Заполнение таблицы постоянными значениями

Внимание!

1. Первоначально выделяется блок ячеек - объект действия, а затем выбирается команда меню для исполнения действия.

2. При выделении блока несмежных ячеек необходимо предварительно нажать и удерживать клавишу <Ctrl>.

3. Помеченные (*) действия не выполняются для блока с несмежными ячейками.

Таблица 3.1. Типовые технологические операции с блоками ячеек

Заполнение таблицы постоянными значениями

В ячейки рабочего листа вводятся два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы.

Постоянные значения — это числа, символы, текст. В ячейку константа записывается следующим образом: курсор устанавливается в ячейку и с клавиатуры вводится значение редактирование введенного значения проводится после установки курсора в нужную ячейку, а далее следует либо нажать клавишу <F2>, либо щелкнуть кнопкой мыши в строке ввода в нужном месте.

Формулы вводятся и редактируются аналогично. Однако, прежде чем их вводить, надо разобраться с правилами их формирования.

Формулы в таблице и технология их использования

Под формулой в электронной таблице понимают выражение, состоящее из операндов и операций- Формулы строятся как выражение для вычисления нового значения. Тип значения, полученного в результате вычисления по формуле, определяется типом операндов выражения. Формула всегда начинается с символа равно (=). В качестве операндов используются:

· числа;

· тексты (вводятся в двойных кавычках, например «Неявка»),

· логические значения (например, ИСТИНА и ЛОЖЬ, условия типа А23=А45 и т.д.);

· значения ошибки (типа #ДЕЛ/0!, #Н/Д #ИМЯ?, ПУСТО!, #ЧИСЛО!,#ССЫЛКА! и,#ЗНАЧ!); ссылки — адреса ячеек. При перечислении ссылки разделяются точкой с запятой, например; А4; С5; С10: Е20;

· встроенные функции Excel 97.

Примечание. Альтернативный стиль ссылок R1C1 не рассматривается

Операнды в формулах соединяются с помощью символов операций:

· арифметических операций: +(сложение), —(вычитание), /(деление),

* (умножение),

· А (возведение в степень);

· операций отношения: >, >= (не меньше), <, <= (не больше), =, <> (не равно).

Формулы можно копировать в другие ячейки. При этом в зависимости от типа ссылок, входящих в копируемую формулу, осуществляется их настройка: автоматическая (для относительных ссылок) или полуавтоматическая (для частично абсолютных ссылок).

Различают следующие типы ссылок:

· относительные ссылки, например А2 или С23, которые всегда изменяются так, чтобы отобразить правило их вхождения в формулу относительно ее нового местоположения. При копировании формулы в новую книгу и лист перед ссылкой, входящей в скопированную формулу, появляется имя книги и листа, откуда производилось копирование (STARЛИСТ5!F4);

· абсолютные ссылки, которые перед именем столбца и номером строки имеют символ $. Назначение ссылки абсолютной производится следующим образом: в строке ввода перед ссылкой устанавливается курсор и нажимается клавиша <F4>, например $А$4. Можно сделать то же самое, вводя символ $ с клавиатуры. При копировании абсолютные ссылки остаются неизменными;

· частично абсолютные ссылки, которые при копировании корректируются частично, Символ $ стоит или перед именем столбца, или перед номером строки ($R2, F$5). Например, при копировании формулы, содержащей $F5, сохранится имя столбца F, а номер строки будет изменен;

· имена блоков, например ЦЕНА. Имя связывается с данными блока, а не с его местоположением. Можно блок перенести в другое место, что не повлияет на его имя.

Формулы можно копировать в другие ячейки. При этом в зависимости от типа ссылок, входящих в копируемую формулу, осуществляется их корректировка: автоматическая (для относительных ссылок) или полуавтоматическая (для частично абсолютных ссылок).

Пример. На рис. 3.4 представлен результат копирования формул из одной ячейки в другую для трех вариантов ссылок: относительных, абсолютных, частично абсолютных.

Рис.3.4. Иллюстрация правила изменения ссылок при копировании формул из одной ячейки в другую

Как использовать функции в таблице

В любых версиях Excel для различных типов вычислений имеется большое число встроенных функций: математических, статистических, логических, текстовых, информационных и др.

Функции вводятся обычным набором с клавиатуры или более предпочтительным способом — с помощью Мастера функций (рис.3.5), диалоговое окно которого вызывается командой Вставка, Функция или кнопкой

Рис. 3.5. Диалоговое окно «Мастер функций» для выбора категории и вида функции

Все функции разделены на категории, каждая из которых включает в себя определенный набор функций.

Для каждой категории функций справа в окне (см. рис. 3,5) показан их состав. Выбирается категория функция (слева), имя функции (справа), внизу дается краткий синтаксис функции. Если функция использует несколько однотипных аргументов, указан символ многоточия (...).

После нажатия кнопки <ОК> появляется следующее диалоговое окно (пример окна приведен на рис. 3.6) и осуществляется построение функции, т.е. указание ее аргументов. Каждый аргумент вводится в специально предназначенную для него строку, например, так, как показано на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Пример диалогового окна для задания аргументов логической функции ЕСЛИ

Формулу вводят в ячейку. Для вставки в формулу других функций в строке ввода, которая находится в верхней части окна над рабочим полем (рис.3.7), предусмотрена кнопка вызова функций.

Рис. 3.7. Использование кнопки вызова функции в строке ввода

Правила построения формул с помощью Мастера функций:

· состав аргументов функций, порядок задания и типы значений фиксированы и не подлежат изменению;

· аргументы вводятся в специальных строках ввода, например, так, как изображено на рис. 3.6;

· для формирования аргумента, как результата промежуточного вычисления по функциям, нажимается кнопка вызова функций в строке ввода (рис.3.7); глубина вложенности — произвольная;

· для ввода имени блока ячеек используется команда Вставка, Имя, Вставить с выбором имени блока;

· для построения ссылки следует установить курсор в поле ввода, а затем перевести указатель мыши на требуемый рабочий лист для выделения ячейки или блока;

· абсолютные ссылки формируются при установке курсора перед адресом ячейки строке ввода и нажатии клавиши <F4>.

ЗАДАНИЕ 1

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: