забезпечення управління.

Виконала студентка

ГРС-10 групи

заочного відділення

Аканіна Тамара

Успішне управління будь-яким процесом, бізнесом, підприємством неможливе без використання сучасних технологій діловодства або документаційного забезпечення управління (ДОУ). Процес управління базується на інформації про керовані об'єкти, яка найчастіше представлена ​​в документах і, в свою чергу, є основою прийняття будь-якого рішення. ДОУ виникає тільки тоді, коли виникає процес управління, але сам процес управління може існувати тільки тоді, коли в ньому поставлено ДОУ, тобто, визначений порядок документування і роботи з документами. По суті ДОП - це технологія управління. Організація ДОУ на рівні сучасних тренованій передбачає створення єдиної комплексної системи ДОУ, єдиного порядку роботи з документами, починаючи з їх створення / отримання та до здачі в архів (знищення). ДОУ є ефективним інструментом контролю виконання, досить простим засобом ведення загального діловодства та вирішення різних питань при роботі з документами. Керівник кожної організації повинен володіти інформацією про роботу його підлеглих і вчасно приймати рішення щодо усунення проблем і координації діяльності персоналу організації. Необхідно відзначити, що з документами працюють всі співробітники організації. Документи завжди створюються виключно в будь-яких цілях: або для закріплення інформації при виконанні поставлених завдань, або на вимогу контролюючих органів. Співробітник організації прагне до закріплення інформації в документах при вирішенні таких завдань:

• управління поточною роботою, коли це пов'язано з надходженням і передачею БІЛЬШОГО кількості інформації,

• управління ресурсами організації в часі і просторі в поточному режимі і з перспективою на майбутнє,

• управління (координація) роботою підпорядкованого йому персоналу,

• реалізація домовленостей із зовнішніми організаціями,

• відображення ходу заходів, подій,

• аналіз різних даннях та їх оцінка,

• підведення підсумків роботи за певний період,

• планування робочого часу,

• прогнозування розвитку певних процесів і визначення найбільш оптимальної послідовності і змісту дій.

Таким чином, співробітник, складаючи той чи інший вид службового документа, здійснює певну функцію, відповідно зі своєю роллю в організації. Якість і своєчасність підготовки документів впливає на показники роботи, як співробітника, так і фірми в цілому, а значить і підвищує її конкурентоспроможність.

Знання основ ДОУ необхідно будь-якого сучасного фахівця. Саме документ, як зафіксована на матеріальному носії інформація, що має юридичну силу, служить основним доказом того або юного факту діяльності в різних галузях, в тому числі при вирішенні господарських спорів з партнерами по бізнесу в арбітражному суді або при розгляді трудових конфліктів з працівниками підприємства в народному суді.

Основні поняття сфери документаційного забезпечення управління (ДОУ) визначені Трудовим і Гражданськім кодексами. Всі ці поняття необхідні для осмислення всіх процесів, що протікають в ДОУ, і правильної розробки локальних організаційних документів.

Документ (документована інформація) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.

Формуляр документа - набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності.

Офіційний документ - документ, створений юридичною або фізичною особою, оформлений і засвідчений у встановленому порядку.

Організаційно-розпорядчий документ - вид письмового документа, в якому фіксується рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб.

Уніфікована система документації (УСД) - це система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності.

УСОРД - це система документації, необхідна для управління організаційно-розпорядчою діяльністю організації.

Бланк документа - набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа. Документування - запис інформації на різних носіях за встановленими правилам. Справа - сукупність документів (або в окремих випадках документ), сформованих за якою ознакою (видами документів, питань, кореспондентами т.п.), Поміщених в обкладинку.

Формування справи - групування виконаних документів в справу відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи.

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

ДОУ (Діловодство) - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Це - вся сукупність робіт із службовими документами в установах, організаціях і на підприємствах: складання, реєстрація отриманих документів та іншої кореспонденції, організація і контроль виконання, формування номенклатури справ і довідкових фондів, експертиза наукової та практичної цінності, зберігання та передача в архів, забезпечення таємності та збереження службової таємниці. Документообіг - рух документів в організації з моменту створення або одержання до відправлення або передачі їх на зберігання.

У сферу діловодства включаються: • прийом, реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, її відправка; • прийом документів на розгляд і підписання адміністрацією; • контроль за правильністю оформлення документів; • розподіл розглянутих адміністрацією документів між структурними підрозділами і співробітниками для виконання, ознайомлення співробітників з директивними актами адміністрації; • облік стадій проходження і виконання документів із забезпеченням їх збереження;

• систематизація документів та організація їх поточного зберігання; • проведення експертизи цінності документів;

• здача справ до архіву і забезпечення їх архівного зберігання.

1 Большой Энциклопедический Словарь. М. «Советская Энциклопедия» 1991. Т.1 С.805.

1 Куманецкий К. История культуры Древней Греции и Рима. М. «Высшая школа» 1990. С.15-16.

1 Виппер Б.Р. Искусство Древней Греции. М. «Наука» 1972. С.18.

1 Виппер Б.Р. С.18-19.

1 Виппер Б.Р. С.19-20.

1 Виппер Б.Р. С. 25.

1 Виппер Б.Р. С.25-26.

1 Виппер Б.Р. С.26.

1 Виппер Б.Р. С.29.

1 Виппер Б.Р. С.29-30.

1 Виппер. Б.Р. С.30.

2 Там же. С.33-34.

1 Куманецкий К. С.20.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: