ТЕМА 4. ЯЗЫК И СТИЛЬ ДОКУМЕНТАЦИИ

План:

4.1. Характеристика официально-делового стиля

4.2. Требования к текстам документов

Языком делового общения является официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употреб­ления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения.
Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового
общения, по существу, являются юридические лица — организации,
учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер
и содержание информационных связей, в которые они могут всту­пать, зависят от места организации в иерархии органов управления,
ее компетенции, функционального содержания деятельности и дру­гих факторов. Отношения между организациями устойчивы и регла­ментируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отве­чающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация в целом — «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом — руководителем организа­ции. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения — адрес­ность информации. Управленческая информация не может быть ин­формацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информа­ция и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения — повторяемость управ­ленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность — это всегда «игра по правилам», что обусловливает использо­вание одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения — тематичес­кая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управ­ленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следую­щие свойства управленческой информации:

· официальный характер информации;

· адресность информации;

· повторяемость информации;

· тематическая ограниченность.

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и опреде­ленные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, кото­рая заключается в принятии управленческих решений с целью воз­действия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании ин­формации. Следовательно, эффективность управленческой деятель­ности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, инфор­мация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заин­тересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

· достоверность (объективность);

· убедительность (аргументированность);

· полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать не­предвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана не­обходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) оп­ределенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содер­жать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, по­рождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официаль­но-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требовани­ям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

· нейтральный тон изложения;

· точность и ясность изложения;

· лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения — это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, нали­чии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, ор­ганизаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и пре­уменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Адек­ватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрез­вычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет осо­бого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при не­обходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологи­ческой лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется прежде всего правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, про­думанностью и четкостью формулировок

Лаконичность изложения текста - это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и при­емов их употребления в текстах документов.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: