; - уменьшение физического объема документов в результате обоснованного выявления площадей для размещения реквизитов; - взаимосвязанность требований к документам, которые относятся к разным функциональным системам или уровням управления;
- принцип историзма – учитываются исторически сложившиеся особенности документов и отобранные эволюцией их эффективные характеристики; - установление рациональной однотипности документов в границах групп и придание выработанным требованиям характера обязательности определенного правового уровня; - принцип прагматизма – достижение удобства работы с документами, управленческой и экономической эффективности. Стандартизация основывается на принципах: - обязательности применения технических регламентов; - доступности технических регламентов, технических кодексов и государственных стандартов, информации о порядке их разработки, утверждения и опубликования для пользователей и иных заинтересованных лиц; - приоритетного использования международных и межгосударственных (региональных) стандартов; - использования современных достижений науки и техники; - обеспечения права участия юридических и физических лиц, включая иностранные, и технических комитетов по стандартизации в разработке технических кодексов, государственных стандартов; - добровольного применения государственных стандартов.
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица. Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений. Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации. Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда, а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники). Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения: - безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья - технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией - экономии всех видов ресурсов.
52. Понятие «унифицированная система документации». Цель, основные задачи, состав УСД, содержание работ по унификации документации. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов. Основные задачи УСД: 1) систематизация форм документов; 2) взаимосвязь содержащихся в них технико-экон. показателей; 3) регламентация состава, видов и разновидностей документов; 4) рациональное сокращение числа форм документов и содержащихся в них показателей за счет исключения избыточной информации и расчетных показателей. УСД включают: унифицированные формы документов (совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определенном порядке); документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов; межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями СНГ; стандарты и руководящие документы РБ, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ; нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения. При унификации документации проводят следующие работы: устанавливают номенклатуру действующих форм; строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца; устанавливают общие синтаксические правила построения документа; устанавливают методы контроля исполнения документов. В общегосударственном классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные системы документации: организационно-распорядительной; первичной учетной документации; банковской; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической документации; документации по труду; внешнеторговой документации; учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий и др.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:
|