Задачи и функции Архива

3.1. Основными задачами Архива являются:

3.1.1. Комплектование Архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;

3.1.3 Подготовка и своевременная передача документов постоянного хранения в Муниципальный архив с соблюдением установленных сроков и требований;

3.1.4 Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования Архива, оформленные и упорядоченные в соответствии с установленными требованиями;

3.2.2. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в Архив документов в соответствии с установленными требованиями;

3.2.3. Разрабатывает и согласовывает с Муниципальным архивом графики

- представления описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Департамента по архивному делу РС (Я) и экспертной комиссии (ЭК) администрации;

- передачи документов постоянного хранения на муниципальное хранение;

3.2.4. Составляет и представляетне позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) администрации, ЭПК Департамента по архивному делу РС (Я);

3.2.5. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.6. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников администрации о составе и содержании документов Архива,

- выдает в установленном порядке дела, документыили копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении Архива,

- ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации;

3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Муниципальный архив;

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалифика­ции работников администрации в сфере ведения делопроизводства и архивного дела;

3.2.10. Ежегодно представляет в Муниципальный архив сведения о составе и объеме документов по установленным формам:

- итоговую запись к номенклатуре дел;

- паспорт Архива организации, хранящей управленческую документацию;

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Муниципальный архив документы постоянного хранения;

3.2.12. Составляет, согласовывает с ЭК администрации акты об уничтожении документов. Погрузка и вывоз на утилизацию документов осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за ведение архивного дела.

Права Архива

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в администрации;

4.2. Запрашивать от специалистов администрации сведения, необходимые для работы Архива;

4.3. Требовать от администрации своевременной передачи в Архив документов в упорядоченном состоянии.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: