ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА. Я проходила практику в отеле 5 звезд г.Ялта Общества с ограниченной ответственностью «Эколого-туристический центр в Парковом» (Резиденция «Крымский бриз»).

Я проходила практику в отеле 5 звезд г.Ялта Общества с ограниченной ответственностью «Эколого-туристический центр в Парковом» (Резиденция «Крымский бриз»).

Мое рабочее место находилось в приемной у секретаря, примыкающей к кабинету директора. Приемная делится на три зоны: рабочую, зону для посетителей и зону для хранения документов и журналов (шкафы). Организация рабочего места не до конца соответствующая, компьютерной стол находиться справа от окна, присутствует естественное и искусственное освещение, дополнительного освещение есть, также отсутствует компьютерный стул.

Описание организации рабочего места:компьютерный стол, клавиатура беспроводная, моноблок, манипулятор мышь, офисное кресло, принтер МФУ Acer.

Мое рабочее место соответствует площади стандарта ГОСТ 12.2.032-78.

На рабочем столе монитор ориентирован боковой стороной к световым проемам, естественный свет падает преимущественно слева. Высота рабочей поверхности стола 725 мм, и ширину 800-1400 мм, имеет пространство для ног.Экран расположен на расстоянии от глаз 800 мм. Экран расположен на уровне глаз.

Необходимое программное обеспечение: Windows10, Microsoft Access 2010, Microsoft Word 2010, Microsoft Power Point 2010.

Мотивация выбора – Microsoft Access – это настольная СУБД реляционного типа. Является самой популярная программой для создания базы данных. Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows таким образом, все преимущества Windows доступны в Access.

Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

При оформлении пояснительной записки использовался текстовый процессор Microsoft Word XP профессиональный выпуск 2010.

В настоящее время приложение Microsoft Word ХР профессиональный выпуск 2010 является одним из наиболее распространенных текстовых процессоров. Последняя версия Microsoft Word расширяет возможности подготовке важных документов - отчетов, писем, бизнес-планов. Word XP упрощает доступ к существующим функциональным возможностям и предлагает новые, гибкие средства работы с документами. С помощью приложения Word XP можно совместно с другими пользователями просматривать документы и работать с ними, не меняя своего привычного стиля работы.

Далее для осуществления целей работы мною были собраны личные данные работников в отделе персонала.

Описание этапов создания реляционной базы данных.

Создание новой нормализованной реляционной базы данных Аccess осуществляется в соответствии с ее структурой, полученной в результате проектирования. Процесс проектирования реляционной базы данных был рассмотрен в предыдущей главе. Структура реляционной базы данных определяется составом таблиц и их взаимосвязями. Взаимосвязи между двумя таблицами реализуются через ключ связи, входящий в состав полей связываемых таблиц. Напомним, что в нормализованной реляционной базе данных таблицы находятся в отношениях типа «один-ко-многим» или «один-к-одному». Для одно-многозначных отношений в качестве ключа связи, как правило, используется уникальный ключ главной таблицы, в подчиненной таблице это может быть любое из полей, которое называется внешним ключом.

Создание реляционной базы данных начинается с формирования структуры таблиц. При этом определяется состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. После определения структуры таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.

При создании базы данных важно задать параметры, в соответствии с которыми access будет автоматически поддерживать целостность данных. Для этого при определении структуры таблиц должны быть заданы ключевые поля таблиц, указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе нормализованных таблиц должны быть заданы параметры поддержания целостности связей базы данных.

ГРАФИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Перед началом работы я подготовила список всех работников.

Начало работы: нажала кнопку «ПУСК» - «Программы» – открыла окно и выбрала пункт «Файл» – открыла. На рабочем столе создала рабочий файл Microsoft Access 2010. Выбрала из списка файлов имя БД и нажала ОК.

Затем в режиме «Конструктор» создала таблицу. Нажимаем кнопку «Создать» на вкладке таблицы (см. рис. 1) и выбираем пункт списка «Конструктор» и присвоила название «Отелы и Должность» (рис. 2).

Рис.1

Открылась рабочая область программы в табличном режиме. Для изменения имя таблицы и добавления полей, я перешла на режим «Конструктор», при переходе в режим «Конструктор». Всплывающее окно предлагает изменить имя таблицы. Я применила новое имя таблице «Отделы и Должность» и нажала «ОК» (рис.2)

Рис. 2

В режиме «Конструктор» добавила два поля «Отделы» и «Должность» с текстовым типом данных. Первое поле по умолчанию «Код» «ключевое» с типом данных «Счетчик» - это поле ведет нумерацию строк (рис.3)

Рис. 3

Перешла в режим «Таблица», и заполнила данными столбцы (рис.4)

Рис. 4

Создала вторую таблицу в режиме «Конструктор» под названием «ФИО» с полями «Код» «ФИО», «Адрес», «Дата рождения», «Телефон», «Должность» с типом данных «Текстовой», поле «Код» «Счетчик» (Приложение А). После чего в табличном режиме заполнила все столбцы данными работников (Приложение Б).

Далее в режиме «Конструктор» в таблице «Отделы и должности» в поле «Должность» выбрала тип данных «Мастер подстановок» (Приложение В). В создании подстановок выбрала таблицу «ФИО», которая будет содержать поле подстановки, выбрала поле «Должность» - это поле будет отображаться в столбце, которое я выбрала (Приложение Г). С помощью Мастера подстановки в таблице «Отделы и Должность» в поле «Должность» я могу каждому работнику из списка присвоить должность (Приложение Д).

Затем я создала еще одну таблицу в ленте «Создание» под названием «Доход». В режиме «Конструктор» добавила поля под названием «Код Сотрудника» с типом данных «Счетчик», это поле будет содержать код сотрудника из таблицы ФИО. И поля с месяцами: Январь, Февраль, Март, Апрель, с типом данных «Числовой». Эти поля будут содержать месячный оклад сотрудника. (Рис.5).

Рис. 5

Перешла в табличный режим и заполнила данными таблицу (Приложение Е).

Все нужные таблицы готовы. Следующий шаг будет «создание связей». Для этого я зашла на ленту «Работа с базами данных» и в группе «Отношения» нажала на Схему данных.

Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных.

Для настройки связей между таблицами я нажала на открывшееся окно «Добавление таблицы», предназначенное для выбора таблиц, которые нужно связать. В этом окне я отобразила все таблицы, входящие в состав базы данных. Выбирала в этом окне 3 таблицы «ФИО» и «Отделы и Должность», и «Доход» далее нажала кнопку «Добавить». В результате таблицы появились в Области данных на вкладке «Схема данных», после чего окно «Добавление таблицы» закрыла. Таблицы отображаются в схематическом виде, показывающем их имена и структуры, ключевые поля обозначены соответствующими пиктограммами.

Я связала таблицы таким образом: «Доход», «Код сотрудника» с «ФИО», «Код сотрудника» «ФИО», «Должность» с «Отделы и Должность» с «Должность» и Должность с таблицей «ФИО_1» с «ФИО» (Приложение Ё). Далее я создам запрос из этих таблиц.

Запрос упростит просмотр, добавление, удаление или изменение данных в базе данных. Среди других целей использования запросов можно отметить:

· быстрый поиск определенных данных путем фильтрации с применением определенных критериев (условий);

· вычисление или сведение данных;

· автоматизированное управление данными, например, регулярный просмотр актуальных данных.

Я сделаю запрос по вычислению заработной платы по месяцам: Январь, Февраль, Март, Апрель. Запрос определит сотрудника из таблицы «ФИО» и его месячный оклад. Для этого я зашла на ленту «Создание», в группу «Запросы» и выбрала «Конструктор Запросов».

В открывшемся окне выбрала таблицу «Доход» и «ФИО», после закрыла окно. Из выпадающего списка выбирала поля, которые будут отображаться – это будет таблица «Доход» месяца, в которых месячный оклад: Январь, Февраль, Март, Апрель (Приложение Ж). Перед закрытием запрос автоматически предложил сохранение, перед сохранением присвоила имя запросу «Доход Запрос». Таким образом можно посмотреть в табличном режиме запроса список сотрудников и их оклад за четыре месяца (Приложение З). Таким образом моя База Данных и Запрос можно считать выполненным.

Для осуществления поставленной задачи, потребовались некоторые финансовые расходы (Таблица 1).

Таблица 1 - Экономический расчет

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Задачи, поставленные мною изначально, были выполнены с успехом.

«Учет трудовых ресурсов и управление ими – необходимая составляющая в общем планировании ресурсов любой организации».

Однако по мере роста организации для обеспечения оперативной обработки документации по личному составу и эффективной работы с персоналом возникает необходимость в средствах автоматизации.

Использование компьютерных технологий дает возможность быстро получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями самой организации.

Внедрение программ на крупных предприятиях позволяет значительно улучшить условия труда работников кадровых служб, плановых и расчетных подразделений. В данной выпускной работе предложен один из способов реализации задачи «Автоматизированное рабочее место» работника отдела персонала и использование БД «Кадры».

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств, развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

Результаты работы системы могут использоваться при разработке системы данных и ее хранении, что избавляет от рутинной работы. Данная система облегчит процесс сбора информации о работниках.

Программа позволяет распечатать большое количество документов, необходимых при работе с кадрами, тем самым, экономя рабочее время сотрудника. Данная программа имеет удобный пользовательский интерфейс, дешевую себестоимость, небольшие требования к аппаратному обеспечению.

Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу предприятия, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса.

ЛИТЕРАТУРА

1. Секретарское дело [Электронный ресурс] Ежеквартальный журнал. М., 2001. №1. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru/biznes-60/

2. Д. Вейскас [Электронный ресурс] «Эффективная работа с Access 97». – Режим доступа: http://www.vevivi.ru/best/Sozdanie-bazy-dannykh-sotrudnikov-v-MS-Access-ref192276.html

3. А. Гончаров «Компьютер для менеджера» [Текст] Самоучитель – СПб: Изд-во «Питер», 2000. с. – Библиогр.: с. 220 – 230.

4. Ф. Новиков, А. Яценко. Microsoft Access 2000. [Текст] – ВНV – Санкт-Петербург – 1999. с. – Библиогр.: с. 103 – 109.

5. Р. Селеста [Электронный ресурс] «Access 2000: Учебный курс». М., 2000. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.litsoch.ru/referats/read/135776/

6. Вирджиния Андерсен [Электронный ресурс] Все о работе с microsoft office access 2007. москва, act. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://otherreferats.allbest.ru/programming/00203036_0.html

7. Горев А [Текст] Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. - СПб.: Питер, 2007. – Библиогр.: с. 30 – 33.

8. Диго С.М. [Текст] Проектирование и использования баз данных. - Москва: Финансы и статистика, 2005. – Библиогр.: с. 190 – 192.

9. Малыхина М.П. [Текст] Базы Данных: основы, проектирование, использование. Учебное пособие. БХВ - Петербург,2005. – Библиогр.: с. 191 – 194.

10. http://docs.cntd.ru/document/gost-12-2-032-78-ssbt

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Приложение Д

Приложение Е

Приложение Ё

Приложение Ж

Приложение З

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: