Формулярный анализ организационно-распорядительного документа.

2.1. Формуляр-образец, согласно ГОСТ Р 6.30-2003, включает следующие реквизиты:

· 01 (Государственный герб Российской Федерации) или 02 (герб субъекта Российской Федерации), или 03 (эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) );

· 08 (наименование организации);

· 10 (наименование вида документа);

· 14 (место составления или издания документа);

· 20 (текст документа);

· 21 (отметка о наличии приложения);

· 22 (подпись);

· 23 (гриф согласования документа);

· 24 (визы согласования документа);

· 27 (отметка об исполнителе);

· 28 (отметка об исполнении документа и направлении его в дело);

· 30 (идентификатор электронной копии документа).

2.2. Соответствие требованиям формуляра-образца.

2.2.1. Характеристика бланка (по виду документа, по автору, по расположению реквизитов; размер полей, формат и цвет бумаги). Данный документ оформлен на бланке распоряжения, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, т.к. имеются реквизиты: 03 (эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), 08 (наименование организации), 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 18 (заголовок к тексту), 20 (текст документа).

По расположению реквизитов:

В данном распоряжении используется бланк с продольным расположением реквизитов, что соответствует требованиям к документам, оформленных на бланках организации.

По автору документа анализируемое распоряжение оформлено на бланке организации, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Анализируемое распоряжение оформлено на бумаге формата А4, что является верным.

Левое поле распоряжения составляет 20 мм, правое поле составляет 10 мм, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Верхнее и нижнее поля анализируемого документа равно 13 мм, что противоречит требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

2.2.2. Количественный состав реквизитов.

В анализируемом документе отсутствует реквизит 14 (место составления или издания документа). Но его отсутствие можно считать оправданным.

Отсутствует реквизит 21 (отметка о наличии приложения), который влияет на информативную полноту документа и его управленческую функцию. Но его отсутствие также считается оправданным.

Отсутствует реквизит 24 (виза согласования документа). Текст данного распоряжения затрагивает кадровые, бухгалтерские и юридические вопросы. Поэтому его отсутствие влияет на выполнение документом его основной функции.

В анализируемом документе данный реквизит необходимо оформить:

Однако руководитель имеет право подписать документ без виз, в этом случае он берет на себя всю ответственность за содержание документа.

Отсутствует реквизит 19 (отметка о контроле), без которого становится неясным, каковы сроки исполнения документов, также становится затруднительным процесс контроля исполнения документа.

Отсутствует реквизит 28 (отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Необходимо оформить после исполнения документа. Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром-образцом, присутствуют. Излишних реквизитов нет.

2.2.3. Оформление реквизитов

Реквизит 03 (эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, расположен над серединой реквизита "Наименование организации" в пределах разрешенных границ.

Реквизит 08 (наименование организации). В данном распоряжении наименование организации располагается в допустимых границах, т.е. согласно образцу бланка конкретного вида документа, представленного в ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизит состоит из полного и сокращенного названия вышестоящей организации (в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 при наличии сокращенного наименования следует указать только его) и полного и краткого наименования организации-автора документ, что также является верным).

Реквизит 10 (наименование вида документа) оформлен полужирным шрифтом прописными буквами, центрировано, под реквизитом 08 (наименование организации) в соответствии с требованиями Устава организации и ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 11 (дата документа) в анализируемом распоряжении оформлен верно: словесно-цифровым способом, в пределах ограничительных отметок, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003 и Инструкцией по делопроизводству данного предприятия.

Реквизит 12 (регистрационный номер документа) включает обязательный элемент – порядковый номер – 11, который дополнен по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел через дефис слева от порядкового номера.

Месторасположение реквизита по левой части документа на одном уровне с датой документа является верным и регламентированным ГОСТ Р 6.30-2003.

Реквизит 14 (место составления или издания документа) в данном распоряжении отсутствует, но это является допустимым.

Реквизит 20 (текстдокумента) составлен на государственном языке Российской Федерации, оформлен в виде связного текста. Связный текст распоряжения состоит из двух частей. В первой части текста данного документа излагается цель составления документа, во второй (распорядительной) – непосредственно распоряжение (поручение).

Констатирующая часть оформлена верно, так как дает обоснование предписываемых действий и начинается со слов «В целях».

Распорядительная часть верно содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого из них. Распорядительная часть оправданно разделена на пункты.

Таким образом, язык текста анализируемого распоряжения отвечает требованию нейтрального тона изложения. Требование информативности выражения мысли, управленческой целесообразности частично нарушены, текст нуждается в содержательной и пунктуационной корректировке. Управленческая сторона распоряжения нарушена из-за несоблюдения в тексте основных требований к его форме – композиции.

Реквизит 18 (заголовок к тексту) соответствует лингвистическому требованию – грамматически верно сочетается с наименованием вида документа – со словом РАСПОРЯЖЕНИЕ (реквизит 10), отвечает на вопрос о ком? о чем?, начинается с предлога Об.

Реквизит 22 (подпись) в соответствии с требованиями ГОСТа включает все необходимые элементы.

Реквизит 27 (отметка об исполнителе) в соответствии с требованиями включает практически все необходимые элементы. Реквизит расположен на лицевой стороне документа в левом нижнем углу, что также является верным.

Реквизит виза ознакомления включает все необходимые элементы.

Реквизит 26 (отметка о заверении копии) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 состоит из: заверительной надписи «Верно», должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты заверения. Отметка о заверении копии должна быть расположена в нижнем правом углу документа, а также нужно добавить в данный реквизит должность лица, расшифровку подписи.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: