Макет и формуляр документа.

Назначение макета

Макет однозначно описывает структуру данных, содержащихся в документе, и предназначен для обеспечения автоматизированной обработки структурированных файлов с данными документов.

В макете документа определяется:

Количество блоков в документе и их последовательность.

Количество полей для каждого блока документа, их последовательность и обязательность заполнения.

Структура файла макета

Макет документа состоит из последовательности блоков. Каждый блок начинается с новой строки и состоит из имен полей, разделенных символом «|» (код ASCII 124).

Первое поле в блоке является маркером. После имени поля может следовать признак «(0)», что означает, что данное поле может не иметь значения и заполняется по условиям, приведенным в п. 4.

Последним полем в блоке является указатель на следующий блок – маркер следующего блока с признаком «(*)» или без него.

Отсутствие в блоке указателя на следующий блок означает, что данный блок является последним в документе.

При описании макета документа используются три типа блоков:

1. Идентификатор документа (смотри Таблицу 3, 4, 5 в п. 3.3). После идентификатора документа может следовать признак «(*)», означающий, что допускается передача нескольких документов в одном файле.

2. Блок, неповторяющийся в одном документе. В этом случае в вышестоящем блоке указатель состоит из маркера текущего блока без признака «(*)».

3. Блок, повторяющийся в одном документе. В этом случае в вышестоящем блоке указатель состоит из маркера текущего блока с признаком «(*)».

Формуляр документа.

Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.) потребуются не все реквизиты, а только некоторая часть из полного списка. Причем, какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом. ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. Таким образом, можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д.

Например, формуляр акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт оформляется на общем бланке

2. Гриф утверждения

3. Наименование вида документа

4. Дата составления документа

5. Место составления документа

6. Заголовок к тексту

7. Текст

8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи членов комиссии, составившей акт

10. Фамилия исполнителя и номер его телефона

При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.

38. Понятие "юридическая сила (статус) документа".

Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа - это свойство документа служить подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа определяет его способность порождать определенные правовые последствия.

Разные обстоятельства оказывают влияние на приобретение документом юридической силы.

· Требования законности документа. К ним можно отнести соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решения по тем или иным вопросам; компетенции; сроков, дающих право на разрешение вопроса; необходимости предварительного согласования вопроса с другими организациями или подразделениями и т.д.

· Соблюдение ответственными лицами требований, предъявляемых к форме документа, к его отдельным элементам (реквизитам). Юридически значимые реквизиты: наименование организации, дата его подписания (действия, описанного в документе), регистрационный номер документа, подпись (проверка права подписи) (на первом экземпляре документа), печать (не на всех). При отсутствии какого-либо реквизита, оказывающего влияние на обретение документов юридической силы, служащие организации вправе отказать в принятии такого документа, предложив заинтересованному лицу дооформить документ (поставить печать, номер или подпись).

В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой:

· Оригинал или подлинники. Это первые и единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором или соответствующим должностным лицом и имеющим юридическую силу;

· Копия или отпуск. Это документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все их внешние признаки, не имеющие, однако, юридической силы;

· Заверенные копии – копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу;

· Выписки – это часть документа. На ней обязательно указывается, из какого документа сделана выписка, ставиться подпись должностного лица и печать организации;

· Дубликаты – это повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник. Дубликаты выдаются при утере или уничтожении подлинника документа.

39.=31.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: