Алгоритм выполнения поручений руководителя

Ритм современной жизни диктует нам необходимость постоянно искать новые пути решения задач, вынуждает быть гибкими, подстраиваясь под бешеный темп. Помощник руководителя с солидным стажем работы всегда знает, какие поручения руководителя выполнять в первую очередь, какие – в течение дня, а какие и вовсе проигнорировать.

Условно распоряжения руководителя можно разделить на три группы:

1. Указание. Это простейший вид заданий, которые подчиненный обычно выполняет в течение одного дня. Например, секретарю дано указание дозвониться до такого-то, отправить письмо, сделать ксерокопию документов и т.д. Как правило, задания такого рода делаются в устной форме или по ICQ. Об исполнении подчиненный докладывает в том же формате. Здесь действует достаточно простая схема: исполнителем является один человек, координации с другими подразделениями не требуется.

2. Поручение. Это более сложный вид задания. На выполнение поручения (например, организация встречи с клиентом, подготовка проекта приказа и пр.) требуется два-три дня.

Руководитель должен оформить поручение и письменно. Иначе, как гласит один из законов Мерфи, «все, что может быть понято неправильно, будет понято неправильно». Чтобы дать поручение в письменной форме, обычно используют возможности программы Microsoft Outlook/Lotus Notes. Если же руководитель дает задание в устной форме, сотрудник обязан письменно сформулировать поставленную перед ним задачу и прислать на утверждение. Точность и ясность формулировок — важный элемент процесса. Нечеткие, неправильно или не до конца понятые распоряжения руководства влекут за собой ошибки исполнения.

Пример. Руководитель поручил сотруднице отправить макет журнала одному должностному лицу, и та отнесла его курьеру, посчитав, что на этом задание выполнено. Между тем адресат по каким-то причинам макет не получил. Кто виноват? Прежде всего — сам руководитель, который нечетко сформулировал задачу. Следовало сказать секретарю не «отправьте журнал», а «обеспечьте доставку журнала». Тогда сотрудница не только отправила бы журнал, но и проконтролировала его получение.

3. Постановка задачи. Этот вид распоряжений, требующий более сложных управленческих подходов. Руководитель должен идентифицировать задачу, назначить исполнителя, определиться с приоритетами, и в завершение определить, как он будет получать обратную связь по вопросам исполнения задач.

Обычно руководитель озвучивает задания по мере убывания их важности. Важно четко определить пределы своей ответственности и периодичность отчетов, которые шеф ждет от вас. Не пытайтесь дойти до всего своим умом. Поэтому, если даже шеф и не инструктирует вас подробно, именно вы должны определить, располагаете ли вы достаточной информацией для выполнения его заданий.

Но и не «сидите» над задачей неделями. Если вам нужны дополнительные данные, спрашивайте. Ведь кроме вашего шефа, существует множество источников информации.

Создайте информационную сеть из друзей и коллег и без колебаний звоните им. Используйте чужие знания и опыт. Расширяйте круг общения, знакомьтесь с новыми людьми на собраниях и конференциях.

Многие из нас, когда нужно обратиться к другому за помощью, не могут преодолеть некий внутренний психологический барьер. Мы скорее исколесим целый город в поисках нужной улицы, чем остановимся у прохожего и спросим, где она находится. Мы скорее потратим десять минут на поиск товара на полках в магазине, чем спросим у продавца, где его искать. Наше стремление к независимости отнимает слишком много времени.

Старайтесь выполнить поручения максимально быстро, поэтому делайте несколько дел одновременно: пока распечатываются бумаги, составляйте макет письма, регистрируйте в журнале, собирайте бумаги в папки.

Важные поручения выполняю в первую очередь.

Для того чтобы ваша работа носила системный характер, используйте следующую схему рекомендаций выполнения поручений:

1. Выделите в списке наиболее важные и сложные дела, которые шеф подчеркнуто выделил в разговоре. Распределите их по порядку – в соответствии со временем потребности в них руководителя.

2. Мелкие поручения сгруппируйте по два-три и делайте одновременно – в промежутках между важными и сложными. Используйте малейшие перерывы в выполнении одного поручения, чтобы работать над вторым и третьим.

3. Если поступает срочное поручение от шефа, сначала доделайте группу мелких дел, а потом выполняйте срочное – иначе их придется практически выполнять заново. Три-пять минут промедления в процессе исполнения срочного поручения обычно погоды не делают.

Сдавайте только законченную работу. «Сырые» отчеты или наброски, сданные для утверждения, вряд ли обрадуют вашего шефа. Ведь для того вы и беретесь за работу, чтобы снять груз с его плеч.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: