УЧЕБНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ РАБОТА

Составление и редактирование текстов

справочно-информационных документов (протокол, акт)

28Д3к.25.00.00.0000

Выполнила О.В.Сипачёва

Проверил В.Г.Ульянова

Организационно-распорядительная документация – это государственная система управленческой документации, определяющая организационные функции аппарата управления.

В системе организационно-распорядительных документов выделяется три основные группы документов:

- распорядительные;

- организационные;

- справочно-информационные.

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса - необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль.

К данной группе документов можно отнести:

Акт

Справку

Докладную записку

Объяснительную записку

Служебное письмо

Телеграмму

Телефонограмму

Заявление, предложение, жалобу

Сводку, заключение, отзыв.

Рассмотрим справочно-информационные документы на примере протокола и акта.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

Протокол часто относят к справочно-информационым документам, так как в нем фиксируется информация справочного характера, необходимая в первую очередь для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа.

Обязанности по составлению и оформлению протокола возлагаются на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы).

Следует обратить особое внимание на структуру протокола, так как часто из-за невнимательности, небрежности или просто не знания структуры протокола возникают ошибки. Также очень часто протокол путают с актом, например, вместо «Секретарь» пишут «Члены комиссии» или пропускают слово «Повестка дня» и т.д. Поэтому необходимо запомнить всю структуру протокола и особенности оформления его реквизитов.

Протокол печатается на общем бланке, поэтому его реквизитами будут:

Ø Наименование органа (организации);

Ø Название вида документа (ПРОТОКОЛ);

Ø Дата;

Ø Регистрационный индекс;

Ø Место составления;

Ø Заголовок;

Ø Текст;

Ø Подпись («Председатель», «Секретарь»)

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения (утверждению подлежат решения по вопросам за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание), название коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему) если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «чего?». Пишется со строчной буквы.

Неправильный вариант оформления заголовка

«председателей профсоюзных комитетов государственных архивов»

«заседание экспертно-методической комиссии о проекте «Инструкции по делопроизводству»

Правильный вариант оформления заголовка

протокол (чего?)

совещания председателей профсоюзных комитетов государственных архивов

заседани я экспертно-методической комиссии о проекте «Инструкции по делопроизводству

Наиболее важной и сложной частью протокола является текст. Оформление текста протокола имеет ряд особенностей.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Вводная часть протокола содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании. Если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «присутствовали» указывается только инициалы и фамилии его членов. Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций указываются отдельно в строке «приглашенные». Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке.

Неправильный вариант оформления вводной части

Заведующий – Самсонов П.В.

Секретарь: Николаева А.Н.

Присутствовали – Берков О.В., А.Е.Забродский, Т.В.Столярова, Т.Г.Тарасевич, Я.Я.Янушевич.

Приглашенные: А.Е.Рыбалко.

Правильный вариант оформления вводной части

Председатель – П.В. Самсонов

Секретарь – А.Н. Николаева

Присутствовали: О.В. Берков, А.Е.Забродский, Т.В.Столярова, Т.Г.Тарасевич, Я.Я.Янушевич.

Приглашенные: Консультант отдела делопроизводства Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Э.Н.Данильченко, главный специалист общего отдела Министерства культуры Республики Беларусь А.Е.Рыбалко.

Если членов коллегиального органа (совещания) больше 19, то в строке «Присутствовали» указывается их общее количество, а в скобках – «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается».

Аналогичным образом, если приглашенных больше 10, то список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в протоколе делается соответствующая отметка («список прилагается»).

Например:

Председатель – П.В.Самсонов

Секретарь – А.Н.Николаева

Присутствовали – 44 человека (регистрационный лист прилагается)

Приглашенные – 16 человек (список прилагается).

В вводной части также указывается повестка дня. В ней перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению. Печатается повестка дня с 0-го положения табулятора, первая буква прописная. Формулируется вопросы с помощью предлогов «О» и «Об» и отглагольного существительного в П.п. Выбор того или иного предлога зависит от того, с какой буквы начинается следующее слово. Если слово начинается с гласной буквы, то употребляется предлог «Об», если же с согласной, то предлог «О».

После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия в Р.п.

Если на заседании рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется. Если на заседание выносится два или более вопроса, то они нумеруются арабскими цифрами.

Неправильный вариант оформления повестки дня

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Об ходе разработки «Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел»

Сообщение зам. отделом документоведения Фролов Н.А.

Правильный вариант оформления повестки дня

О х оде разработки «Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел»

Сообщение зам. отделом документоведения Н.А. Фролова.

Последовательность расположения вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» (глаголы прошедшего времени, мн.ч.). Эти слова пишутся прописными буквами от 0-го положения табулятора. После них ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на следующей строке с отступа указывают фамилию и инициалы докладчика или выступающего в Р.п. Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от 1-го л. без местоимения Я. Изложение каждой новой мысли начинается с красной строки.

Неправильный вариант оформления

Слушали:

Фролов И.Г. – в субботнике 27.06. 2010 года будут участвовать коллективы камнераспиловочного и шлифовального цехов.

Правильный вариант оформления

СЛУШАЛИ:

Фролов а И.Г. - В субботнике 27.06. 2010 года будут участвовать коллективы камнераспиловочного и шлифовального цехов.

В случае приложения текста доклада к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается «Текст доклада прилагается».

Например:

СЛУШАЛИ:

Фролова И.Г. – Текст доклада прилагается

Номер вопроса указывается только один раз перед словом «СЛУШАЛИ».

1. СЛУШАЛИ: 2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:

Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. В этот раздел включаются кроме текстов выступлений вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы.

Например:

ВЫСТУПИЛИ:

Алексеев И.И. - Предлагаю завершение в 15.30, так как в 16.00 на городском стадионе открывается детский спортивный праздник и многие родители захотят на нем присутствовать с детьми.

Изложение постановляющей части текста протокола должно быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Текст начинается с глагола в неопределенной форме («Возложить», «Поручить», «Организовать» и т.д.) и строится по схеме действие-исполнитель-срок исполнения (рекомендуется указывать с новой строки).

Если в ходе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается номер вопроса повестки дня, второй – порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1

1.2.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.2.

2.1.

Текст постановляющей части не делится на пункты, если по вопросу повестки дня принимается одно решение, независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня. Если два вопроса в повестке дня, то

ПОСТАНОВИЛИ:

1.

2.

Если в повестке дня только один вопрос, то

ПОСТАНОВИЛИ:

Неправильный вариант оформления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Усилю контроль за распределением СТО

1.2 Рассмотрю предложения по номенклатурным программам выпуска СТО.

Правильный вариант оформления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Усил ить контроль за распределением СТО.

2.2 Рассмотр еть предложения по номенклатурным программам выпуска СТО.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль решений или их отдельных пунктов.

Так как протокол является документом, который образуется в деятельности коллегиальных органов и отражает коллегиальность принятия решения, он подписывается двумя лицами. В подписи указывается не должности, а распределение обязанностей в составе коллегиального органа.

Например:

Председатель Подпись А.А.Фролов

Секретарь Подпись С.В.Самойлова

Кроме протокола к справочно-информационной системе относится акт.

Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного ими факта, события или действия.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом), хотя в отдельных случаях акт составляется одним (несколькими) специально уполномоченным должностным лицом, например, контролером, ревизором, инспектором.

Акты готовятся по результатам ревизии, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию и т.д.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими этот документ. Никаких предположений или ссылок на чье-то мнение акт содержать не должен.

Акт оформляется на общем или специальном бланке организации.

Содержит следующие реквизиты бланка:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- название вида документа (АКТ);

- дата и регистрационный индекс документа;

- место составления или издания.

Помимо реквизитов бланка в состав реквизитов акта входят:

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- гриф утверждения;

- визы.

Заголовок акт представляет собой краткое содержание событий или фактов, сформулированное при помощи отглагольного существительного в предложном падеже, начинается с предлога «О» или «Об». Выбор того или иного предлога зависит от того, с какой буквы начинается следующее слово. Если слово начинается с гласной буквы, то употребляется предлог «Об», если же с согласной, то предлог «О».

Например:

«О выдаче, уничтожении и утрате пропусков и удостоверений»

«Об оборудовании учебных заведений»

В других случаях заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в Р.п.

Например:

«приема-передачи материальных ценностей»

«проверки выполнения коллективного договора»

Текст акта состоит из следующих частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части указываются:

- основание для составления акта (в И.п. указывается наименование распорядительного или нормативного документа, его автор, заголовок, дата и номер).

Например:

Основание: приказ директора «О проведении экспертно-методической комиссии» от 20.03.2010 №16

- состав комиссии. Пишется «Составлен комиссией», ставится двоеточие, а затем указывается наименование должности, инициалы и фамилии председателя комиссии в И.п., наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в И.п., перечисленные в алфавитном порядке. Члены комиссии нумеруются арабскими цифрами. Здесь следует перечислить и должности, инициалы и фамилии лиц, не являющимися членами комиссии, но приглашенных для участия в работе комиссии. Если в составлении акта принимают участие должностные лица, не являющиеся работниками данной организации, то при указании их должностей указывается и место работы.

Неправильный вариант оформления

Составлен комиссией:

Председатель: Давыдов Н.П.

Члены комиссии: I. Фролова О.В – бухгалтер

2. Самойлова А.А. – главный бухгалтер

Правильный вариант оформления

Составлен комиссией:

Председатель – Н.П. Давыдов

Члены комиссии: 1. Бухгалтер О.В. Фролова

2. Главный бухгалтер А.А. Самойлова

Вводная часть состоит из 5 абзацев, начинающихся словами «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали». Все они пишутся от нулевого положения табулятора после заголовка.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней описываются цели и задачи составления акта, проведенная работа, установленные факты. Если в акте отражается несколько событий или фактов, то его содержание может быть разделено на пункты и подпункты. Результаты работы комиссии могут быть оформлены и в виде таблицы. Текст акта принято излагать от третьего лица ед.ч.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации (с указанием сроков исполнения предписываемых действий). Эта часть не является обязательной, акт может заканчиваться и простой констатацией фактов.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров составленного акта. Оно определяется нормативными документами или практической необходимостью. Если к акту имеются приложения, то на них делается ссылка (оформляется реквизит «отметка о наличии приложения»).

При подписании акта первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей. Акты ревизий и обследований полежат согласованию с теми должностными лицами, деятельность которых проверяется.

Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ указан в основании. Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу, от 5-го положения табулятора. Начинается с глагола УТВЕРЖДАЮ (если утверждается акт руководителем организации) или УТВЕРЖДЕНО (если акт утверждается распорядительным документом), которое пишется прописными буквами. На следующей строке указывается должность руководителя организации (или наименование распорядительного документа, его дата и номер), затем подпись расшифровка подписи и дата.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода

Подпись А.А.Фролов

21.10.2010

ИЛИ

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего

собрания трудового

коллектива

21.10.2010 №12

Протоколы и акты – одни из важнейших документов, образующихся в деятельности организации.

Данная научная работа отразила не только важнейшие моменты по оформлению протоколов и актов, но и по их составлению со стилистической точки зрения. Показала, что они должны составляться в официально-деловом стиле, и необходимо уделять внимание ошибкам на лексическом, морфологическом, синтаксическом уровнях, а также не забывать про орфографические и пунктуационные ошибки.

СЛОВАРЬ РЕДАКТОРА

Неотредактированный вариант оформления и составления протокола

ПРОТОКОЛ

28.03.2010

г.Минск

Собрания трудового коллектива

Заведующий – Декчук А.П.

Члены комиссии: 1.Главный бухгалтер С.Н.Фролова

2. Бухгалтер

Присутствовали – 150 чел. (регистрационный лист прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об проведении субботника 27 июня 2010. Информация председателя профкома Бельковича С.С.

2. О оказании помощи подшефному хозяйству. Сообщение заместителя директорши по производству З.Н.Чечко.

1. Слушали:

Белькович С.С. – В субботнике 27 июня 2010 года будут участвовать

коллективы камнераспиловочного и шлифовального цехов. Их задача – уборка цехов и части территории завода от проходной до железнодорожной колеи. Главари цехов и общественных организаций возглавляют бригады рабочих. Рабочий инвентарь находится в площадках где-то возле цехов. Начало работы в 8.00, окончание в 16.00.

Выступили:

Веремейчик Н.Н. – Я предлагаю завершить субботник в 15.30, так как в 16.00 на городском стадионе

открывается децкий спортивный праздник и многие родители захотят на нем присутствовать с

детьми.

ПОРЕШИЛИ:

Все-таки провести субботник 27.06.2010 с 8.00 по 15.30.

II.Выслушали:

Чечко З.Н. – Председатель подшефного хозяйства просит оказать помощь в наладке оборудования для кормокухни. В цеху № 2 должны быть сделаны запчасти, бригада слесарщиков должно выехать в подшефное хозяйство не позднее 26.06.210.

ВЫСТУПИЛи:

ПИВОВАРЧИК Н.Н. – Цех 32 перезагружен заказами, сроки сдавания которых истекают во втором квартале. Запчасти изготовили мы, но рабочих командировать не можем.

Гомелько А.а. – Цех №2 на самом деле работает с большим напряжением. Следует привлечь следующих слесарей из цеха №4.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Закончим наконец-то изготовку этих запчастей в цехе № к 26.06.2010 и заводским транспортом доставим их в подшефное хозяйство.

2.2. Направить шестеро слесарей из цеха № 4 в подшефное хозяйство 13 мая.

Заведующий

А.П. Декчук

Члены комиссии: Главбух С.Н.Фролова

Бухгалтер А.А.Смирнова

Отредактированный вариант оформления и составления протокола

ПРОТОКОЛ

28.03.2010

г.Минск

собрания трудового коллектива

Председатель – А.П.Декчук

Секретарь – Т.Е.Банцевич

Присутствовали – 150 чел. (регистрационный лист прилагается)

Повестка дня:

1. О проведении субботника 27.06. 2010.

Информация председателя профкома С.С.Бельковича.

2. Об оказании помощи подшефному хозяйству.

Сообщение заместителя директора по производству З.Н.Чечко.

1. СЛУШАЛИ:

Бельковича С.С. – В субботнике 27.06.2010 будут участвовать коллективы

камнераспиловочного и шлифовального цехов. Их задача – уборка цехов и части территории завода от проходной до железнодорожной колеи. Руководители цехов и общественных организаций возглавляют бригады рабочих. Рабочий инвентарь находится на площадках возле цехов. Начало работы в 8.00, окончание в 16.00.

ВЫСТУПИЛИ:

Веремейчик Н.Н. – Предлагаю завершить субботник в 15.30, так как в 16.00 на городском стадионе открывается детский спортивный праздник и многие родители захотят на нем присутствовать с детьми.

ПОСТАНОВИЛИ:

Провести субботник 27.06.2010 с 8.00 по 15.30.

2. СЛУШАЛИ:

Чечко З.Н. – Председатель подшефного хозяйства просит оказать помощь в наладке оборудования для кормокухни. В цехе № 2 должны быть изготовлены запчасти, бригада слесарей должна выехать в подшефное хозяйство не позднее 26.06.210.

ВЫСТУПИЛИ:

Пивоварчик Н.Н. – Цех № 32 перегружен заказами, сроки сдачи которых истекают во II квартале. Запчасти изготовили, но рабочих командировать не можем.

Гомелько А.А. – Цех №2 действительно работает с большим напряжением. Следует привлечь слесарей из цеха №4.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Завершить изготовление запчастей в цехе № к 26.06.2010 и заводским транспортом доставить их в подшефное хозяйство.

2.2 Направить шесть слесарей из цеха № 4 в подшефное хозяйство 13.07.2010.

Председатель Подпись А.П.Декчук

Секретарь Подпись Т.Е.Банцевич

Неотредактированный вариант оформления и составления акта

АКТ Утверждаю

Директор завода

Подпись А.И.Ефремов

30.06.2010 № 32

Минск

При вскрытии посылки

Основание: указ директора завода 24.07.10 № 289

Составлен комиссией в составе:

Председатель: нач. отдела снабжения Самойлов М.Н.

Члены комиссии: I. Инженер з-да Минков М.Н.

2. Завед.склада з-да Павлов В.И.

24.06.10 на адрес з-да приехала посылка поставщика-завода. Во время скрытия ящика не оказалось числящихся по накладной 12 корпусов для часов серии «Луч».

Комиссия сделала вывод потребовать от поставщика-завода досылки нехватающего числа корпусов для часов «Луч».

Составлен в 3-х экземпляров:

1-ый экземпляр – в отдел снабжения

2-ой экземпляр – в дело № 02-32

Председатель

Самойлов

Члены комиссии

М.Н.Минков

В.И.Павлов

Отредактированный вариант оформления и составления акта

30.06.2010 № 32

г. Минск

О вскрытии посылки

Основание: указание директора завода от 24.07.10 № 289

Составлен комиссией:

Председатель: начальник отдела снабжения М.Н.Самойлов

Члены комиссии: 1. Инженер М.Н.Минков

2. Зав.складом И.В.Павлов

24.06.10 была получена посылка от завода-поставщика «Луч». Во время вскрытия ящика не оказалось числящихся по накладной 12 корпусов для часов серии «Луч». Комиссия приняла решение потребовать от завода-поставщика досылки недостающего количества корпусов для часов серии «Луч».

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр – в отдел снабжения

2-й экземпляр – в дело № 02-32

Председатель Подпись М.Н.Самойлов

Члены комиссии: Подпись М.Н.Минков

Подпись И.В.Павлов

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: