ТОР 5 статей:
Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия
Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века
Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка
Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы
КАТЕГОРИИ:
- Археология
- Архитектура
- Астрономия
- Аудит
- Биология
- Ботаника
- Бухгалтерский учёт
- Войное дело
- Генетика
- География
- Геология
- Дизайн
- Искусство
- История
- Кино
- Кулинария
- Культура
- Литература
- Математика
- Медицина
- Металлургия
- Мифология
- Музыка
- Психология
- Религия
- Спорт
- Строительство
- Техника
- Транспорт
- Туризм
- Усадьба
- Физика
- Фотография
- Химия
- Экология
- Электричество
- Электроника
- Энергетика
Деловое письмо и основные требования к его составлению
Неотъемлемой составляющей профессиональной компетенции делового общения является владение навыками и умениями составления деловой корреспонденции. Деловые письма являются особым типом документов, регулирующих экономические и социальные отношения между корреспондентами. Разнообразие содержания деловых писем обусловлено тем, что с их помощью решаются многочисленные вопросы, возникающие в управленческой деятельности. Данный факт обусловил необходимость классификации писем по аспектам в зависимости от содержания (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-рекламация, письмо-подтверждение, гарантийное письмо и др.)[5]
Формирование навыков и умений овладения деловой перепиской связано с усвоением следующих составляющих, лежащих в основе требований, предъявляемых к составлению современной деловой корреспонденции: структура письма, текст письма (требования к содержанию, оформление текста с использованием стандартных языковых клише), этикет деловой переписки, особенности используемых лингвистических приемов.
Структура письма
Структура (или композиция) официального письма – это последовательное расположение его составных частей. Их двух выделяемых структур (2-х частная и 3-х частная) наиболее рациональной признается структура текста, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, во второй части – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.
Структурной частью текста делового письма нередко выступает заголовок, который отражает тематику, содержание и основную идею послания. При формулировании заголовка следует обратить внимание на то, чтобы он был недвузначным, логически связан с текстом.
Предлагаем ознакомиться с Таблицей 2, в которой в соответствии с принятой классификацией видов писем и в зависимости от их содержания приводятся языковые конструкции, используемые в текстах деловых писем. Предлагаемые клише могут быть использованы в практической работе как справочный материал.
Таблица 2
| Вид письма | Цели и намерения, которые реализует автор | Языковые формулы-клише, используемые в письме | |
| Сопроводительное письмо | Информирование о направлении адресату прилагаемых к письму документов или материальных ценностей | Направляем (возвращаем, представляем) на утверждение (согласование)аправляем (возвращаем, представляем) на утверждение (сьму документов или материальных ценнотей приводятся языковые конструкти и | |
| Письмо-просьба | Изложение просьбы от имени предприятий, организаций, учреждений. Сообщение о заинтересованности предприятия в исполнении просьбы. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы. | – Прошу (просим)… дирекция, администрация, кооператив просят (просит)… | |
| – Обращаемся (к Вам) с просьбой – Прошу (просим) Вас – Мы просили бы (вас) – Не могли бы Вы – Мы будем благодарны, если вы сможете – Мы хотели бы – В соответствии с нашей договоренностью | прислать выслать направить (нам) сообщить получить просим | ||
| Информационное письмо | Сообщение о каких-либо фактах или мероприятиях. Извещение, уведомление, информация о предмете, представляющем взаимный интерес Пропаганда различной продукции или деятельности предприятия | – Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем, – Ставим Вас в известность, доводим до Вашего сведения, – Нам приятно сообщить, – в ответ на Ваше письмо | что… сообщаем, извещаем, что… |
| Письмо-подтверждение | Уведомление отправителя о получении документов, ценностей. Подтверждение фактов, действий | – Подтверждаем получение (Вашего заказа…) – Подтверждаем условия поставки – Образцы товаров Вашего производства нами получены | |
| Письмо-напоминание | Напоминание о необходимости ответа на запрос. Напоминание о необходимости выполнения принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. | – Напоминаем, что Вам необходимо в срок до… | направить предоставить, выполнить |
| – При неполучении Вашего ответа мы будем вынуждены… | |||
| Письмо-благодарность | Благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение и т.д.) | – Благодарим Вас – Мы признательны Вам – Выражаем благодарность – Заранее благодарим (Вас) | за то, что… |
| Письмо-рекламация | Предъявление претензий к стороне, нарушившей принятие на себя по контракту (договору) обязательства, требования возмещения убытка | – Мы официально заявляем Вам рекламацию на…(в отношении…) – (При этом) направляем Вам товар, рекламационный акт в связи с … – К нашему большому сожалению сообщаем Вам, что… – Прибывшая партия не соответствует по качеству присланным ранее образцам – К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что… – Акт экспертизы показывает, что… | |
| Письмо-приглашение | Приглашение на какое-либо мероприятие (заседание, совещание, конференцию, семинар и т. д.) | – Приглашаем Вас… – Имеем честь пригласить Вас на … посетить… принять участие в… – Просим принять участие в… |
Речевой этикет письма (формы обращения)
В официальной письменной речи сложились формы обращения, используемые при составлении деловых писем. Наиболее распространенные обращения с учетом ситуаций, в которых данные формулы обращения используются, приведены в Таблице 3.
Таблица 3
| Формула обращения в письменной речи | Ситуации, в которых используются данные формулы обращения |
| Уважаемый господин… (фамилия)! Уважаемая госпожа… (фамилия)! Уважаемые господа! | Наиболее общая формула обращения |
| Уважаемый Анатолий Иванович! | В письмах-приглашениях, поздравлениях, извещениях допускается обращение по имени отчеству |
| Уважаемые коллеги! | При обращении к лицам одного профессионального круга |
| Уважаемые друзья! | В письмах-поздравлениях, обращенных к коллективу |
| Уважаемый господин мэр! | При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления. |
Согласно правилам делового этикета, если письмо начинается с личного обращения, то заканчиваться оно должно формулой вежливости: «С уважением…».
Заключительная формула вежливости выбирается на усмотрение автора, в соответствии с тем насколько официальным или неофициальным является послание. «С уважением…» соответствует строго официальному посланию, «С уважением, Ваш» – полуофициальному, «Искренне Ваш» – неофициальному.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: