Этапы и способы описания.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений, а также проводится в ведомственных и государственных архивах.

Укажите, в каких случаях проводится описание дел и документов:

в делопроизводстве учреждений

в ведомственных архивах

и государственных архивах

Описание - первый шаг в создании архивной описи.

Архивная опись - “мать” всех архивных справочников и Ваша задача, чтобы она не стала “мачехой” для исследователя, который будет ей пользоваться. Ведь от точности, полноты и информативности описи зависит зачастую успех научного исследования.

Почему же описи придается такое значение? Во - первых, архив может не иметь многих вещей: финансирования, сотрудников, помещения, но если он имеет опись, это уже архив, а не бумажный хлам. Во - вторых, неописанные материалы - россыпь не выдаются исследователям. Опись - это первое, что историк потребует, придя в читальный зал.

А сейчас вооружитесь нашим советом: запаситесь терпением! Описание- довольно трудоемкое, но интересное и порою захватывающее занятие.

Помните об ответственности, приступая к описанию! Из - за трудоемкости процесса аналитико - синтетической обработки информации средний срок службы описи, каталога, указателя - почти столетие! Представьте себе - рухнут империи, будут опровергнуты старые учения и созданы новые парадигмы - и все новые и новые поколения исследователей, тщетно пытаясь разыскать материалы по Вашей описи, будут “благодарно” вспоминать Ваше имя. Вместе с тем, историки действительно с благодарностью вспоминают создателей описей и каталогов архивов Министерства юстиции, Сената, Синода, собраний рукописей музеев и библиотек созданных в середине – второй половине XIX века - П.Иванова, А.Х.Востокова, В.С.Иконникова, Н.В.Калачева, Н.Н. Бантыш-Каменского и других.

В архивах при обработке значительного комплекса документов описание производится на карточках. Карточный способ помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

2.3. Информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

- название структурной части (функции, отрасли);

- индекс дела по номенклатуре;

- заголовок дела;

- крайние даты;

- количество листов;

- архивный шифр.

Название учреждения, как Вы знаете, является в тоже время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, то оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то... (укажите, как передается название учреждения)

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.

Имейте в виду, если название структурной части менялось, то... (впишите, как поступают в таком случае)

Если учреждение не имело структуры, то указываются (впишите, как поступают в таком случае)...

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Составление заголовка является самым трудным и важным при описании.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

Помните: в качестве крайних дат для документов входящих приняты даты (укажите, какие даты)

Будьте осторожны: документы могут быть подшиты не в хронологической последовательности.

Особое внимание следует уделить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Знайте:

Декреты, законы, указы, постановления, приказы - для них крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то... (укажите, как поступают в таком случае)...

Планы, отчеты, сметы - крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Книги (кассовая, учета, регистрации) - крайние даты определяются первой и последней записями.

Копии документов - крайними датами являются (укажите, как поступают в таком случае)...

Помните: на практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты:

(укажите, как поступают в таком случае)...

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр - это (дайте определение):

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: