Принятие ЕГСД (1973 г.) и ее значение в организации делопроизводства в СССР.

Практическая работа по созданию системы началась лишь в 1966 г., когда эта проблема была включена в пятилетний план развития народного хоз-ва СССР. Разработчиком ЕГСД был ВНИИДАД, входивший в систему Главного арх.упр-я. ЕГСД представляла собой научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания д-в по передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и порядок их работы. Положения ЕГСД дополнялись УСОРД и подкреплялись соответствующими ГОСТами.

Унификация д-в в ЕГСД была проведена в 3основных направлениях: Унификация состава д-в, Унификация процедуры подготовки и издания д-в и Унификация организации документов. Требования Унификации документов в ЕГСД делятся на 2 части (по форме изложения): раздел ЕГСД "Составление д-в" и серия ГОСТов "Документация управленческая". Раздел ЕСГД "Составление д-в" Главным направлением этого раздела является правовое урегулирование обязательности и необязательности документирования управленческих действий и Унификация всех процессов документообразования. Это направление было важно тем, что в подобном плане задача никогда прежде не ставилась. Обязательное документирование должно проводится вследствие 2ух оснований: юридического и фактического. К юридическим основаниям относятся законы, указы, нормативные акты, регулирующие вопросы оформления документов. Фактические основания были сформулированы впервые. К ним относятся: потребность удостоверения конкретных фактов, действий, обстоятельств; необходимость точной фиксации и передачи информации с целью ее использования и хранения в течение определенного периода времени. Кроме установления общих принципов документирования, ЕГСД закрепляло ряд бесспорных случаев необходимости издания правовых актов по организации, планированию, капитальному строительству, труду и з/п. Следующие направления Унификации процессов документирования в ЕГСД – это Унификация перечня видов создаваемой документации по категориям госорганов. В ЕГСД впервые была предпринята попытка комплексно закрепить право издания правовых актов определенных видов за органами управления всех уровней. Состав правовых актов был строго унифицирован. Текст также был унифицирован, к нему предъявлялись требования отказа от избыточности информации и трафаретизация. Единая система устанавливала единое для всех документов двухчастное построение текстов по образцу традиционной конструкции распорядительных документов из констатирующей и распорядительной частей. Стандартизация документов в ЕГСД складывалась из 2основных стадий. 1-характерезуется опережением сроков введения Стандартов в действие по сравнению с Единой системой делопроизводства и в тенденции подмены некоторых норм ЕГСД нормами Стандартами. Основная идея проведенной стандартизации заключалась в осуществлении межвидовой Унификации форм документов и правил их подготовки и оформления. Эта идея была воплощена в жизнь путем создания 2х предварительно разработанных базовых стандартов: стандарта на формуляр-образец и стандарта на общие для всех д-в правила составления и оформления. Особую группу в стандартизованной системе составляли ГОСТы на управленческую документацию, целью которых было упрощение и Унификация документов по приему, увольнению, перемещению. Также в качестве цели выступало сокращение количества и видов д-в. В 1972г было утверждено 2 ГОСТа на управленческие документы. 1ый – ГОСТ 6.38–72 – "Система ОРД. Основные положения", установил общие требования к оформлению д-в, в нем указывается состав и порядок расположения реквизитов ОРД, а также подробно изложены требования к документам, изготовляемым машинописным способом. 2ой – ГОСТ 6.39–72 – "Система ОРД. Формуляр-образец". В нем изложены общие требования к порядку расположения реквизитов, составу ОРД, требования к бланкам. В качестве приложений к ГОСТу даны: образец общего бланка документа, образец бланка для писем, примеры составления отдельных документов (решения, приказа, акта, письма, докладной записки).

Вторая стадия стандартизации документов началась с обобщения первых результатов внедрения стандартов и анализа полученных замечаний. К их числу относятся такие: формуляр-образец документов не предусматривал двуязычного исполнения бланков документов в союзных республиках; введение "указания" могло привести к увеличению объема служебной переписки, а также ошибочно было определено место государственного герба в бланке документа и случаи его применения.

Первая часть (разделы 1-7) основных положений ЕГСД посвящена методике и технике работы с документами. В ней формулируются требования и рекомендации по вопросам подготовки служебных документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и их группировки в дела. К существенным моментам этой части относятся положения, устанавливающие порядок подготовки и издания организационно-распорядительной документации; правила унификации, трафаретизации и способы оптимальной организации прохождения документов; методику создания карточной формы учетно-справочного аппарата; применение перфокарт и перфолент для контроля за исполнением документов. Вторая часть (раздел 8) основных положений ЕГСД посвящена организации труда делопроизводственного персонала. В нее включены рекомендации, обеспечивающие построение и функционирование делопроизводственных служб, исчисление их штатной положенности, нормирование документационных работ, а также требования к должностному составу и условиям труда работников.

Третья часть (раздел 9) ЕГСД излагает рекомендации в области механизации труда, подчеркивая необходимость последовательно применять технические средства на тех участках работы с документами, где возможна и необходима механизация процессов. Именно комплексное решение в сочетании с дифференцированным подходом к внедрению техники (в зависимости от объема документооборота) способно повысить управленческий и экономический эффект деятельности учреждений, организаций и предприятий.

К недостаткам ЕГСД можно отнесли следующее:

1. Она была рассчитана в основном на ручные методы работы с документами, хотя и содержала специальный раздел «Механизация делопроизводственных процессов».

2. Кроме этого, ЕГСД касались только организационно-распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации (за исключением подготовки их к архивному хранению). Таким образом, ЕГСД распространялась лишь на часть, хотя и важную, всей документации, образующейся в деятельности аппарата управления. Узкое понимание делопроизводственной деятельности как работы с организационно-распорядительной документацией нанесло вред идее создания единой документальной инфраструктуры в аппарате управления. Очевидно, что и техническая база для достижения такой цели была тогда явно неудовлетворительной.

3. она нормативно закрепила разобщенность документальных систем и наличие несовместимых правил работы с документами различного функционального назначения». Не случайно практически сразу ЕГСД была подкреплена созданием УСД

4. Проблемой стало также и то, что ЕГСД не имела статуса общегосударственного норматива, она была лишь рекомендована к использованию.

Тем не менее, ЕГСД сыграла значительную роль в деле упорядочения работы с документами и в оптимизации документационных процессов в масштабе страны. На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству, что позволило вывести основные положения ЕГСД на всесоюзный уровень.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: