Задание 2. Создание адресной наклейки

Работа 4. Подготовка конвертов и наклеек

В обязанности секретаря входит ведение переписки предприятия. Отправляя письма по разным адресам в конвертах разного формата, приходится тратить время на оформление конвертов. Сейчас в продаже появились конверты с прозрачным окном для адреса. Письмо, отправляемое в таком конверте, начинается с адресной части и складывается определенным образом. На обычных конвертах можно печатать адреса отправителя и получателей при помощи принтера. Текстовый процессор Word поможет секретарю решить проблемы с конвертами.

Задание 1. Печать конверта с адресами отправителя и получателя

Технология работы

1. Создайте адресную часть конверта. Для этого:

• выделите адрес получателя, если он имеется в готовом документе (письме);

• выберите команду Сервис > Конверты и наклейки (в диалоговом окне (вкладка Конверты, окно Адрес) должен появиться этот адрес) (рис. 14.52);

• введите адрес с клавиатуры, если в окне его там нет.

В качестве обратного адреса Word подставит тот, что находится на вкладке Пользователь (Сервис > Параметры > Пользователь). При необходимости измените обратный адрес.

2. Настройте параметры конверта. Для этого:

• щелкните на кнопке Параметры... в окне Конверты и наклейки (рис. 14.52);

• настройте размер конверта, шрифт и положение адресов (вкладка Параметры конверта, рис. 14.53).

3. Распечатайте конверт. Для этого:

• настройте параметры печати конверта: на вкладке Параметры печати (рис. 14.54) выберите способ подачи конверта и его положение, затем нажмите ОК;

• вставьте в принтер конверт в соответствии с изображением, выбранным

вами на панели Способ подачи;

• для печати конверта щелкните на кнопке Печать;

• если обратный адрес был изменен, выберите Да или Нет для использования измененного адреса в будущем по умолчанию (рис. 14.55).

ВНИМАНИЕ Некоторые типы российских конвертов проклеиваются клеем такого состава и в таком количестве, что при прохождении через лазерный принтер клей расплавляется, вытекает и может привести к порче принтера. Следите за качеством конвертов или используйте струйные и матричные принтеры!

Задание 2. Создание адресной наклейки

Секретарь, ответственно относящийся к своей работе, должен не только правильно организовать свое рабочее место, но и систематизировать документы и папки, с которыми он работает. Это нужно для сохранности и быстрого поиска документов в случае их надобности.

Хорошо способствует организации рабочего места и систематизации документации использование типовых наклеек. Бумажные наклейки можно использовать для маркировки папок, дискет, ящиков стола, ячеек картотеки и т. п. Адресные наклейки используются для рассылки служебной почты (писем, посылок, бандеролей).

Секретарю рекомендуется заготовить файлы с адресными наклейками для основных партнеров предприятия, с которыми осуществляется служебная переписка.

Для создания наклеек в текстовом процессоре Word присутствует специальный инструментарий: Сервис > Конверты и наклейки. Этот режим предлагает готовые к использованию типы наклеек: адреса, этикетки, открытки, визитки, вкладки, карточки. Кроме предлагаемых наклеек можно оформить новый тип наклеек, задав свои размеры и поля.

Технология работы

1. Выделите адрес отправителя или получателя, если он имеется в готовом документе (письме).

2. Выберите команду Сервис > Конверты и наклейки; при этом в диалоговом окне (вкладка Наклейки, окно Адрес) должен появиться выделенный адрес.

3. Введите адрес с клавиатуры в окно Адрес, если его нет.

4. На панели Печать в левом нижнем углу вкладки выберите режим Страница с одинаковыми наклейками;

5. Смените тип наклейки, если это требуется, щелкнув на кнопке Параметры на вкладке Наклейки.

6. В окне Параметры наклейки (рис. 14.56) смените сорт наклейки: меню Сорт.

7. Смените тип наклейки данного сорта: меню Тип.

Сорт и тип наклеек влияет на расположение будущих наклеек на листе.

8. Щелкните на кнопке Создать, появится новый документ с названием Наклейки!.

9. Сохраните документ в папке Внешние.

10. Распечатайте документ

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: