Начальнику авторемонтной станции Курбанову

Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему поводу. Внутри-цеховая проверка и контрольные испытания отремонтированных станцией авто-машин иногда требуют оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков и шоферов. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформлении сверхурочных с бухгалтерией. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше.

Старший техник Л. Дьячков

Ошибки:

1) дано неполное наименование предприятия: следовало указать номер станции и ведомство, которому она подчинена;

2) не указаны инициалы адресата;

3) наименование документа – «Докладная записка» – должно указываться

не в тексте, а над ним: это самостоятельный элемент оформления, его место не-посредственно после наименования адресата (адресату может быть важно до оз-накомления с текстом знать, что к нему обращаются по чисто служебному делу);

4) текст следовало разделить двумя абзацными отступами (после слов по следующему поводу и с бухгалтерией);

5) не указана дата составления документа;

6) заключительная часть докладной записки сформулирована в тоне ука-зания, а не предложения или просьбы. Подобные типичные ошибки должны устраняться работниками, занимающимися ведением документации. На эти не-дочеты нужно обращать внимание составителей, незнакомых с установленными стандартными формами.

СПОСОБЫ ИЗЛОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛА В ДОКУМЕНТЕ

Наиболее общее требование, определяющее специфику изложения в дело-вых, научных и публицистических текстах, заключается в следующем:

1) изложение должно вестись по четко продуманному плану;

2) ни в общем плане изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных формулировках не должны нарушаться законы логики.

По способу изложения принято выделять три вида текстов: повествование, описание, рассуждение.

В п о в е с т в о в а н и и рассказывается о событиях (фактах общественной жизни, поступках людей, явлениях природы и т.д.) в той хронологической после-довательности, в которой они происходили в реальной действительности. Повес-твование как тип изложения широко используется в таких служебных докумен-тах, как автобиография, некоторые виды протоколов и отчетов, информационные сообщения и заметки и т.д.

В о п и с а н и и характеризуется явление (предмет, лицо, событие) путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Обычно описание включает и общую характеристику явления, которая конкретизируется и обосно-вывается элементами описания. Описательное изложение можно встретить прак-тически в любом служебном документе – отчете, акте, приказе, постановлении и т.д. Например:

...С 1989 г. в совхозе проводилась работа по комплексной механизации поле-вых работ с круглосуточным использованием машинно-тракторного парка. Было организовано и проведено широкое привлечение молодежи на курсы механизато-ров (уже состоялось несколько выпусков), в результате чего были полностью

укомплектованы механизированные звенья и обеспечена работа в две смены с ис-пользованием машин в загонах по 18–20 часов в сутки. В бригады были направле-ны специалисты, лично ответственные за сроки и качество полевых работ. Была организована доставка горячего питания непосредственно на место работы.

Второй и третьей бригадам было выделено: тракторов Д-54 – четыре, тракто-ров МТЗ-7 – три и необходимый сельскохозяйственный инвентарь...

В этом отрывке из отчета общее положение проводилась работа по ком-плексной механизации полевых работ конкретизируется перечислением принятых руководством совхоза мер.

В тексте, называемом р а с с у ж д е н и е м, логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явле-ний и, как правило, доказывает определенное положение. Например:

В связи с неблагоприятными погодными условиями, размывом грунтовых дорог и временным недовыполнением плана основных рейсовых перевозок автоба-за в настоящий момент не располагает свободными автомашинами, которые могут быть выделены для организуемой вами экскурсии...

Данное рассуждение построено на установлении причинно-следственных связей между явлениями.

В текстах документов могут встретиться различные виды рассуждений: ос-нованные на установлении условно-уступительных связей, на сравнении, сопос-тавлении фактов, предметов, событий; раскрывающие смысл понятия или сужде-ния и др.

Документы сложного состава, как правило, представляют собой тексты сме-шанных типов. В служебных документах повествование, описание и расссужде-ние очень часто дополняют одно другое. Поэтому составителю и редактору доку-ментов важно знать требования, предъявляемые к каждому типу изложения мате-риала.

1. В повествовании важно выделить узловые события, наиболее существен-ные факты и детали. При этом следует учитывать, что протяженность события во времени и степень его важности далеко не всегда находятся в прямой связи. На-пример, выступление на собрании может быть многословным, но малосодержа-тельным и, напротив, лаконичным, но весьма емким по смыслу.

Последовательность изложения в повествовании подчиняется хронологи-ческому принципу. Отступление от этого принципа возможно, например, когда необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Однако такие отступления должны быть логически оправ-данными, мотивированными содержанием текста. Это условие не выполнено, на-пример, в таком отрывке из автобиографии:

Я, Гришин Николай, родился 17 октября 1924 г. в деревне Климова Гора Осташковского района Тверской области. До войны жил в деревне и окончил 6 классов, а затем работал в колхозе. После войны моя семья поселилась в городе Осташкове, где я живу и сейчас. В 1948 г. был призван на действительную службу в ряды Вооруженных сил...

Фраза После войны моя семья поселилась в городе Ос ташкове... выбивается из ритма повествования и в приведенном контексте вряд ли уместна.

2. Работая над текстом, содержащим описание, следует обращать внимание на то, чтобы элементы описания раскрывали действительно важные признаки предмета. Элементы описания принято располагать в последовательности, кото-рая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую

очередь обычно рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и в данных условиях. Например, рекомендуя работника на новую должность, пре-жде всего нужно отметить уровень его профессиональной подготовки, инициа-тивность и самостоятельность в принятии решений и т.д. Такие же признаки, как личные склонности, увлечения и т.п., вполне могут быть или вообще оставлены без внимания, или рассматриваться в самую последнюю очередь. Однако, когда речь пойдет, например, о принятии в команду баскетболистов нового игрока, пер-выми вопросами, которые зададут тренеры этой команды, будут такие: каков воз-раст этого игрока? рост? вес? прыгучесть? Быстрота реакции? темперамент? и т.д. Расположение сведений в порядке их важности позволяет читателю или слушате-лю быстрее составить общее представление о предмете.

3. В рассуждении обычно что-либо обосновывается, доказы вается. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая логическая форма мысли, как до-казательство Последовательность изложения материала в рассуждении обычно определяется структурой доказательства.

Различают два основных вида доказательства: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в ко-тором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Аналогичным может быть и порядок изложения материала в рассуждении. Примером рассуждения, по-

строенного на основе индукции (от частного – к общему), может служить приве-денный выше отрывок из письма, в котором обосновывается невозможность вы-деления автомашин для проведения экскурсии. А вот пример рассуждения, осно-ванного на дедуктивном доказательстве:

...Штурмовщина – одно из самых опасных зол в работе предприятия. Если в первой декаде месяца 15% заказа, во второй – 25%, а в третьей, когда нужно отправлять готовую продукцию, – 60%, хорошего качества изделий не жди. Лю-ди работают с перенапряжением. Материалов не хватает. Контроль качества резко ухудшается. Неритмичная отправка готовых изделий предприятиям- смежникам мешает и им работать строго по графику. Резко возрастает коли-чество претензий и рекламаций.

Однако сам по себе тип доказательства (индуктивное или дедуктивное), ко-торое кладется в основу рассуждения, можно рассматривать лишь как формаль-ную основу последовательности изложения в рассуждении. Главное заключается в том, чтобы доказательства, а следовательно, и рассуждения были безупречными с точки зрения законов логики. Неправильное расположение материала в рассуж-дении (как виде текста) обычно связано с теми логическими ошибками, которые допускаются в доказательствах (как форме мысли).

СОРАЗМЕРНОСТЬ ЧАСТЕЙ ДОКУМЕНТА

Композиционная стройность документа определяется не только последова-тельностью изложения содержания и расположением материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ.

Служебный документ желательно посвящать одному вопросу. Независимо от того, простой документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений.

Документ должен быть компактным, по возможности кратким. Так, соста-витель документа обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной части общие положения. Например, неудачно такое начало слу-жебного письма:

...Как не раз отмечалось в приказах Министерства и по Управлениям о не-обходимости экономного расходования средств и повышения эффективности хозяйственной работы, директора хозяйств и ведущие специалисты несут лич-ную ответственность за выполнение указаний вышестоящих организаций.

Указывая Вам на допущенный по Вашей вине перерасход средств и обращая внимание на наличие крупных недостатков в организации работы хозяйства, предлагаю немедленно принять необходимые меры по следующим вопросам...

Безусловно, любой руководитель хозяйства знает, что он несет личную от-ветственность за выполнение распоряжений руководства.

При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести ре-шающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и т.п. могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает объем основной части документа, усложняет его состав.

РУБРИКАЦИЯ

Р у б р и к а ц и е й называют членение текста на составные части, графи-ческое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нуме-рации и т.д. Рубрикация является внешним выражением композиционной струк-туры текста. Степень сложности рубрикации зависит от содержания текста –

его объема, тематики и назначения.

Простейшей рубрикой является а б з а ц – отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» обозначается также часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать

небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к про-читанному.

Абзац может состоять из одного предложения, если этому предложению придается особое значение, или из нескольких предложений, последовательно раскрывающих сложную мысль. Однако абзац всегда является внутренне замкну-той смысловой единицей. Нарушение этого требования затрудняет процесс чте-

ния. Например:

...По приглашению коллектива завода к нам приехала делегация уральцев во главе с директором Оренбургского кирпичного завода Н.Н. Дороховым. / Гости ознакомились с технологией изготовления продукции на нашем заводе, со многим соглашались, хотя в некоторых случаях внесли отдельные предложения, напри-мер по режиму работы обжиговых агрегатов. За время пребывания делегации состоялось два совместных производственных совещания. / После возвращения в Оренбург уральцы писали, что увиденное у нас на заводе поможет им усовер-шенствовать технологию производства применительно к их условиям. Они

благодарили и за теплый, сердечный прием, который им был оказан коллективом нашего предприятия...

В данном отрывке нетрудно различить три относительно самостоятельные части, которые должны быть выделены в абзацы.

Абзацное членение текста нередко сочетается с нумерацией – цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста. Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмо-трения каждого из нумеруемых элементов перечисления. В настоящее время ис-пользуются две системы нумерации. Одна, традиционная, строится на использо-вании знаков разных типов – римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только

арабских цифр, расположенных в определенном порядке.

Традиционная система нумерации может дополнять абзацное членение тек-ста, например, при перечислении тезисов, пунктов правил и т.д. Она может при-меняться и внутри абзацев. Ср.:

I. В решении отмечается:

1. За два года совокупный национальный доход стран СНГ сократился на одну треть.

2. Увеличились различия в уровне экономического развития и благососто-яния населения отдельных стран...

II. Новые формы самостоятельной работы студентов:

а) работа под контролем преподавателя в лингафонных кабинетах;

б) написание рефератов;

в) выполнение письменных заданий по всем дисциплинам.

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях исполь-зуются только однотипные знаки – обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют применения и абзацного членения, и нумерации. Так, римскими цифрами (заглавные буквы используются редко) обо-значаются крупные части перечислений, дробимые на подразделы, которые, в свою очередь, обозначаются арабскими цифрами, и т.д. При использовании зна-

ков разных типов система цифрового и буквенного обозначения должна строиться по нисходящей:

А... Б... В... Г...

I... II... III... IV

1... 2... 3... 4...

1)...2)...3)...4)

а)... б)... в)... г)...

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики могут получать и словес-ные наименования – часть, раздел, глава, параграф (обозначается знаком §) и т.д., которые также нумеруются.

При разделении текста на рубрики важно учитывать, что:

1. Рубрики могут нумероваться лишь в том случае, если имеется, по крайней мере, два однородных элемента перечисления.

Н е п р а в и л ь н о: Авторемонтный завод № 2 просит дополнительно вы-делить:

1. Мазут топочный – 20 т

П р а в и л ь н о: Авторемонтный завод № 2 просит выделить дополни-тельно 20 т топочного мазута.

Или: Авторемонтный завод № 2 просит выделить дополнительно топоч-ного мазута – 20 т

2. Однотипные средства нумерации (слова, цифры, буквы) могут приме-няться по отношению лишь к однотипным (по назначению, по месту в структуре текста) частям.

Н е п р а в и л ь н о: Авторемонтный завод № 2 просит дополнительно выделить:

1) Мазут топочный – 20 т;

2) В том числе в апреле – 10 т.

П р а в и л ь н о: Авторемонтный завод № 2 просит выделить 20 т топоч-ного мазута, в том числе в апреле 10 т.

Или: Авторемонтный завод № 2 просит выделить дополнительно 20 т то-почного мазута, в том числе в апреле – 10 т.

3. Комбинированные способы нумерации требуют строгого соблюдения правил пунктуации. Например, в приведенном выше примере неуместны двойные знаки препинания (достаточно одной точки).

В научно-технических текстах, а также и в служебных документах внедря-ется цифровая система нумерации. В ее основе лежат следующие правила:

1) каждая составная часть текста, соответствующая понятиям части, разде-ла, главы, параграфа, пункта, подпункта (исключая абзацы), получает свой номер

(номера обозначаются только арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка);

2) номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Таким образом, номера самых крупных частей текста (первая, высшая сту-пень деления) состоят из одной цифры. На второй ступени деления составные час-ти получают номера из двух цифр, на третьей – из трех и т.д. Использование этой системы нумерации позволяет не употреблять слов часть, раздел, глава, параграф и т.д. (или их сокращенных написаний).

Допустим, текст состоит из трех разделов: 1, 2 и 3. Каждый из разделов де-лится на главы. Главы первого раздела будут иметь номера, состоящие из двух цифр – 1.1, 1.2, 1.3 (первая цифра обозначает номер раздела, вторая – номер гла-вы); главы второго раздела будут иметь номера 2.1, 2.2, 2.3. Если главы делятся на параграфы, то параграфы первого раздела первой главы будут иметь номера 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3; параграфы первого раздела второй главы – номера 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, а параграфы второго раздела второй главы – номера 2.2.1, 2.2.2, 2.2.3 и т.д. Этот

принцип нумерации распространяется на все составные части и при последующем членении текста.

Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в предельно краткой форме отразить тематику документа, а нередко и его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа (или его части), быть логически полноценным – недвузначным и непротиворечивым, по возмож-ности кратким.

Типичные ошибки в оформлении заголовков документов.

Заголовок приказа.

О подготовке, организации и проведении новогодних

мероприятий в школе № 100

1. Назначить ответственным дежурным по школе в дни проведения ново-годних мероприятий:

29.XII – вечер учащихся VIII–X кл. – Белова А.Н. – 18 ч.

4.1 – елка I–IV кл. – Филиппова М.Н. – 10 ч.

5.1 – елка V–VII кл. – Леонидов П.Я. – 16 ч.

2. Начальником зимнего лагеря назначить учителя физкультуры школы Леонидова П.Я.

Директор школы [Подпись]

П р а в и л ь н о:

О назначении ответственных дежурных по школе

в дни проведения новогодних вечеров и утренников

Назначить ответственными дежурными в дни проведения новогодних вечеров и утренников следующих учителей школы:

1) 29.12.1993 г., вечер 9–10 классов, с 18 до 22 часов. Ответственный – Белова А.Н.

2) 04.01.1994 г., утренник 1–4 классов, с 10 до 12 часов. Ответственный – Филиппова М.Н.

3) 05.01.1994 г., утренник 5–7 классов, с 16 до 19 часов. Ответственный – Леонидов П.Я.

В этом случае пункт 2 первого варианта приказа должен быть оформлен как пункт самостоятельного приказа об организации зимнего лагеря или же как пункт приказа о проведении внеклассных мероприятий в дни школьных каникул.

Заголовок решения.

Н е п р а в и л ь н о: П р а в и л ь н о:

Об организации летнего Об организации летнего

отдыха на предприятиях и отдыха работников предприятий и

учреждениях города учреждений города. Или: Об органи-

зации летнего отдыха работников

предприятиями и учреждениями города

Нетрудно заметить, что неправильный вариант допускает возможность двоякого истолкования: прочитав заголовок, можно подумать, что трудящиеся будут отдыхать на предприятиях и в учреждениях города.

Заголовок акта.

Н е п р а в и л ь н о: П р а в и л ь н о:

Акт проведенной выборочной Акт проверки качества продукции,

проверки качества продукции цеха № 4 выпускаемой цехом № 4

(платьев женских и детских, костюмов

школьных и т.д.)

В заголовке должно быть сохранено лишь самое главное. Сведения о том, в соответствии с чьим решением проводилась проверка, или о том, какую продук-цию выпускает цех № 4, должны быть либо перенесены в текст документа, либо исключены из него.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: