Составление номенклатуры дел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

В деятельности учреждения накапливается большое количество документов. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при чёткой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу и помещенных в одну обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатуры бывают трёх видов:

- типовые,

- примерные,

- индивидуальные.

Индивидуальные в свою очередь делятся на:

- номенклатуры дел структурных подразделений (отделов)

- сводные номенклатуры дел всего учреждения.

Составление номенклатуры дел

Эта работа выполняется совместно секретарями и специалистами. Начинают с составления заголовков дел, которые записываются на карточках.

Правила составления заголовков:

Начинается заголовок:

1. С указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы).

2. Автор документа.

3. Вопрос, затронутый в документе.

4. Корреспондент.

5. Период, за который откладываются документы и т.п.

Чем подробней будет заголовок, тем легче искать документы даже через несколько лет.

ПРИМЕР ЗАГОЛОВКА

«Переписка фирмы «Радуга» с заводами Сибири о поставках зап.частей..... на 1998 год».

Запрещаются такие заголовки, как:

- разная переписка

- руководящие материалы

- переписка по общим вопросам

- входящие документы

- исходящие документы.

После составления заголовков дел по справочнику «Перечень типовых документов...... со сроками их хранения» определяют срок хранения данного дела. Этот срок и номер статьи по «Перечню» записывают на карточки, ниже заголовка.

Затем карточки с заголовками систематизируют, то есть располагают
в определенной последовательности. Чаще всего - по степени важности документов. Например:

1. Распорядительные и методические материалы вышестоящих организаций.

2. Организационные документы (уставы, положения).

3. Распорядительные документы данного учреждения (приказы, указания, решения коллегиальных органов).

4. Плановые и отчётные (годовые, квартальные, месячные).

5. Переписка.

6. Кадровая документация и т.д.

Номенклатура дел отдела согласовывается с канцелярией
и подписывается начальником отдела.

Отделы передают в канцелярию свои номенклатуры, а канцелярия на их основе готовит сводную номенклатуру дел учреждения. Названиями частей сводной номенклатуры являются наименования отделов и располагаются они по степени важности отделов, лишь канцелярия всегда располагается первой. Расположение разделов и дел сводной номенклатуры закрепляется индексацией дел, то есть условными обозначениями каждого дела.

Сводная номенклатура дел подписывается начальником канцелярии, согласовывается с архивом и утверждается руководителем организации. Составление номенклатуры дел должно заканчиваться в декабре текущего года,
а с первого января нового года она вступает в силу. Номенклатура дел ежегодно уточняется и заново утверждается.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: