Встановлення порядку роботи з документами

Важливий елемент механізму захисту комерційної таємниці – встановлення порядку роботи з матеріальними носіями такої інформації: кресленнями, дискетами, магнітними стрічками тощо. Вибираючи зручні форми обліку конфіденційної інформації, необхідно враховувати, що:

– по-перше, відмітні знаки (грифи) на документах не повинні збігатися з грифами, що використовуються в сфері захисту державних таємниць;

– по-друге, вони повинні бути зрозумілі тільки співробітникам даного підприємства і не привертати до себе уваги сторонніх осіб;

– по-третє, кількість грифів повинна бути чітко визначеною;

– по-четверте, роботу підлеглих доцільно організувати за принципом «чистих столів». Суть його полягає в тому, що співробітник за своєї відсутності не повинен залишати жодного документа на своєму робочому місці. Вся інформація має надійно зберігатися у сейфі, металевій шафі або у шухляді столу.

У Переліку також бажано вказати конкретний строк, на який та чи інша інформація набуває статусу комерційної таємниці.

Структурні підрозділи та співвиконавці повинні бути ознайомлені з Переліком у частині, що їх стосується, керуватися ним у своїй роботі й приводити у відповідність до нього грифи документів.

Виконавець і керівник, перш ніж підписати будь-який документ, оцінюють його на наявність інформації, що є комерційною таємницею підприємства.

За наявності таких відомостей на першому, титульному аркуші в правому верхньому куті потрібно поставити гриф. Наприклад, «КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ».

Зняття з інформації статусу комерційної таємниці підприємства здійснюється після закінчення контрольного строку або внаслідок настання певних обставин (поява нового зразка, витік інформації до конкурента тощо).

Це рішення приймають ті самі особи, що затвердили Перелік.

В основі такої системи роботи повинна лежати зацікавленість виконавців як у виявленні нових об'єктів захисту, так і у визначенні оптимального моменту зняття обмежень на поширення інформації.

При опублікуванні інформації, що раніше була закритою, рекомендується приділяти більше уваги її практичній цінності та ексклюзивності, щоб зацікавити в її використанні потенційних споживачів як у межах країни, так і за кордоном. Разом з тим обсяг опублікованих даних не повинен бути достатнім для самостійного впровадження їх без додаткової інформації розроблювача.

Перед тим як взяти з працівників підписку про нерозголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю, керівництву підприємства необхідно здійснити певні процедури:

– видати наказ по підприємству про встановлення комерційної таємниці (Додаток);

– затвердити перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю (Додаток 1 до наказу);

– затвердити форму зобов'язання (договору) про нерозголошення інформації, що є комерційною таємницею (Додаток 2 до наказу).

Незалежно від обраного підприємством шляху захисту комерційної таємниці працівник, приступаючи до виконання своїх обов'язків, має бути поінформований:

– про порядок і процедуру набуття матеріалами, документами та виробами статусу комерційної таємниці підприємця;

– про правила, пов'язані з доступом до інформації, що є комерційною таємницею;

– про обов'язки й обмеження, що покладаються на виконавців, допущених до відомостей конфіденційного характеру (наприклад, діловодство, облік, збереження, розмноження, обробка інформації тощо);

– про порядок прийому представників інших суб'єктів підприємницької діяльності та передачі їм інформації;

– про відповідальність за розголошення відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, або за порушення встановленого порядку роботи з ними.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: