Главная
Популярная публикация
Научная публикация
Случайная публикация
Обратная связь
ТОР 5 статей:
Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия
Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века
Ценовые и неценовые факторы
Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка
Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы
КАТЕГОРИИ:
|
Анализ функций, выполняемых персоналом, и затрат на их осуществление
На аналитическом этапе осуществляются: формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определяются затраты на выполнение функций. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций. Функции управления необходимо разделить на главные, основные и вспомогательные. Главная функция - это функция, для осуществления которой создано анализируемое подразделение аппарата управления организации. Для ОВКиК главная функция - управлять внешней кооперацией и комплектацией. Основные функции необходимы для реализации главной функции ОВКиК организации, без них не может быть осуществлена главная функция. Вспомогательные функции способствуют осуществлению какой-либо из основных функций. Выявление основных функций и отделение их от вспомогательных имеет важное значение, так как среди последних находятся излишние или не свойственные отделу функции - важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения затрат на выполнение совокупности управленческих функций. Классификация функций позволяет построить функционально-стоимостную диаграмму, которая представляет собой графическое изображение функций системы управления или отдельного подразделения (рис. 7.1). Диаграмма строится по следующим правилам.
Рис. 7.1. Функционально-стоимостная диаграмма деятельности отдела внешней кооперации и комплектации организации
Все функции ОВКиК заключаются на диаграмме между двумя вертикальными пунктирными линиями. Левая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более высокого уровня (главной функцией отдела). Основные функции располагаются на горизонтальной линии. Правая граничная линия находится между анализируемой основной функцией управления и функцией более низкого уровня. Все вспомогательные функции располагаются либо над, либо под основными функциями. Это необходимые вспомогательные или излишние, несвойственные функции. При помощи тестов «Как?», «Зачем?», «Когда?» отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций отдела, так как относятся к категории излишних или несвойственных. Все основные функции по направлению слева направо должны отвечать на вопрос «Как?», а по направлению справа налево - на вопрос «Зачем?». Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос «Когда?» (когда возможно осуществление основной функции?). В случае необходимости количество тестов можно увеличить. Затем при помощи специальной формы определяются затраты на осуществление функций ОВКиК. В табл. 7.2 приведен пример расчета затрат на выполнение функции «Определять потребности в комплектующих изделиях».
Таблица 7.2
Пример определения затрат на осуществление функций ОВКиК
Полное наименование функций ОВКиК
| Определять потребности в комплектующих изделиях
| Виды документов, форм или данных, выходящих из отдела в течение года по функции
| Годовые расчеты потребности
| Виды документов, форм или данных, поступающих в отдел для обработки или составления данного документа (формы) по функции
| Производственная программа, нормы расхода, ведомость согласования, данные складского учета
| Подразделение или организация, откуда поступают документы, формы или исходные данные
| ПЭО, ПДО, ОГТ, ОГК, цехи, склады
| Куда направляются обработанные или составленные документы (формы) или данные по функции
| Вышестоящие организации
| Технические средства, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных
| Счетная машинка, компьютер
| Количество технических средств, их стоимость и доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции
| 1 шт. – 2000 руб. 1 шт. – 35 000 руб. 39 руб.
| Должности лиц, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных по функции, их месячный оклад
| Ст. экономист – 5500 руб. Экономист – 3200 руб.
| Периодичность обработки или составления документа, формы или данных в течение года, количество раз
| Ежегодно 1 раз
| Затраты труда на обработку или составление документа, формы или данных по функции каждого исполнителя в течение года
| 160 ч 160 ч
| Затраты на обработку или составление документа, формы или данных по функции в течение года с учетом стоимости технических средств и отчислений на социальное страхование
| 11 218 руб.
|
Условные обозначения: ПЭО - планово-экономический отдел; ПДО - производственно-диспетчерский отдел; ОГТ - отдел главного технолога; ОГК - отдел главного конструктора. Затраты на выполнение функции определяются следующим образом. При расчете затрат на выполнение функций учитываются фонд заработной платы с начислениями на социальное страхование и расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники. Это составляет 95% всех затрат на выполнение функций ОВКиК. Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполнении анализируемой функции, составляет (2000 + 35 000) = 37 000 руб. Срок службы технических средств при укрупненном расчете примем равным 10 годам. Тогда годовые амортизационные отчисления составят (37 000: 10) = 3700 руб. Месячный фонд рабочего времени одного работника равен в среднем 173,4 ч. Данные технические средства используются при расчете потребности один раз в год в течение примерно месяца (160 ч). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составит (3700: 12) = 308 руб. Затраты труда на выполнение функции в месяц составят (5500 + 3200) = = 8700 руб. Но данная функция выполняется в период, меньший месяца (160 ч), поэтому затраты составят (8700 х 160: 173,4) = = 8028 руб. Отчисления на социальное страхование равны (8028 х 0,359) = 2882 руб. Затраты на выполнение функции составят (8028 + 2882 + 308) = 11 218 руб. Подобным образом рассчитываются затраты на осуществление всех остальных функций ОВКиК. Данные, полученные в результате формулировки, классификации функций ОВКиК и определения затрат на их осуществление, которые формируются на основе отчетной документации и экспертного опроса специалистов и руководителей отдела, сведены в табл. 7.3.
Таблица 7.3
Формулировка и классификация функций ОВКиК
№ п/п
| Наименование функции (глагол + существительное)
| Дополнение к наименованию функции
| Вид функ- ции
| Затраты на осуществление функций в течение года, руб.
|
| Определять
| потребности
| в комплектующих изделиях
| О
| 11 218
|
| Составлять
| заявки
| на комплектующие изделия
| О
|
|
| Подавать
| заявки
| на комплектующие изделия
| О
|
|
| Получать
| средства
| на комплектующие изделия
| О
|
|
| Заключать
| договора
| на поставку
| О
| 1 500
|
| Составлять
| спецификации
| на комплектующие изделия
| О
| 3 340
|
| Акцептовать
| счета
| на комплектующие изделия
| О
| 15 000
|
| Руководить
| работой
| складов
| О
| 22 300
|
| Разрабатывать
| лимиты
| на комплектующие изделия
| О
| 5 200
|
| Снабжать
| цеха
| комплектующимиизделиями
| О
| 13 000
|
| Разрабатывать
| нормы
| на комплектующие изделия
| В
| 5 000
|
| Защищать
| заявки
| на комплектующие изделия
| В
| 3 000
|
| Изыскивать
| источники
| на дополнительную поставку
| В
|
|
| Рассчитывать
| штрафы
| за несвоевременную поставку договоров
| В
| 1 630
|
| Контролировать
| выполнение
| договоров
| В
| 20 000
|
| Предъявлять
| претензии
| поставщикам
| В
| 1 000
|
| Составлять
| протоколы
| разногласий
| В
| 2 770
|
| Проверять
| цены
| на комплектующие изделия
| В
|
|
| Регистрировать
| поступление
| комплектующих изделий
| В
| 13 240
|
| Контролировать
| приемку
| комплектующих изделий
| В
| 2 700
|
| Контролировать
| хранение
| комплектующих изделий
| В
| 4 680
|
| Реализовывать
| излишки
| комплектующих изделий
| В
| 5 340
|
| Рассчитывать
| остатки
| комплектующих изделий
| В
| 1 000
|
| Вести
| учет
| комплектующих изделий
| В
| 5 000
|
| Контролировать
| использование
| комплектующих изделий
| В
| 5 060
|
| Вести
| отчетность
| о работе ОВКиК
| В
| 5 060
|
Условные обозначения: О - основная; В - вспомогательная.
Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяют выявить распределение затрат по функциям и областям диаграммы и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретных функций управления. При помощи диаграммы выявляются излишние и не свойственные отделу функции, а также функции, не выполняемые в настоящее время работниками отдела. Излишней является функция защиты заявок на комплектующие изделия в вышестоящих организациях. Трудозатраты - 3000 руб. в год. Функция контроля выполнения договоров, связанная с командировками к поставщикам комплектующих изделий для контроля выполнения плановых объемов и сроков поставки по договорам, также излишняя: организации-поставщики заинтересованы выполнять договоры по поставкам в срок. Примерные затраты составляют 20 000 руб. в год. По названным причинам излишними становятся функции «Рассчитывать размер штрафов за несвоевременную поставку», «Предъявлять претензии поставщикам комплектующих изделий», «Изыскивать источники на дополнительную поставку изделий». Затраты составляют (1630 + 1000 + 700) = 3330 руб. в год. Несвойственна сотрудникам отдела работа на складах предприятия, в цехах (как правило в конце месяца) и т.п. В то же время работники отдела не разрабатывают нормы запасов комплектующих изделий, не следят за соблюдением их на складах. В результате этого изделия завозят на склад неравномерно, на складе хранятся некомплектные заделы. Отдел практически не занимается реализацией ставших ненужными в результате изменения производственной программы комплектующих изделий, что затрудняет размещение на складах необходимых комплектующих изделий. Затем составляется схема функциональных взаимосвязей отдела (табл. 7.4), с помощью которой выявляются излишние и недостающие горизонтальные и вертикальные связи ОВКиК с другими подразделениями предприятия по каждой функции отдела.
Таблица 7.4
Фрагмент схемы функциональных взаимосвязей ОВКиК с другими функциональными подразделениями организации
| Подразделения и должностные лица
| Функции ОВКиК
| О Г К
| О Г Т
| Б М А
| Б Р И З
| О Г М
| О Г Э
| Б Т Д
| П Д О
| О М Т С
| О В К и К
| Ф О
| О С
| П Э О
| О О Т и З
| О К
| Бу- хга- лте- рия
| О Т К
| Дир- ект- ор
| Гл. инже- нер
| Зам. дире- ктора по комме- рчес- ким воп- росам
| Зам. дире- ктора по кад- рам
| Определить потребности в комплек- тующих изделиях
| С
| П
|
|
|
|
| У
| П
|
| О
| У
| У
| П
|
|
|
|
|
|
| Р
|
|
Условные обозначения: ОГК - отдел главного конструктора; ОГТ - отдел главного технолога; БМА - бюро механизации и автоматизации; БРИЗ - бюро рационализации и изобретательства; ОГМ - отдел главного механика; ОГЭ - отдел главного энергетика; БТД - бюро технической документации; ПДО - производственно-диспетчерский отдел;
ОМТС - отдел материально-технического снабжения; ОВКиК - отдел внешней кооперации и комплектации; ФО - финансовый отдел; ОС - отдел сбыта; ПЭО - планово-экономический отдел; ООТиЗ - отдел организации труда и заработной платы; ОК - отдел кадров; ОТК - отдел технического контроля; О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимый документ; П - представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции; У - участвует в выполнении данной функции, визирует подготовленный документ; С - согласовывает подготовленный документ по функции; Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ. Так, за выполнение функции «Определять потребности в комплектующих изделиях» отвечает ОВКиК, он организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимые документы. Из ОГТ ОВКиК получает нормы расхода комплектующих изделий по номенклатуре выпускаемой продукции. Планы и производственные программы предоставляют ПЭО и ПДО. Расчет потребности в комплектующих изделиях согласовывается с ОГК. Финансовый и сбытовой отделы участвуют в выполнении данной функции, предоставляя информацию о наличии оборотных средств, результатах складского учета. В расчетах потребности участвует и БТД, размножая необходимые документы. Утверждает документ о потребности предприятия в комплектующих изделиях заместитель директора по коммерческим вопросам. Для определения степени значимости функций ОВКиК создается экспертная группа. В ее состав входят начальник ОВКиК, руководители и специалисты материальных групп отдела. Каждый из членов экспертной группы заполняет матрицу попарных сравнений функций. В табл. 7.5 приведена матрица попарных сравнений для основных функций, заполненная начальником ОВКиК. Такие же матрицы строят и для вспомогательных функций.
Таблица 7.5
Матрица попарных сравнений для основных функций ОВКиК
№ фун-
кции
| Функция
| Номер функции
| Сумма в
баллах
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Определять потребности в комплектующих изделиях
| –
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Составлять заявки на комплектующие изделия
|
| –
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Подавать заявки на комплектующие изделия
|
|
| –
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Получать средства на комплектующие изделия
|
|
|
| –
|
|
|
|
|
|
|
|
| Заключать договора на поставку
|
|
|
|
| –
|
|
|
|
|
|
|
| Составлять спецификации на комплектующие изделия
|
|
|
|
|
| –
|
|
|
|
|
|
| Акцептовать счета на комплектующие изделия
|
|
|
|
|
|
| –
|
|
|
|
|
| Руководить работой складов
|
|
|
|
|
|
|
| –
|
|
|
|
| Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия
|
|
|
|
|
|
|
|
| –
|
|
|
| Снабжать цеха комплектующими изделиями
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| –
|
| К = З / З ,
где К - коэффициент устойчивости экспертного ряда;
З - максимальная значимость в экспертном ряду; З - минимальная значимость в экспертном ряду. По строкам и столбцам матрицы записываются соответствующие наименования или номера управленческих функций. Каждый член экспертной группы заполняет одну матрицу следующим образом. Например, в табл. 7.5 при сравнении функций 1 и 3 предпочтение отдается функции 3. В строке соответствующей функции 1 в столбце 3, соответствующем функции 3, выставляется 2 балла. Аналогично в строке 3 и столбце 1 выставляется 0. Если эксперт затрудняется отдать предпочтение какой-либо функции, то в соответствующих строке и столбце он проставляет по одному баллу. После заполнения всей матрицы баллы суммируются по строкам. Затем полученные значения эксперты заносят в сводную матрицу (табл. 7.6). Для снижения субъективного фактора при определении значимости управленческих функций экспертные ряды проверяются по формуле Затем коэффициент устойчивости экспертного ряда сравнивается с нормативным значением этого коэффициента (К ), который равен 2,0. Если значение К > К , то необходимо одно из значений ряда вычеркнуть. После этого еще раз проверяется значение К и рассчитываются среднеарифметические значения значимости каждой функции. Сводная матрица позволяет проранжировать все функции отдела по степени их значимости с учетом мнений всех экспертов. Количество экспертов может быть больше шести (см. табл. 7.6).
Таблица 7.6
Сводная матрица попарных сравнений основных функций ОВКиК
№
фун- кции
| Функция
| Номер эксперта
| Средне- арифмети-
ческое значение в баллах
| Ранг
фун- кций
|
|
|
|
|
|
|
| Определять потребности в комплектующих изделиях
|
|
|
|
|
|
| 14,5
|
|
| Составлять заявки на комплектующие изделия
|
|
|
|
|
|
| 11,8
|
|
| Подавать заявки на комплектующие изделия
|
|
|
|
|
|
| 10,5
|
|
| Получать средства на комплектующие изделия
|
|
|
|
|
|
| 13,0
|
|
| Заключать договора на поставку
|
|
|
|
|
|
| 8,0
|
|
| Составлять спецификации на комплектующие изделия
|
|
|
|
|
|
| 7,3
|
|
| Акцептовать счета на комплектующие изделия
|
|
|
|
|
|
| 4,6
|
|
| Руководить работой складов
|
|
|
|
|
|
| 4,0
|
|
| Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия
|
|
|
|
|
|
| 3,2
|
|
| Снабжать цеха комплектующими изделиями
|
|
|
|
|
|
| 14,0
|
|
На рис. 7.2 представлена совмещенная диаграмма значимости функций управления ОВКиК и затрат на их осуществление.
Рис. 7.2. Совмещенная диаграмма значимости функций и затрат на их осуществление для ОВКиК организации
Из диаграммы видно, что затраты на осуществление функций «Руководить работой складов», «Акцептовать счета на комплектующие изделия» и «Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия» не сбалансированы с их значимостью, поэтому в первую очередь необходимо совершенствовать процессы выполнения этих функций. Достаточно трудоемки также функции «Определять потребности в комплектующих изделиях», «Снабжать цеха комплектующими изделиями» и «Составлять спецификации на комплектующие изделия». Анализ деятельности ОВКиК позволил выявить низкий уровень качества выполнения отдельных функций (например, «Определять потребности в комплектующих изделиях»). Уровень качества осуществления функций определяется по формуле
К . . . = (К + К + К + К + К + К ) / 6,
где К . . . - коэффициент, характеризующий уровень качества функций управления. Расчетные формулы определения коэффициентов К , К , К , К , К , К приведены в табл. 7.7.
Таблица 7.7
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:
|