Загальносистемні принципи.

· принцип системності, за яким під час декомпозиції ОС повинні визначатись такі зв’язки між структурними елементами системи, які забезпечують цілісність ОС та її взаємодію з іншими системами;

· принцип сумісності, який полягає у забезпеченні зв’язків з іншими системами через інформаційні інтерфейси;

· принцип стандартизації (уніфікації), яким забезпечується раціональне використання під час створення ОС типових, уніфікованих та стандартизованих елементів (проектних рішень, пакетів прикладних програм, комплексів, компонентів);

· принцип ефективності, дотримання якого означає досягнення оптимального співвідношення між затратами й ефектом від автоматизації.

.

Основні принципи побудови та функціонування облікової системи як системи автоматизованих робочих місць (АРМ).

Визначальним принципом побудови АРМ бухгалтерів є принцип проблемної орієнтації. В широкому розумінні він означає орієнтацію АРМ на розв’язання певного класу задач, які об’єднані загальною технологією опрацювання інформації, спільністю режимів роботи й експлуатації. У вузькому розумінні проблемна орієнтація – це орієнтація на автоматизацію функцій бухгалтерського працівника певної посади.

На практиці цей принцип застосовують під час створення проблемно-орієнтованих комплексів, до складу яких входять спеціалізовані (функціонально-орієнтовані) АРМ бухгалтера відповідних ділянок обліку. За основу побудови спеціалізованих АРМ беруть базовий АРМ, в який повинні бути закладені принципи уніфікації та стандартизації програмних модулів і технічних процесів опрацювання даних.

Найважливішим у розробленні конкретних АРМ є принцип максимальної орієнтації всіх видів їх забезпечення на кінцевих користувачів. Загальний критерій якості конкретного АРМ – його корисність для користувача, тобто здатність задовольняти потреби працівника, які формуються у процесі господарської діяльності. З огляду на те, що кінцевий користувач стає активним споживачем обчислювальних потужностей і учасником робіт зі створення баз даних, безпосередньо володіє технікою і має доступ до інформаційно-обчислювальних ресурсів треба, щоб види забезпечення АРМ допомагали легко навчатись і працювати.

Будуючи АРМ, треба врахувати принцип поєднання особливостей їх адаптації із самонавчанням користувачів. Адаптація до рівня підготовки користувача передбачає використання засобів навчання, які повинні допомагати бухгалтерові користуватися довідково-методичною інформацією про АРМ загалом і розглядати окремі його функції, а також переглядати демонстраційні приклади, що ілюструють основні можливості АРМ і прийоми роботи на ньому. Адаптація АРМ в обліковому середовищі відбувається при дотриманні принципу гнучкості, який відображає здатність АРМ до зміни своєї конфігурації й налагодження для конкретного застосування. Складові компоненти АРМ створюють за модульним принципом.

Умовою ефективного функціонування АРМ бухгалтерів є раціональний розподіл функціональних задач серед АРМ з урахуванням інформаційно-технологічних зв’язків їх розв’язання та використання інтегрованої інформаційної бази даних. Будуючи АРМ, треба дотримуватися принципу регламентації процедур, що дає змогу виявити типові, періодично повторювані процедури в діяльності облікових працівників, ресурси (інформаційні, технічні та інші), потрібні для їх виконання та раціональної організації інформаційного забезпечення. Регламентація процедур призводить до чіткішого розподілу обов’язків між працівниками однієї ділянки чи відділу. Важливим є також застосування принципів поєднання автономного та системного (мережевого) режимів функціонування АРМ та створення локальних (у тому числі розподілених) баз даних, які формуються й актуалізуються в рамках інтегрованої бази. Практичне втілення цих принципів дає змогу створити єдину технологічну систему, в якій функціонально-орієнтовані АРМ автоматизують виконання технологічно замкненої, тематично однорідної сукупності облікових робіт, які циклічно повторюються по кожній ділянці обліку.

Оскільки користувач АРМ є, здебільшого, членом колективу і виконує певну частину роботи в умовах розподілу праці, тому треба організовувати колективне розв’язання задач, взаємодію та спільну роботу облікового персоналу. Організація роботи колективу передбачає застосування принципу паралельного виконання функціональних робіт учасниками процесу розв’язання задач.

Впровадження нової технології розв’язання задач і виконання робіт повинно відображатись у кваліфікаційних вимогах, посадових інструкціях користувачів АРМ.

У цілому система АРМ облікових працівників повинна ґрунтуватись на принципах інтегрованого опрацювання облікової інформації в межах інтеграції обліку з іншими функціями управління.

Розвиток АРМ відбувається за принципом поступовості, який полягає у послідовному переході від автоматизації рутинних операцій до автоматизації творчої діяльності. АРМ є акумулятором знань з цієї предметної галузі.

3. Вимоги до облікової системи та завдання, що повинні вирішуватися нею в системі управління підприємством.

Процес автоматизації бухгалтерського обліку має розвиватися за умови комплексного, системного та цілеспрямованого підходу з орієнтацією на потреби відповідної ланки управління підпри­ємства.

Система керування має виконувати провідну роль в організа­ції бухгалтерського обліку, що є забезпечувальною ланкою у фі­нансово-господарській діяльності підприємства. Бухгалтерський облік доповнює інші інформаційні системи, причому основну час­тину вхідної інформації він дістає безпосередньо з останніх. Пе­ретворившись на одну з кількох таких підсистем, взаємозв'яза­них як на рівні вирішення завдань, так і на рівні всієї інформа­ційної системи підприємства, бухгалтерський облік відіграє одну з основних функцій управління в разі застосування автоматизованих систем. Успіх у її здійсненні при цьому істотно залежить від правильного встановлення взаємозв'язків завдань.

У разі комплексного підходу до організації бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки інформації відбуваєть­ся перехід від організації окремих елементів до впорядкування цілісних наборів елементів інформаційних систем, а також нала­годження взаємозв'язків між окремими підсистемами й комплек­сами завдань.

Означений підхід в автоматизації бухгалтерського обліку в сучасних умовах має реалізовуватися у вирішенні сформульова­них далі завдань.

• Визначення ролі й місця бухгалтерського обліку в системі управління підприємством.

• Класифікування типів комплексів завдань, а також завдань облікової системи(ОС).

• Виокремлення ієрархічних рівнів, стосовно яких проводять­ ся операції в інформаційній системі обліку, а також з'ясування характеру системотвірних зв'язків між ними, елементами, комп­лексами завдань і завданнями.

• Установлення умов і меж чинності ОС.

• Контроль і аналіз функціонування ОС.

• Побудова концептуальної моделі автоматизованої обробки облікової інформації.

• Створення інформаційної мови бухгалтера, яка дасть змогу користувачеві працювати в діалоговому режимі.

• Комплексний перегляд теоретичних і методологічних основ бухгалтерського обліку.

• Системне вирішення завдань обліку.

• Використання засобів моделювання облікового процесу.

• Організація автоматизованої системи дослідження; прогно­зування господарсько-фінансової діяльності підприємства.

• Розроблення сучасних засобів спілкування в діалоговому режимі з ОС.

• Створення на основі комплексного підходу автоматизованої системи прийняття управлінського рішення.

Неодмінною умовою вдосконалення управління є докорінна реконструкція його технічної та інформаційної бази на основі ав­томатизованої системи обліку з використан­ням автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ).

Вихідним моментом у розумінні концепції автоматизації обліку на базі АРМ є визначення їхніх структурних елементів і функціональних можливостей.

Щоб краще зрозуміти згадані питання, визначимо АРМ облікового персоналу як комплекс забезпечуючих і функціональних програмно-технічних засобів, який при дотриманні певних вимог до організації цих засобів забезпечує можливість автоматизованого виконання обліковими працівниками своїх професійних функцій.

Інформаційне забезпечення АРМ передбачає організацію його інформаційної бази (ІБ), регламентує інформаційні зв’язки, визначає склад і зміст усієї системи інформаційного відображення. До ІБ входять бази даних аналітичного та синтетичного обліку, файлові утворення класифікаторів і нормативно-довідкової інформації, документація. На АРМ бухгалтера можна також створювати бази даних контролю й аналізу господарської діяльності. Структурна організація ІБ залежить від застосовуваної форми організації процесу опрацювання інформації.

У частині інформаційного забезпечення АРМ сформовано вимоги: до організації ІБ системи збереження, пошуку й опрацювання даних внутрішньомашинної інформаційної бази і документів; інформаційних зв’язків з іншими задачами, комплексами задач, підсистемами; інформаційної сумісності з АРМ інших рівнів управління.

Основні вимоги до організації інформаційної бази АРМ в умовах розподільного опрацювання даних:

· структура інформаційної бази повинна забезпечувати просте розчленування її на підбази, які розміщуються на окремих АРМ, а також простоту доступу до будь-якої підбази з урахуванням існуючої системи санкціонованого доступу до даних і високу продуктивність маніпулювання даними;

· структура інформаційної бази та схема розподілу інформації між АРМ повинні забезпечувати узгодженість модифікації даних. Наприклад, якщо необхідно виконати коригування кількох екземплярів того самого довідника, які зберігаються на кількох АРМ, то цю операцію треба виконувати в одному місці, після чого виправлену інформацію у вигляді копій розсилають всім АРМ;

· структура інформаційної бази повинна забезпечувати мінімальну надмірність даних і зручність організації їх архіву.

Можливості розбивки бази даних між окремими АРМ повинні співвідноситися з організацією обліку на підприємстві. Якщо вся інформація по ділянці обліку сконцентрована в головній бухгалтерії, то внутрішньомашинна база знаходитиметься в розпорядженні одного або групи працівників, належатиме конкретному АРМ і об’єднуватиме всі дані, пов’язані з цією ділянкою обліку.

Перелік задач обґрунтовують відповідно до інструктивно-методичних матеріалів, які регламентують організацію і методологію бухгалтерського обліку. До інструктивно-методичного й організаційно-технологічного забезпечення АРМ традиційно включають довідково-інструктивні і нормативні відомості з організації та ведення обліку на конкретних ділянках, а також методичні вказівки, рекомендації з організації розв’язування задач за допомогою АРМ та демонстраційні приклади.

Лінгвістичне забезпечення реалізує вимоги до мовних засобів, які надають у розпорядження користувачеві АРМ. Це повинні бути діалогові мови високого рівня. Завдяки таким мовам, по-перше, можна зводити до мінімуму ситуації, коли користувач для продовження роботи змушений звертатися до спеціальної літератури, по-друге, користувач, спілкуючись з обчислювальною системою (ЕОМ), повинен формулювати “що потрібно зробити”, а не “як треба зробити”, щоб одержати бажаний результат. Такі мови є мовами пакетів прикладних програм, які забезпечують введення-виведення даних, необхідне опрацювання даних, ведення баз даних і знань, діалог користувач – ЕОМ.

Мова діалогового спілкування повинна бути зрозумілою, коректною і лаконічною у сенсі формулювання змісту дій, а також, повинна допомагати користувачеві самостійно опанувати навики роботи на АРМ.

4. Принципова структура облікової системи.

Для того щоб з'ясувати, які елементи входять у систему бухгалтерського обліку, передовсім, слід з'ясувати загальне поняття системи, яке відіграє дуже важливу роль у науці.

Система — ціле, яке складається з частин. Це поняття в літе­ратурі вживається в різних значеннях. У науковому розумінні система — це сукупність взаємопов'язаних та взаємодіючих елементів, кожен з яких робить свій внесок до характеристики цілого. Механізм системи характеризують її теорія (визначен­ня мети, предмета та методу) і практика; система в статиці — це її структура (складові елементи та їх співвідношення); у ди­наміці — технологічні процеси. Основні властивості систем такі:

• система прагне зберегти свою структуру (ця властивість ос­нована на об'єктивному законі організації — на законі само­збереження);

• система має потребу в управлінні;

• у системі формується складна залежність властивостей еле­ментів та підсистем, які в неї входять.

Система може бути великою, і тому її доцільно поділити на ряд підсистем. Підсистема — це набір елементів, котрі являють собою автономну галузь у системі. Об'єкти, які входять у систе­му, називаються елементами цієї системи. Вони об'єднані взаємо­зв'язком та взаємодією. Зв'язки між елементами поділяються на вхідні й вихідні. Через вихідні зв'язки елемент системи може впливати на інші елементи або навколишнє середовище. Кожен з елементів може мати один або більше входів і один або більше виходів. Зв'язки між елементами системи — це з'єднання між елементами, які впливають на поведінку елементів і систему в цілому. Види елементів і зв'язків можуть бути різноманітними. Вибір тих чи інших елементів і зв'язків з множини реально існуючих як предмета дослідження залежить від поставленої проблеми.

Облікова система (ОС) — це складна трирівнева система. Пер­ший рівень — методичний, другий — техологічний (рівень форми обліку), третій — організаційний.

На методичному, базовому рівні ОС утворюють факти господарської діяль­ності, що реєструються й узагальнюються на бухгалтерських рахунках. При цьому елементами системи виступають рахунки (на них здійснюється узагальнення фактів), які розкривають зв'язки між господарськими подіями шляхом подвійного запису.

Реєстрація та подальше опрацювання фактів господарської діяльності при­водять до створення різних форм обліку (другий рівень ОС).

Взаємодія облікових працівників у процесі ведення обліку потребує управління в бухгалтерії, що відбувається на третьому, організаційному, рівні ОС.

Для ОС, як і для будь-якої іншої кібернетичної системи, характерні про­цеси сприйняття, перетворення та передачі інформації (рис. 4.1.).

Основними ознаками кібернетичної системи є:

• наявність інформаційної мережі з каналами, які приймають сигнали, що надходять і утворюють потік інформації;

• координаційний центр інформаційної мережі, який утворює в системі замкнуте автономне управління;

• саморегулювання інформації, необхідної для завдань управління, яка підтримує параметри системи в заданих межах;

• інформаційні входи і виходи для обміну із зовнішнім середовищем і всередині системи.

ОС має інформаційну мережу, з каналами, по яких надходять дані про стан об'єктів обліку (матеріальних цінностей, виробничих витрат тощо). В ОС координаційним центром є бухгалтерія. Регулювання інформації, необхідної для управління, забезпечується за допо­могою комплексу комп'ютерних програм обробки обліково-еко­номічної інформації.

Дані про господарські процеси надходять в ОС безперервно по інформаційних входах, а потім, після перетво­рення, використовуються для інформаційного обміну із зовніш­нім середовищем і всередині системи господарського обліку. Вхідні й вихідні потоки бухгалтерського обліку, як системи, спря­мовані на обробку фактів господарського життя.

Відомо, що вхідним пунктом системи є найпростіші елемен­ти. Стосовно бухгалтерського обліку такими найпростішими еле­ментами є факти господарської діяльності.

Факти господарської діяльності відстежують методом їх фіксації в первинних документах, що відображають ці факти (господарські операції), а документи використовують для оцін­ки економічних та юридичних наслідків діяльності підприєм­ства в результаті групування цих фактів на рахунках бухгалтерського обліку. Останні групуються в плані рахунків бухгал­терського обліку.

ОС забезпечує інформацію в без­перервному ланцюзі подвійного запису фактів господарської діяль­ності на рахунках, а подвійний запис разом з іншими елемента­ми методу обліку утворює замкнутий контур інформаційних зв'язків у системі рахунків обліку, що чітко окреслює його межі.

Елементи бухгалтерського обліку змінюються з часом і зв'яз­ки між ними не залишаються постійними, тому ОС належить до динамічних систем. Як і всі складні динамічні системи, ОС характеризується ве­ликою кількістю різних показників, які відображають стан ок­ремих її елементів, входів та виходів і вимірюються кількісно у вигляді конкретних чисел. Такими є, наприклад, дані про поста­чання, виробництво та продаж, використання ресурсів, стан роз­рахунків із постачальниками, покупцями, бюджетом, фінансові результати тощо. На практиці кількість показників обмежуєть­ся вимогами до підсумкової інформації, необхідної для управ­лінців та інших користувачів.

Разом з тим, ОС може виступати і як статична система на такому проміжку часу, який характе­ризує стан елементів системи і зв'язки між ними на певну дату, коли зміни за останній день вважаються настільки несуттєви­ми, що їх не беруть до уваги. Так, бухгалтерський баланс скла­дається на останнє число місяця чи кварталу, і зміни, які відбу­ваються на рахунках бухгалтерського обліку на день складання балансу, не беруться до уваги. Аналіз ОС в статиці дозволяє вивчити окремі миттєві стани опе­рацій, розглянути фіксовані значення показників у певний мо­мент часу, вивчити інформацію, отримати результати і зробити висновки щодо об'єкта спостереження.

Література

1. Городянська Л. Особливості технічного забезпечення системи бухгалтерського обліку // Бухгалтерський облік і аудит. – 2009. – № 10. – С. 17-22.

2. Гужва В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2001. – 400 с.

3. Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996 // Бухгалтерський облік і аудит. – 1999. – №9. – С.3-8.

4. Мних Є.В., Цікало Є.І., Бунь Р.М. Організація автоматизованих робочих місць облікового персоналу: Навчальний посібник. – Львів: Видавничий центр ЛНУ імені Івана Франка, 2004. – 167 с.

5. Островский О.М. Типовые элементы организации бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 1988. – 207 с.

6. Сопко В.В., Завгородній В.П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: Підручник. – К.: КНЕУ, 2004. – 412 с.

Городянська Л. Особливості технічного забезпечення системи бухгалтерського обліку // Бухгалтерський облік і аудит. – 2009. – № 10. – С. 17-22.

7. Гужва В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2001. – 400 с.

8. Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996 // Бухгалтерський облік і аудит. – 1999. – №9. – С.3-8.

9. Мних Є.В., Цікало Є.І., Бунь Р.М. Організація автоматизованих робочих місць облікового персоналу: Навчальний посібник. – Львів: Видавничий центр ЛНУ імені Івана Франка, 2004. – 167 с.

10. Островский О.М. Типовые элементы организации бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 1988. – 207 с.

11. Сопко В.В., Завгородній В.П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: Підручник. – К.: КНЕУ, 2004. – 412 с.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: