Лабораторная работа № 5. Отчет – документ установленной формы, который можно распечатать.

Тема: Отчеты

Отчет – документ установленной формы, который можно распечатать.

Документ состоит из 3 частей:

общая – реквизиты, которой относятся ко всему документу;

содержательная – содержит реквизиты характеризующие результаты производственного процесса (могут быть представлены многострочной и однострочной таблицей или анкетой);

оформительная – содержит итоги, подписи и дату создания документа.

Отчет соответственно такой группировке реквизитов создается в три этапа (все этапы можно не использовать).

В качестве исходного объекта выбирается или свободная таблица или запрос.

Задание.

Создать отчет Личная карточка водителя.

На первом этапе создается табличная часть документа и некоторые оформительные реквизиты.

1) Команда Отчеты è Создать è выбрать в качестве источника данных Учет путевых листов è ОК.

2) Выделите нужный объект (запрос или таблицу) è Вставка è Отчет è Конструктор è ОК.

- Появится окно рабочей области отчета Список полей и Панель элементов (если Панель элементов не появилась вызвать командой Вид è Панель элементов).

Рисунок 11 Конструктор отчетов

- Заметьте, что реквизит документа соответствует полю таблицы.

- Строка отчета состоит из полей записи таблицы.

- Расположите поля из списка соответственно макета документа в одну строку (сначала расположите поле посередине Области данных и удалите левую часть поля, расположите значение поля в левом верхнем углу Области данных, растяните на две клетки).

- Просмотрите результат (если строка не помещается на 1 страницу, то выполните следующее: уменьшите размеры полей или выполните Файл è Параметры страницы è Страница è Альбомная è ОК).

- Просмотрите результат (несколько страниц). Обратите внимание, что между строками большое расстояние. Подтяните полосу нижнего колонтитула вплотную к строке данных.

- Просмотрите результат.

- Создайте границы таблицы: выделите строку данных (щелчком по мышке); команда Вид è Свойства è Макет (или щелчком правой клавишей мыши вызовите окно Свойств).

- Установите: Ширина границы – 1 пункт, автоматически устанавливается; Тип границы – сплошная.

- Закройте окно и просмотрите результат.

- Сохраните отчет под именем Карточка водителя.

Рисунок 12 Образец Конструктора отчета

Заголовки столбцов создаются в области Верхний колонтитул с помощью элемента Аа: (если текст многострочный, то переход на новую строку осуществляется нажатием клавиш Ctrl + Enter).

- Запишите текст.

- Нажмите Enter, расположите текст по центру, цвет линии – черный, расположите этот объект над своим столбцом.

- Просмотрите результат.

- Сохраните.

- Аналогично остальные заголовки.

Если реквизиты объединены общим заголовком, то сначала создают нижнюю часть заголовка, а потом подстраивают верхнюю.

Совет: при формировании заголовков таблиц надписи можно копировать, располагать в своем столбце и заменять текст.

В области Нижнего колонтитула расположите текущую дату (дата оформления документа), номер страницы – выполняется с помощью элемента Аа.

- Расположите элемент в области нижнего колонтитула, удалите заголовок (левую часть).

- Щелкните правой клавишей мыши по значению поля: Свойства è Данные.

- В строке Данные откройте Построитель выражений, откройте папку Функции è Встроенные функции è Дата/время è Date è ОК.

- Активизируйте вкладку Макет.

- Установите в Формат поля – Длинный формат даты è Закрыть окно.

- Расположите поле в верхнем левом углу области.

- Просмотрите результат.

- Аналогично номер страницы: папка Общие выражения è Номер страницы è ОК.

- Расположите поле в правом углу области.

- Просмотрите результат.

- Сохраните.

Второй этап – группировка отчета.

- Команда Вид è Сортировка и группировка.

- В качестве группировочного признака выберите поле ТабНом.

- В Свойствах группы устанавливаем в:

Заголовок группы – Да;

Примечание группы – Да;

Группировка – По полному значению;

Интервал – 1;

Не разрывать – Вся группа.

- Закрыть.

Появилось две дополнительные полосы: Заголовок группы «ТабНом» и Примечание группы «ТабНом».

- В Заголовке группы сформируйте заголовок по образцу макета документа: с помощью элемента Аа запишите Карточка работы водителя.

- В другой строке расположите ФИО, Табельный номер и измените текст заголовка.

Обратите внимание, что при выполнении команды Сортировка и группировка заголовки столбцов отделились от таблицы.

- Выполните следующее:

1) расширьте область Заголовок группы;

2) выделите строку верхнего колонтитула (заголовка столбцов);

3) перетащите в Заголовок группы под текст заголовка группы;

4) подтяните полосу области данных вплотную к заголовку столбцов (к тексту);

5) соедините Верхний колонтитул и Заголовок группы;

6) просмотрите результат.

В области Примечание группы формируют итоги по группе.

Итоги формируются с помощью элемента Аб.

1. Расположить элемент Аб в область Примечание группы.

2. Щелчком правой клавиши мыши по заголовку поля откройте окно Свойств è Макет è Подпись Итого по водителю è установите Ширина границы 1 пункт.

3. Не закрывая окна, активизируйте вкладку Данные и Значение поля (Свободный).

4. В строке Данные откройте Построитель выражений è Функции è активизируйте папку Встроенные функции è Статистические è вставьте Sum è выделите Expr è активизируйте Карточку водителя è вставьте поле Пробег è ОК.

5. Активизируйте вкладку Макет è установите ширину границы 1 пункт è закройте.

6. Расположите части поля как показано на рисунке.

7. Чтобы таблица была закончена, остальные колонки объедините с помощью элемента Прямоугольник ().

8. Просмотрите результат.

9. Вставьте линию отрыва, как показано на рисунке.

Задание.

Сформировать аналогично отчет Карточка автомобиля (Рис. 13).

Рисунок 13

Указание: в связи с тем, что Карточка автомобиля и Карточка водителя имеют макет одинаковой структуры то:

- скопируйте отчет Карточка Водителя и назовите копию Карточка автомобиля;

- откройте в режиме Конструктора Карточку автомобиля.

- внесите исправления соответственно рисунку.

1) Удалите ТабНом.

2) Замените поле ФИО на поле ГосНомер в области Заголовка группы с помощью окна Свойств.

3) Вместо Фамилия И.О. водителя запишите Гономер автомобиля.

4) В заголовках столбцов поменять Госномер автомобиля на ТабНомер водителя.

5) Марка автомобиля на Фамилия И.О. водителя.
6) В Области данных поле Госномер замените на ТабНом и Марка на ФИО.

7) Вместо Итого по водителю – Итого по автомобилю.

8) Просмотрите результат.

Задание.

Сформировать отчет Пробег и Списание ГСМ по образцу.

Указание:

1) в качестве группировочного поля выберите поле Месяц;

2) чтобы сформировать итоги по предприятию выполните команду Вид è Заголовок / примечание отчета;

3) в заголовке отчета запишите текст: Пробег и списание ГСМ;

4) в Примечание отчета скопируйте Примечание группы Месяц;

5) замените текст Итого по предприятию;

6) подтяните все полосы (линию отрыва не делайте).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: