Понятие документооборота и его принципы.

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении) - он определяет не только инстанции движения документов, но и скоростьдвижения документов.

Документооборот - информационное обеспечение деятельности аппарата управления; документирование деятельности аппарата управления; хранение и использование ранее созданных документов.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

· теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

· пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

Разделяют: централизованный документооборот (входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации) и документооборот уровня структурного подразделения (документы, учитываемые только в структурных подразделениях).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

· Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.)

· Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

· Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают решение управленческих задач в пределах одной организации. (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).